आपूर्तिकर्ता प्रबंधन प्रणाली किसे संभालती है: प्रवेश, डिलीवरी की अवधि की प्रतिबद्धता, गुणवत्ता संबंधी दावे

खरीदारी में सबसे दर्दनाक बात यह नहीं है कि आपको आपूर्तिकर्ता नहीं मिलता, बल्कि यह है कि प्रवेश के लिए एक फ़ॉर्म, ऑर्डर के लिए एक ईमेल, डिलीवरी के लिए एक व्हाट्सएप मैसेज और गुणवत्ता के लिए एक PDF, ये चारों असंगत हैं । जब कोई दुर्घटना होती है तब पता चलता है कि प्रमाणपत्र की अवधि समाप्त हो गई है, वादा किए गए डिलीवरी की तारीख को कोई मानने को तैयार नहीं है, और छूट देकर स्वीकृति देने पर भुगतान फ्रीज़ नहीं हुआ है। आपूर्तिकर्ता प्रबंधन प्रणाली (SRM) का काम अधिकार और जिम्मेदारी को संभालना है, न कि एक और नामावली बनाना।

ईमेल और फ़ॉर्म आपूर्तिकर्ताओं को चार अलग-अलग खातों में तोड़ देते हैं

योग्यता एडमिनिस्ट्रेटिव ईमेल में, ऑर्डर खरीदारी फ़ोल्डर में, डिलीवरी की तारीख ग्रुप चैट में और बिलिंग वित्तीय निर्यात में होती है। जब आपूर्तिकर्ता अपना व्यापार बदलता है या खरीदारी विभाग में कोई नया व्यक्ति आता है, तो पिछले वादे पूरी तरह से गायब हो जाते हैं। कई फैक्ट्रियों के पास अलग-अलग योग्यता सूची होती है, जिससे एक ही समूह में “फैक्ट्री A ने बाहर कर दिया है, फैक्ट्री B अभी भी ऑर्डर दे रही है” जैसी स्थिति पैदा हो जाती है। गुणवत्ता विभाग एक बार छूट देता है, लेकिन वित्तीय विभाग अभी भी मूल मूल्य पर भुगतान करता है, और दावे का जवाब हमेशा आधी गति से आता है।

जब एंटरप्राइज़ की डिजिटल और बुद्धिमान प्रणाली खरीदारी के क्षेत्र तक पहुंचती है, तो सबसे पहले एकीकरण की ज़रूरत होती है: कौन ऑर्डर लेने का हकदार है, किस तारीख तक वादा किया गया है, और अनुपालन न होने का बिलिंग पर क्या प्रभाव पड़ता है। इन तीन सवालों के बिना, कॉकपिट पर दिखाई देने वाली “समय पर डिलीवरी की दर” सिर्फ एक फ़ॉर्म भरने का खेल है।

प्रणाली के वस्तु: नामावली, ऑर्डर लाइन, वादा, दावा

आपूर्तिकर्ता का मुख्य डेटा में व्यक्ति, बैंक, आपूर्ति श्रेणी और समीक्षा की स्थिति शामिल होती है। योग्यता प्रमाणपत्र में अवधि होती है, जिसके समाप्त होने पर आपूर्तिकर्ता को ऑर्डर देने की सूची से अपने आप हटा दिया जाता है, और विशेष अनुमति के लिए ऑर्डर की सीमा लिखनी पड़ती है। खरीदारी ऑर्डर लाइन में सामग्री, मात्रा, समझौता मूल्य के संस्करण और वादा की डिलीवरी की तारीख को लॉक कर देती है। आपूर्तिकर्ता डिलीवरी की तारीख की पुष्टि करने के बाद ही वादा माना जाता है, और जब तक यह पुष्टि नहीं होती, तब तक उत्पादन के लिए आवश्यक सामान की तैयारी के अनुमान में शामिल नहीं किया जा सकता। आने वाली सामग्री अनुपालन न होने पर गुणवत्ता का दस्तावेज बनाया जाता है, और छूट, वापसी या दावे के तीन रास्ते में से किसी एक को चुनना पड़ता है; दावे की राशि को भुगतान योग्य राशि के रूप में वापस लिखा जाता है।

वर्गीकरण की रणनीति: रणनीतिक वस्तुओं के लिए दो स्रोत और आवश्यक बैकअप स्टॉक का नियम; गलियारे की वस्तुओं के लिए डिलीवरी की तारीख के वादे की पूर्ति को देखा जाता है; औसत वस्तुओं के लिए कीमत और अनुपालन की दर को देखा जाता है। नए आपूर्तिकर्ताओं के पहले तीन बैचों की पूरी जांच की जाती है, और जब वे स्थिर हो जाते हैं तो AQL के अनुसार नमूना जांच की जाती है; यदि नमूना जांच में विफलता होती है तो उसे अलग कर दिया जाता है। उपकरण के ठेके की घोषणा अनिवार्य है, और बिना घोषणा के ठेके को प्रदर्शन की घटना माना जाता है।

पोर्टल, अधिकार और ERP का कनेक्शन कैसे होता है

आपूर्तिकर्ता पोर्टल का न्यूनतम सेट: पुष्टि के लिए ऑर्डर, डिलीवरी की तारीख का वादा, डिलीवरी की तारीख की अनुमति, गुणवत्ता के दस्तावेज की स्थिति और बिलिंग का अनसुलझा हिस्सा। पोर्टल कीमत के मुख्य डेटा को नहीं बदल सकता, कीमत बदलने के लिए समझौता के संस्करण का रास्ता अपनाना पड़ता है। आंतरिक भूमिकाएं: खरीदारी ऑर्डर देने के लिए, गुणवत्ता का निर्धारण करने के लिए, वित्तीय विभाग के साथ बिलिंग करने के लिए, और योजना वादा की तारीख को केवल पढ़ने के लिए। एक ही व्यक्ति द्वारा एक ही पद पर काम करते समय, कम से कम “निर्धारण अनुपालन” और “भुगतान की पुष्टि” को अलग करना चाहिए।

ERP अभी भी स्टॉक और भुगतान का खाता है। SRM डिलीवरी की तारीख की पुष्टि, वस्तुओं की प्राप्ति और गुणवत्ता की जांच के परिणाम और दावे के दस्तावेज वापस लिखता है। दो अलग ऑर्डर नंबरों को रोकना चाहिए। मुख्य डेटा में पहले एक सामग्री के कई कोड और एक व्यापार के कई शीर्षकों को साफ करना चाहिए, अन्यथा प्रदर्शन की रिपोर्ट में दोहराव के कारण रिक्तता पैदा हो सकती है। सूचकांकों की निगरानी: समय पर डिलीवरी की दर, आने वाली सामग्री की अनुपालन दर, डिलीवरी की तारीख में परिवर्तन की दर, दावे के बंद होने की अवधि और अवधि समाप्त होने पर योग्यता को रोकने की संख्या। समय पर डिलीवरी की दर का हर जरूरी है, जो वादा की पुष्टि करने वाले ऑर्डर के आधार पर होना चाहिए, न कि खरीदारी ऑर्डर पर लिखी गई इच्छा की तारीख के आधार पर।

लागू करने का क्रम

पहले नामावली, प्रमाणपत्र की अवधि और अवधि समाप्त होने पर ऑर्डर देने पर प्रतिबंध लगाना, फिर ऑर्डर लाइन में वादा की पुष्टि करना, फिर गुणवत्ता के दस्तावेज के बिलिंग को फ्रीज़ करना, और अंत में पोर्टल और तीनों दस्तावेजों का मिलान करना। पायलट प्रोजेक्ट में डिलीवरी की तारीख सबसे तंग और गुणवत्ता सबसे महंगी श्रेणी का चयन करना चाहिए, और न तो सभी अस्थायी खरीदारों को पोर्टल में भरना चाहिए ताकि संख्या बढ़ाई जा सके। वार्षिक निविदा के परिणामों से नया समझौता का संस्करण तैयार किया जाता है और एक नया स्विचिंग दिन निर्धारित किया जाता है, जबकि रास्ते में ऑर्डर की कीमत पुरानी रहती है।

प्रदर्शन स्कोर को नई याददाश्त का स्कोर नहीं बनना चाहिए

समय पर, अनुपालन और प्रतिक्रिया के तीन सुझावों को ऑर्डर लाइन के आधार पर वेट करना चाहिए, न कि आपूर्तिकर्ता की संख्या के आधार पर औसत निकालना। एक ऑर्डर में दस हजार वस्तुएं और एक ऑर्डर में दस वस्तुएं एक समान रूप से स्कोर करती हैं, जिससे रणनीतिक वस्तुएं अस्थायी ऑर्डरों के बीच खो जाती हैं। प्रतिक्रिया की अवधि केवल कार्य समय की गणना करती है, और जिस ज़ोन का उल्लेख किया जाता है, उसे लिखना चाहिए; वीकेंड पर व्हाट्सएप पर जवाब न देने को अतिरिक्त समय माना जाता है, जिससे आपूर्तिकर्ता को 24 घंटे ऑनलाइन रहने के लिए मजबूर किया जाता है, जिससे स्कोर अच्छा दिखता है, लेकिन संबंध खराब हो जाते हैं। बाहर निकालने के लिए एक न्यूनतम शर्त है: लगातार दो सीज़न में समय पर डिलीवरी की दर लक्षित स्तर से कम हो और कोई सुधार का योजना न हो, तब ही उन्हें सीमित सूची में शामिल किया जाता है या नामावली से हटा दिया जाता है, ताकि खरीदारी के व्यक्तिगत नकारात्मक टिप्पणियों के कारण सीधे ब्लैकलिस्ट न किया जाए।

VMI और रिटेल विक्रय को सामान्य खरीदारी के प्रदर्शन के साथ नहीं जोड़ना चाहिए: उपयोग की संतुष्टि दर और स्टॉक के घूर्णन को ही परीक्षण करना चाहिए, न कि “क्या खरीदारी ऑर्डर की तारीख के अनुसार डिलीवरी हुई” को। सैंपल ऑर्डर को समय पर डिलीवरी की दर के हरे निशान में शामिल नहीं किया जाता, ताकि प्रायोगिक उत्पादन के दौरान उत्पादन की गति और उत्पादन की गुणवत्ता पर नकारात्मक प्रभाव न पड़े। आंतरिक रिश्तों वाले आपूर्तिकर्ताओं को अवश्य चिह्नित करना चाहिए, और प्रदर्शन की रिपोर्ट बाहरी आपूर्तिकर्ताओं से अलग रखना चाहिए, ताकि आंतरिक कीमत और व्यक्तिगत रिश्तों के कारण रैंकिंग विकृत न हो।

प्रमाणपत्र की अवधि समाप्त होने के लिए खरीदारी और गुणवत्ता को 30 दिन पहले कार्य देना चाहिए, अवधि समाप्त होने के दिन दरवाजा बंद हो जाता है, न कि वार्षिक समीक्षा के दौरान अचानक तैयारी करना चाहिए। अस्थायी आपूर्ति की अनुमति को खरीदारी आवेदन नंबर और अधिकतम मात्रा से जोड़ना चाहिए, और जब यह खत्म हो जाता है तो वह अमान्य हो जाता है। एक ही समूह की कई फैक्ट्रियों के लिए नामावली साझा करते समय, बाहर निकालने का प्रभाव समूह स्तर पर लागू होता है, और फैक्ट्री के लिए विशेष अनुमति एक ऊपरी स्तर पर लागू होती है, ताकि “मुख्यालय ने बाहर निकाला, फैक्ट्री ने खरीदारी जारी रखी” जैसी स्थिति न बने।

कीमत और डिलीवरी की तारीख के बारे में बातचीत के रिकॉर्ड को समझौता के संस्करण में लिखना चाहिए, न कि व्यक्तिगत चैट में। बातचीत बंद न होने तक, ऑर्डर केवल पिछले वैध संस्करण का ही उल्लेख कर सकता है, ताकि “मौखिक रूप से कीमत कम कर दी गई” जैसी बातें न अग्रिम रूप से निष्पादन के चरण में पहुंच जाएं।

डिलीवरी की तारीख की अनुमति को वस्तुओं की प्राप्ति के लिए तालाबंदी और गुणवत्ता की जांच के लिए श्रम की आवश्यकता के अनुसार आरक्षित करना चाहिए, और अनुमति न मिलने पर वस्तुओं की प्राप्ति की अनुमति दी जा सकती है, लेकिन वे अपवाद की सूची में शामिल हो जाती हैं, और तीन बार अनुमति न मिलने पर उनकी विश्वसनीयता को कम कर दिया जाता है। तालाबंदी के विवाद को गोदाम निर्णय देता है, और खरीदारी इसे जबरन नहीं लागू कर सकती। खतरनाक रसायनों के लिए खतरनाक रसायनों की योग्यता और डिलीवरी की खिड़की की जांच करना अनिवार्य है, और एक भी अनुपालन न होने पर अनुमति नहीं मिलती। आयातित वस्तुओं की जांच न होने पर उन्हें अनुपालन के लिए शामिल नहीं किया जाता, ताकि योजना अनुपालन न होने वाली वस्तुओं को उत्पादन के लिए न लगाया जाए। गुणवत्ता के दावे के अवधि समाप्त होने पर उस आपूर्तिकर्ता के नए ऑर्डर को फ्रीज़ कर दिया जाता है, न कि केवल याद दिलाने वाले ईमेल भेजे जाते हैं, अन्यथा दावा अनिश्चित काल के लिए लंबित हो जाता है। वार्षिक अनुपालन की सूची के समीक्षा के लिए सिस्टम प्रदर्शन का उपयोग किया जाता है, न कि अलग से स्कोरिंग टेबल बनाना, दो टेबल बनाने से जरूरी बातचीत होती है।

आपूर्तिकर्ता प्रबंधन का लक्ष्य है: “इस खेप के लिए कौन आपूर्ति करने का हकदार है, किस तारीख को आना जरूरी है, और अनुपालन न होने पर क्या होगा?” इसका जवाब सिस्टम उसी सप्ताह में दे सकता है। Shandong XYN Information Technology Co., Ltd. (XYN Tech / XYN Tech) खरीदारी सहयोग और एंटरप्राइज़ की डिजिटल और बुद्धिमान प्रणाली प्रदान करती है, उत्पाद वेबसाइट https://www.xynadmin.com, कंपनी का परिचय About Us।