業務叫 ABC Co., 單證寫成 ABC Company Ltd.，船公司艙單又是另一個縮寫。港口有的寫 Ningbo，有的寫 Ningbo Zhoushan，報關和訂艙各信一份。外貿差錯裡，有一半不是\"不會做信用證\"，是主數據沒有唯一。客戶、商品、港口、船公司這四類不先統一，後面的流程再熟練也會抄錯。
先做主數據，再談自動化出單。順序反了，自動化只是把錯誤打得更整齊。
四類主數據各要一個主人
客戶主數據含正式名稱、地址、稅號、付款條件，業務不得在報價裡臨時發明。商品含海關編碼、英文品名、單位換算，跟生產料號映射。港口和船公司用標準代碼，禁止自由文本。變更走申請，同步到報價、合同、出貨和單證，不允許各模塊各改各的。
- 錄入時查重：名稱、郵箱、稅號任一重複即合併，不新建。
- 英文品名與發票、箱單、產地證共用，禁止單證員再翻譯一版。
- 港口代碼綁定國家與航線，減少\"看起來像但不是那個港\"。
統一之後單證才能生成
出單應從已鎖定的主數據和出貨記錄生成草稿，人工只處理例外。XYN 數智化系統把客戶、商品、港口、船公司做成外貿共用主數據，報價到交單用同一套詞。統一看起來慢一周，省下的是全年改證和滯港。
四類主數據沒有主人，每個人都會成為臨時主人。臨時主人一多，信用證就會對不上。
