团队会开视频，却把合同终稿发在三个群里，出差的人改的是第二新的那份。回来对账时，谁也不知道客户签的是哪一版。远程协同的瓶颈不是摄像头，是文档有没有唯一版本、权限有没有按人收回。会议解决的是当下，版本和权限解决的是事后不被文件伤害。
把预算花在又一个会议软件上之前，先看文件是不是仍在个人网盘流浪。
一份文件一个地址
工作文档必须落在受管空间，链接可授权、可过期、可审计。禁止\"终稿2-新-真的终稿\"。出差人员只拿到当前版本的权限，任务结束权限回收。评论和修订留在文件上，不留在聊天里，否则决策无法回放。
- 合同、报价、工艺卡指定唯一库位，聊天只发链接不发附件。
- 外部协作默认只读，编辑走申请，离开项目当天关权限。
- 版本命名由系统生成，人工不得另存为本地\"备份\"当主文件。
权限按任务而不是按熟人
熟人转发是泄密的常规路径。权限跟角色和任务走：在这个项目里是编辑，出了项目是无权限。XYN 数智化系统把业务单据和附件权限绑在同一套角色上，远程改的是受控对象，不是邮箱附件。视频会议可以少开，文件纪律不能少。
先统一版本和权限，再讨论要不要买更好的摄像头。顺序反了，开再多会也会签错那一版。
