बिक्री पूर्वानुमान और स्टॉक का असंगति: S&OP सिस्टम समन्वय कैसे लागू किया जाए

बिक्री का पूर्वानुमान तालिका में लिखा जाता है, गोदाम अनुभव के आधार पर स्टॉक भरता है, और उत्पादन हाथ में मौजूद ऑर्डर के अनुसार शेड्यूल किया जाता है—जब तीनों डेटा सेट आपस में मेल नहीं खाते, तो या तो स्टॉक ओवरफ्लो हो जाता है या सामान की कमी हो जाती है। S&OP (सेल्स एंड ऑपरेशन्स प्लानिंग) के जरिए संबोधित किए जाने वाले प्रबंधन मुद्दे बहुत ठोस हैं: आवश्यकता योजना, आपूर्ति योजना और स्टॉक रणनीति को एक ही तथ्यों के आधार पर और एक ही बैठक में समन्वयित करना , न कि महीने के अंत में बैलेंस चेक करते समय एक-दूसरे पर आरोप लगाना।

गोदाम के कर्मचारी ट्रे को स्कैन करके स्टॉक और योजना के अनुसार आगमन की पुष्टि करते हैं

प्रबंधन परिदृश्य: पूर्वानुमान और स्टॉक के बीच हमेशा असंगति क्यों होती है

मध्यम आकार के विनिर्माण और वितरण उद्यमों में आम घटना यह है: विपणन क्षेत्रवार आशावादी पूर्वानुमान प्रस्तुत करता है; योजनाकार इस पर विश्वास नहीं करता और गुप्त रूप से छूट देता है; खरीद आपूर्तिकर्ता के न्यूनतम ऑर्डर के अनुसार ऑर्डर देता है; वित्तीय विभाग स्टॉक घूर्णन में गिरावट देखता है, लेकिन जिम्मेदारी स्पष्ट नहीं कर पाता। ईमेल के जरिए पूर्वानुमान के विभिन्न संस्करण फॉरवर्ड किए जाते हैं, और तीन दिन बाद कोई भी यह नहीं जानता कि कौन सा संस्करण वैध है। यदि प्रचार और बड़े ग्राहकों के ऑर्डर पूर्वानुमान के दायरे में नहीं आते, तो कमी शिपमेंट के दिन ही सामने आती है।

असंगति का खर्च मात्रात्मक रूप से मापा जा सकता है: तत्काल हवाई शिपिंग लागत, प्रचार के दौरान सामान की कमी का नुकसान, अप्रयुक्त स्टॉक के लिए प्रावधान, और उत्पादन लाइन में बदलाव के दौरान होने वाला बेकार। यदि सिस्टम केवल पूर्वानुमान दर्ज करने की तालिका और स्टॉक की जानकारी प्रदान करता है, तो अभी भी समन्वय तंत्र की कमी है—कौन पूर्वानुमान में बदलाव करता है, कौन आपूर्ति की कमी की पुष्टि करता है, और कौन अपवाद खरीद को मंजूरी देता है।

सिस्टम को किस चीज़ का प्रबंधन करना चाहिए: योजना के संस्करण और निर्णय का अधिकार

आवश्यकता योजना का संस्करण : साप्ताहिक या मासिक आधार पर फ्रीज़ कर दिया जाता है, और बदलाव के लिए मंजूरी ली जाती है जिसका डिफ़्रेंस भी रखा जाता है।
आपूर्ति क्षमता और रोड ट्रांसिट : क्षमता, खरीद का रोड ट्रांसिट, और सुरक्षा स्टॉक रणनीति एक ही स्क्रीन पर दिखाई जाती है।
कमी और अपवाद : कमी वाले SKU की स्वचालित गणना की जाती है, और अपवाद खरीद तथा आवंटन के लिए एक निश्चित सीमा तय की जाती है।
बैठक के निर्णयों को वापस लिखना : निर्णय सिस्टम का कार्य बन जाता है, न कि एक ज्ञापन का अनुबंध।

आयाम	तालिका + ईमेल	S&OP का सिस्टमाइज़ेशन
पूर्वानुमान के संस्करण	फ़ाइलों के नाम का अव्यवस्थित होना, जिससे ट्रेस करना मुश्किल हो जाता है	संस्करण नंबर + मंजूरी + तुलना
स्टॉक के तथ्य	कई सिस्टम से निकाले गए डेटा को एक साथ जोड़ना	उपलब्ध मात्रा के मानक को एकजन बनाना
कमी का निपटान	मौखिक तत्काल आदेश	अपवाद ऑर्डर और सीमा नियंत्रण
बैठक के परिणाम	ज्ञापन का खो जाना	निर्णयों के आधार पर खरीद और उत्पादन का शेड्यूल तैयार करना
जिम्मेदारी का निर्धारण	बाद में झगड़ा	भूमिका और मंजूरी श्रृंखला का लेखा-जोखा रखना

लागू करने के चरण: पहले मानक, फिर समन्वय

पहले उपलब्ध मात्रा की परिभाषा एकजन बनाना: हाथ में मौजूद से आवंटित और गुणवत्ता निरीक्षण के लिए फ्रीज़ किए गए भाग को घटाकर, और रोड ट्रांसिट के आधार पर पुष्टि करना। फिर पूर्वानुमान की विस्तार डिग्री तय करना, ABC वर्गीकरण के अनुसार अलग-अलग व्यवहार करना। तीसरा चरण बैठक के ताल और गति को लिखना: बैठक से पहले संस्करण को लॉक करना, बैठक के दौरान केवल कमी और अपवाद पर चर्चा करना, और बैठक के बाद कार्यों की समय सीमा तय करना। चौथा चरण कमी का गणना और अपवाद के प्रवाह को तैयार करना।

योजनाकार बिक्री के पूर्वानुमान और स्टॉक के बोर्ड को तुलना करते हैं

ERP के साथ इन्वेंट्री, वर्कऑर्डर और खरीद ऑर्डर का कैसे जोड़ा जाए

S&OP स्तर एक बार ERP से स्टॉक, वर्कऑर्डर और खरीद ऑर्डर को पढ़ता है, लेकिन निष्पादन स्तर पर दस्तावेजों को बदलने की अनुमति नहीं देता। जवाब लिखने की सीमा तय है: पुष्टि के बाद योजना से सुझाव खरीद या वर्कऑर्डर का सुझाव दिया जा सकता है, जिसे योजनाकार की पुष्टि के बाद जारी किया जाता है। ऐसा करने से रोका जाता है कि पूर्वानुमान में बदलाव होते ही खरीद ऑर्डर अपने आप रद्द हो जाए।

मुख्य डेटा एक अदृश्य बाधा है: सामग्री कोड का अव्यवस्थित होना, इकाई के रूपांतरण में गलती, और डुप्लिकेट SKU, सभी कमी की गणना को गलत बना देते हैं। S&OP लागू करने से पहले सामग्री का शासन करना चाहिए। सूचकांकों में पूर्वानुमान की सटीकता, सामान की कमी की दर, अप्रयुक्त स्टॉक का प्रतिशत, अपवाद खरीद का प्रतिशत, और निर्णयों के बंद होने की दर को ट्रैक करना शामिल है।

समाप्ति

पूर्वानुमान और स्टॉक के बीच असंगति, ज्यादातर इसलिए होती है क्योंकि संस्करण का अधिकार और मानक का अधिकार किसी का नहीं होता। S&OP को मंजूरी वाले योजना संस्करण, कमी के अपवाद और निर्णयों के वापस लिखने के रूप में तैयार करना, एक बड़ी स्क्रीन खरीदने से ज्यादा प्रभावी है।

Shandong XYN Information Technology Co., Ltd. (XYN Tech) उद्यमों को इन्वेंट्री, योजना समन्वय और संख्यात्मक बुद्धिमत्ता वाले सिस्टम प्रदान करती है। xynadmin.com पर उत्पादों की दिशा के बारे में जानकारी प्राप्त कर सकते हैं, और कंपनी का पृष्ठभूमि XYN Tech के बारे में हमारा विवरण पर देख सकते हैं।

लागू करते समय आम रोक यह है कि “पहले लाइव करें, फिर नियम बनाएं”। यदि नियम पहले नहीं लिखे जाते, तो लाइव होने से केवल अव्यवस्था बढ़ेगी। सिफारिश है कि दो सप्ताह के लिए नियमों का वर्कशॉप आयोजित करें: डिफ़ॉल्ट व्यवहार को लागू करने योग्य शर्तों में लिखें, विवादों को विचाराधीन सूची में रखें, और जब तक विवाद बंद नहीं होता, तब तक डेवलपमेंट स्प्रिंट में न जाएं।

डेटा की गुणवत्ता निर्धारित करती है कि सिस्टम कितना विश्वसनीय है। महत्वपूर्ण कार्यों के लिए जिम्मेदार व्यक्ति, समय का टैग और आवश्यक अनुलग्नक होने चाहिए। सैंपलिंग का तंत्र मासिक व्यवसाय बैठक में शामिल होना चाहिए, और अनुचित सैंपलिंग के लिए प्रशिक्षण या अधिकारों की वापसी का प्रावधान होना चाहिए, अन्यथा नियम जल्दी से खाली हो जाएगा।

पड़ोसी सिस्टम से जुड़ते समय, पहले अधिकारी डेटा स्रोत की परिभाषा करें, फिर सिंक्रोनाइज़ेशन की आवृत्ति पर चर्चा करें। दो तरफ़ा अव्यवस्थित लिखना मुख्य डेटा के भ्रष्ट होने का सीधा रास्ता है। इंटरफ़ेस में विफलता के लिए रीट्राय और बैलेंस रिपोर्ट के साथ मानवीय मुआवज़े का रास्ता होना चाहिए, ताकि सिंक्रोनाइज़ेशन विफल होने पर कोई भी न जाने।

लाइव होने के शुरुआती दौर में सुपरवाइज़र की ड्यूटी और त्वरित बदलाव की खिड़की स्थापित की जा सकती है, लेकिन खिड़की की समय सीमा तय होनी चाहिए। लंबे समय तक मानवीय सहायता पर निर्भर रहना इस बात का संकेत है कि डिज़ाइन पूरा नहीं हुआ है। ऑपरेशनल मैनुअल में आम त्रुटियों, रोलबैक के चरणों और बिजनेस के डाउनग्रेड के रास्ते को स्पष्ट रूप से लिखना चाहिए।

प्रशिक्षण भूमिका के अनुसार वर्गीकृत होना चाहिए, न कि फ़ंक्शनल मेनू के अनुसार। ऑपरेशनल पदों को केवल तीन महत्वपूर्ण कदमों का अभ्यास करना चाहिए; प्रबंधन पदों को असामान्य प्रक्रियाओं और बैलेंस के अभ्यास का अभ्यास करना चाहिए। परीक्षण के लिए वास्तविक दस्तावेजों का रिकॉर्ड बनाया जाता है, और प्रशिक्षण का रिकॉर्ड लाइव एक्सेस के दरवाजे में दर्ज किया जाता है।

सुरक्षा और लेखा-जोखा बाद में नहीं जोड़ा जा सकता: कुछ महत्वपूर्ण रद्दीकरण, राशि में बदलाव, अधिकारों के वृद्धि को दो लोगों के द्वारा जांच करना चाहिए और लेखा-जोखा रिकॉर्ड बनाना चाहिए। लेखा-जोखा रिकॉर्ड की अवधि आंतरिक और बाहरी लेखा-जोखा की आवश्यकताओं को पूरा करनी चाहिए, और अधिकारों और बिजनेस अधिकारों को अलग करना चाहिए।