五個人的外貿部，被要求按大集團方案上關務、外匯、退稅、CRM 一次到位，最後誰都用微信和表格。輕量化不是功能少，是先打通三條線：訂單（客戶要什麼）、單證（證上寫什麼）、出運（貨怎麼走）。三線共用合同號、品名、數量、目的港，抄寫次數下降，差錯才下降。
三條線通了，再加退稅或訂艙協同。不通就加模塊，只是多幾個登錄入口。
一票貨一個事實
從報價確認開始生成出貨編號，發票、箱單、產地證、進倉、提單都引用它。品名和單位只在商品主數據改，單證員不二次翻譯。船期變化回寫訂單，而不是只改群公告。三條線看見的數量必須能勾稽，對不上就攔住出單。
- 禁止同一票貨在三個表格裡各改各的數量。
- 單證草稿從訂單生成，差異需註明原因。
- 出運節點（進倉、報關、裝船）回寫狀態給業務。
人少更要少入口
中小團隊經不起五個系統。XYN 數智化系統把訂單、單證、出運放在同一出貨對象上，五個人也能按節點幹活。輕量化驗收很具體：改證次數和漏裝投訴是否下降，而不是上了多少關務名詞。
先通三線。通了，再決定要不要第四條。不通，第四條只是新的抄寫作業。
