आपूर्तिकर्ताओं को ईमेल और स्प्रेडशीट से न चलाएँ: ऑर्डर, प्रमाणपत्र, लीड टाइम और समाधान

सप्लायर प्रबंधन पहले «सामरिक सहयोग» पर नहीं टूटता। तब टूटता है जब ऑर्डर स्थिति, प्रमाणपत्र समाप्ति, लीड-टाइम बदलाव और इनवॉइस अंतर एक साथ ईमेल और तालिकाओं में रहते हैं। Shandong XYN Information Technology Co., Ltd. (许愿牛科技 / XYN Tech) विनिर्माण और वितरण के कस्टम सिस्टम में सप्लायर मॉड्यूल लगभग हमेशा पहले चरण में रखता है। लेख उन खरीद और संचालन टीमों के लिए है जो चीनी सप्लायर चलाती हैं — विदेशी खरीदारों सहित। ईमेल-प्लस-तालिका की तुलना सप्लायर सहयोग प्रणाली (SRM) से करता है। कल चालू होने वाला क्लाउड SKU नहीं है।

जिस दिन ईमेल और तालिकाएँ पर्याप्त नहीं रहतीं

40 स्वीकृत सप्लायर वाले प्लांट को एक अनुभवी प्लानर और वर्कबुक अभी संभाल सकती है। 80 सप्लायर, 3000 से अधिक आइटम कोड और उसी PO को नए लीड टाइम के लिए तीन बार लिखने के बाद विफलता मोड स्थिर है: सप्लायर पुराने लीड-टाइम संस्करण पर जवाब देता है; प्रमाणपत्र स्कैन निजी इनबॉक्स में पड़े हैं; वित्त प्राप्ति को इनवॉइस सूची से नहीं मिला पाता; खरीद चैट में पूछती है कि लॉट आया या नहीं। समस्या आलस्य नहीं। वस्तुओं का अद्वितीय नंबर नहीं है।

विदेशी खरीद अधिक फिसलती है: सप्लायर चीन में, ऑर्डर ईमेल में, गुणवत्ता आपत्ति WeChat में, समाधान Excel में। समय क्षेत्र «कल रात लीड टाइम किसने बदला» को अप्रमाणिक बना देते हैं। सिस्टम को एक PO नंबर के नीचे स्थिति, अटैचमेंट और जिम्मेदार रखना है। यह एक और चैट टूल नहीं है।

चार चीजें जो सप्लायर सिस्टम को वास्तव में अपने पास रखनी हैं

ऑर्डर

खरीद ऑर्डर को अपरिवर्तनीय नंबर चाहिए। लीड टाइम, मात्रा, इकाई मूल्य संस्करणों से चलते हैं; पुराने संस्करण पढ़े जा सकते हैं। सप्लायर पोर्टल केवल उसके ऑर्डर खोलता है; दूसरों की कीमत नहीं दिखती। ERP उत्पादन डिलीवरी में XYN Tech PO, प्राप्ति और देय मिलान को एक ही आइटम कोड से जोड़ता है ताकि गोदाम और वित्त दो कोड पुस्तकें न रखें।

प्रमाणपत्र

व्यवसाय लाइसेंस, प्रणाली प्रमाणपत्र, खतरनाक रसायन या खाद्य अनुमति की समाप्ति तिथि होती है। अनुस्मारक नामित भूमिका पर गिरना चाहिए, समूह में चिल्लाहट नहीं। प्रमाणपत्र विषय सप्लायर मास्टर से बँधता है; कानूनी इकाई बदलने के बाद पुराना पत्र गेट नहीं पार करता। यह HR दस्तावेजों जैसी ही मास्टर-डेटा श्रेणी है। दो फ़ोल्डर वृक्ष न रखें।

लीड टाइम

लीड टाइम एक सेल नहीं है। वादा तिथि, पुष्टि तिथि, शिप तिथि और आगमन तिथि है। सप्लायर वादा बदले तो कारण कोड रह जाता है। प्लानर वर्कबेंच पहले कमी जोखिम दिखाए, दस अपठित ईमेल नहीं। यदि किट पूर्णता अभी सुबह की बैठक में चिल्लायी जाती है, लीड-टाइम डेटा सिस्टम में नहीं है।

समाधान

थ्री-वे मैच: खरीद ऑर्डर, प्राप्ति, इनवॉइस। अंतर पंक्ति-दर-पंक्ति बंद होते हैं। रियायती प्राप्ति और वापसी अनुमत हैं; तालिका में अंतर मिटाना नहीं। मासिक बंद फिसले तो जड़ अक्सर प्राप्ति अनुशासन है, खातों का चार्ट नहीं।

ईमेल + तालिका बनाम सप्लायर सहयोग

ERP और WMS से काट

सप्लायर सिस्टम दूसरी इन्वेंटरी बही नहीं है। ऑन-हैंड मात्रा गोदाम निष्पादन का अनुसरण करती है; रास्ते का माल PO संस्करण का। XYN Tech के पास सॉफ़्टवेयर कॉपीराइट 「ERP生产管理系统 V1.0」(2022-08-04) है। विनिर्माण स्थल जियानफेंग समूह स्मार्ट मैन्युफैक्चरिंग सिस्टम देख सकते हैं। पोर्टल स्क्रीन से पहले आइटम और सप्लायर कोड फ्रीज़ करें। कोड न जमें तो पोर्टल केवल अराजकता सप्लायर तक सिंक करता है।

सीमा शुल्क, माल निरीक्षण और खतरनाक माल परिवहन नियमों को पहले चरण के SRM में न ठूँसें। यदि चरण एक ऑर्डर–पुष्टि–शिप–प्राप्ति–समाधान चलाए, वह पहले ही लगभग 80% ईमेल बदल देता है। बाकी कॉन्फ़िगरेशन है, नया ऑब्जेक्ट नहीं।

जब विदेशी खरीदार चीनी सप्लायर चलाए तो तीन अतिरिक्त कदम

1. अनुबंध भाषा और सिस्टम भाषा अलग रखें: सिस्टम फ़ील्ड दोनों पक्षों द्वारा पुष्ट द्विभाषी शब्दावली; अनुबंध कानूनी पाठ का अनुसरण करता है।
2. गुणवत्ता आपत्ति अटैचमेंट PO नंबर पर जाएँ, निजी ड्राइव पर नहीं। फ़ोटो, प्रयोगशाला रिपोर्ट और रियायत नोट एक ही लॉट पर लटकें।
3. यह न मानें कि सप्लायर जटिल वर्कफ़्लो चलाएगा। पोर्टल क्रियाएँ जितनी कम बेहतर: लीड टाइम पुष्टि, डिलीवरी नोट अपलोड, गैर-अनुरूपता का उत्तर।

पहले चरण में मना करने योग्य सुविधाएँ

सप्लायर पॉइंट मॉल, ऑटो-टेन्डर बॉट और पूर्ण स्वचालित RFQ हॉल «डिजिटलीकरण» लगते हैं। वे गंदे मास्टर डेटा वाली टीम को दूसरे मोर्चे पर घसीटते हैं। पहले चरण में मना करना रूढ़िवाद नहीं; मैच अनुशासन बचाता है। स्कोरकार्ड बाद में: पहले समय पर दर, पास दर और मूल्य-परिवर्तन गणना की कच्ची घटनाएँ, फिर ग्रेड। घटनाओं के बिना अंक अभी भी खरीद प्रबंधक की छाप नए UI के साथ है।

मास्टर डेटा पोर्टल पृष्ठ से पहले आता है। संक्षिप्त नाम, कानूनी नाम, कर आईडी, बैंक खाते को अद्वितीय कुंजी चाहिए। एक आइटम कई कोड आइटम परत पर हल होते हैं; सप्लायर पोर्टल पर «मिलता-जुलता कोड» न चुने। आपूर्ति श्रृंखला डिलीवरी में XYN Tech इसे आरंभ शर्त मानता है: कोडिंग योजना तय न हो तो विकास कैलेंडर रुकता है। विदेशी खरीद अपने नंबरों पर अड़े तो क्रॉस-रेफ़रेंस बनता है। चीनी प्लांट आंतरिक कोड नहीं फेंकता।

XYN Tech इन वस्तुओं के इर्द-गिर्द कस्टम बनाकर ग्राहक के वातावरण में तैनात कर सकता है। यह शोरूम वाला SaaS SRM नहीं है। कंपनी प्रोफ़ाइल और सॉफ़्टवेयर कॉपीराइट: xynkeji.com/about। यदि आंतरिक अनुमोदन और ग्राहक-पक्ष CRM भी चाहिए, कर्तव्य काटें: सप्लायर लीड-टाइम बदलाव बिक्री फ़ॉलो-अप से न चले और WeChat समूह में «विशेष स्वीकृति» न हो। पहले PO नंबर खड़ा करें, फिर सहयोग रणनीति। क्रम उल्टा तो सिस्टम महँगी तालिका बन जाता है।