सरकारी वाहन खर्च का झगड़ा: आवेदन, मीलों, तेल खर्च का बंटवारा कैसे सिस्टम में द

जब सरकारी वाहनों का उपयोग और भुगतान का मिश्रण होता है, तो अक्सर विवाद होते हैं: कौन वाहन चलाकर गया, क्या मील का पता सरकारी यात्रा से मेल खाता है, और क्या ईंधन के बिलों का वाहन के नंबर से मिलान हो सकता है। यदि आवेदन पत्र नहीं है, तो ईंधन और टोल के खर्चों को केवल बाद में बिल लगाकर जमा किया जा सकता है; यदि आवेदन पत्र है लेकिन वापसी के मील का पता नहीं है, तो खर्चों का विभाजन फिर भी अनुमान लगाकर किया जाता है।

किस चीज़ का प्रबंधन करता है

• वाहन के लिए आवेदन: कारण, समय अवधि, ड्राइवर/स्व-चालित, गंतव्य
• वाहन आवंटन और हस्तांतरण: वाहन की स्थिति, मील का पता लेने की तस्वीर, चाबी
• खर्च: ईंधन, पार्किंग, टोल, रखरखाव, यथासंभव यात्रा से जोड़ा जाना चाहिए
• विभाजन: विभाग/परियोजना, मासिक बैलेंस जाँच

तुलना

डिजाइन और अनुमोदन

वाहन प्रबंधक वाहन आवंटन करता है; आवेदक कारण की सत्यता का आश्वासन देता है; वित्तीय विभाग केवल पूरी हुई यात्रा के बिलों को देखता है। वाहन वापसी के लिए मील का पता और वाहन की स्थिति जमा करना अनिवार्य है, अन्यथा आवेदन पत्र बंद नहीं होगा और खर्च भुगतान के पूल में नहीं जा सकेगा। ईंधन के बिल में वाहन का नंबर और समय की पहचान की जाती है, जो यात्रा की खिड़की से मेल खाती है; अधिक विचलन होने पर मानव संसाधनों को सौंप दिया जाता है।

अनुमोदन: क्या ओवरलैपिंग समय अवधि में एक ही वाहन का दो बार आवंटन किया जा सकता है; क्या वाहन वापस नहीं करने पर नए आवेदन की अनुमति दी जा सकती है; क्या ईंधन की खपत थ्रेशोल्ड से अधिक होने पर संकेत दिया जाता है; क्या आवेदन के बिना बिल जमा किया जा सकता है। सूचकांक: वाहन का उपयोग की दर, 100 किमी प्रति ईंधन की खपत में असामान्य घटनाओं की संख्या, खर्चों का विभाजन न होने की राशि, वाहन आवंटन के लिए औसत प्रतीक्षा समय।

पहले अपने वाहनों और अक्सर उपयोग करने वाले विभागों का प्रबंधन करें; बाहरी किराये के वाहनों के लिए पहले आवेदन और बिल दर्ज करें, फिर ऑनलाइन राइड-हैलिंग के बिलों का मिलान करें। तुरंत हार्डवेयर GPS लगाने की आवश्यकता नहीं है; मील का पता लेने की तस्वीर और अनुमोदन के नियम अक्सर बड़ी खामियों को ठीक करने के लिए पर्याप्त होते हैं, हार्डवेयर दूसरे चरण के बढ़ावे के रूप में उपयोग किया जाता है।

बीमा और रखरखाव

वाहन के रिकॉर्ड में बीमा की अवधि, वार्षिक जांच और रखरखाव के मील का पता शामिल है। अवधि समाप्त होने से पहले वाहन प्रबंधन को स्वचालित रूप से कार्य आवंटित किया जाता है। दुर्घटना के रिकॉर्ड को यात्रा से जोड़ा जाता है, जिससे बाद में जिम्मेदारी तय करने और बीमा के दावों के लिए दस्तावेज़ तैयार करने में सुविधा होती है।

निजी वाहन के सार्वजनिक उपयोग के लिए अलग से भत्ता नियम बनाए जा सकते हैं: मील के अनुसार दर, ट्रैक या मील की तस्वीर की आवश्यकता होती है, ताकि सरकारी वाहनों की प्रक्रिया के साथ एक ही फ़ील्ड का उपयोग करने से गलत व्याख्या न हो।

खर्चों का जमा करना

यात्रा समाप्त होने के बाद खर्चों का ड्राफ्ट तैयार किया जाता है, जिसे भुगतान या लागत केंद्र के लिए भेजा जाता है। यात्रा के बिना ईंधन के खर्च को अनिवार्य रूप से अस्वीकार कर दिया जाता है। मासिक रिपोर्ट में वाहन के आधार पर लागत, विभाग के आधार पर लागत, असामान्य ईंधन की खपत की सूची शामिल होती है। वाहन प्रबंधन की बैठक में केवल असामान्य सूची और वाहन आवंटन के संघर्ष पर ध्यान दिया जाता है, सभी यात्रा विवरणों पर चर्चा नहीं की जाती है।

उल्लंघन और ड्राइवर

उल्लंघन के संकेत को चलने के समय और ड्राइवर से जोड़ा जाता है; अवधि के अंत तक निपटान न होने पर वाहन प्रबंधन को अपग्रेड किया जाता है। ड्राइवर की योग्यता (ड्राइविंग लाइसेंस का प्रकार, वार्षिक जांच) की अवधि समाप्त होने पर वाहन आवंटन पर प्रतिबंध लगाया जाता है। लंबी यात्रा के लिए अनिवार्य रूप से दो लोगों का आवंटन या थकान के समय वाहन चलाने की अनुमति नहीं है, नियम नियमों के अनुसार तैयार किए जाते हैं।

शहर से बाहर वाहन वापसी के स्थान को आवेदन से अलग रखा जा सकता है, लेकिन वापसी के बिल में इसे स्पष्ट रूप से लिखना अनिवार्य है, जिससे विदेशी जगह पर तैयारी का कार्य शुरू हो जाता है। खर्चों का विभाजन कई विभागों में किया जा सकता है, लेकिन उनका कुल योग 100% होना चाहिए, ताकि “पहले लटका देने” की स्थिति से बचा जा सके।

वाहन प्रबंधन के बोर्ड पर आज के मुख्य बिंदु केवल इन चीजों को दिखाते हैं: संघर्ष आरक्षण, अवधि के अंत तक वापस नहीं करने, असामान्य ईंधन की खपत, बीमा की अवधि समाप्त होने। अन्य यात्राएं डिफ़ॉल्ट रूप से फ़ोल्ड कर दी जाती हैं, ताकि जानकारी का अत्यधिक भार न हो।

शेड्यूलिंग रणनीति

छोटी यात्राओं के लिए छोटे इंजन वाले वाहनों का आवंटन प्राथमिकता दी जाती है, लंबी यात्राओं के लिए बीमा और अतिरिक्त टायर के कार्यों की जांच की जाती है। नेताओं के वाहनों और सामान्य आवेदनों के लिए एक ही कैलेंडर का उपयोग किया जाता है, ताकि “विशेष अनुमति वाले वाहन” के बाहरी चक्र से बचा जाए। विशेष अनुमति के प्रतिशत का आंकड़ा रखा जाता है; यदि यह बहुत अधिक है, तो यह दर्शाता है कि नियमों को बदलने की आवश्यकता है, न कि विशेष अनुमति जारी रखने की।

विभागों के सामान्य वाहनों के लिए “आभासी गैरेज” का कोटा निर्धारित किया जा सकता है; अधिक आवेदन वाले विभागों के लिए ऊपरी स्तर के अनुमोदन की आवश्यकता होती है। परियोजना आधारित वाहनों के लिए अनिवार्य रूप से परियोजना संख्या का चयन करना चाहिए, अन्यथा वाहन आवंटन नहीं होगा। महीने के अंत में परियोजना की लागत का रिपोर्ट तैयार करने के बाद ही वाहन आवंटन का अंत होता है।

ड्राइवर के मूल्यांकन (वाहन की देखभाल, समय पर वापसी) को वाहन आवंटन के लिए संदर्भ के रूप में उपयोग किया जा सकता है, लेकिन जटिल अंक प्रणाली का उपयोग नहीं करना चाहिए। सरल ब्लैकलिस्ट (गंभीर उल्लंघन, दो बार वापस नहीं करने) अक्सर पर्याप्त होती है।

यात्रा प्रणाली से जुड़ते समय, वाहन आवेदन शहर के भीतरी परिवहन के भुगतान के एक हिस्से का स्थान ले सकता है, ताकि एक ही यात्रा में टैक्सी का भुगतान और सरकारी वाहन का उपयोग न हो। संघर्ष का पता लगाने के लिए यात्रा के समय की खिड़की का उपयोग किया जाता है।

ईंधन कार्ड और बिल

ईंधन कार्ड के खर्च के लॉग को यथासंभव जोड़ा जाता है, जिससे वाहन का नंबर और समय की खिड़की स्वचालित रूप से मिलान हो जाती है। बिल भुगतान के लिए छोटे बिलों को अपलोड करना अनिवार्य है, साथ ही हाथ से लिखे वाहन के नंबर को स्पष्ट रूप से दर्शाना चाहिए। एक ही यात्रा में ईंधन के खर्च का दोबारा भुगतान करने पर बिल नंबर की जांच करके रोक लगाई जाती है।

पार्किंग और चार्जिंग के खर्च भी यात्रा से जोड़े जाते हैं। कंपनी के पार्किंग स्थान का मासिक किराया एक बार की यात्रा के लिए नहीं जमा किया जाता है, बल्कि निश्चित खर्च के रूप में जमा किया जाता है। खर्च के प्रकार की शब्दावली में इसे शामिल करने से वित्तीय विभाग के खातों में गड़बड़ी नहीं होती है।

वर्ष के अंत में वाहन संपत्ति का गणना करना: वास्तविक वाहन, दस्तावेज़, चाबी, मील का पता। गणना कार्य और स्थिर संपत्ति मॉड्यूल के बीच बैलेंस जाँच करने से वाहन प्रबंधन के खाते और वित्तीय खाते के दो अलग गणना के बीच गड़बड़ी से बचा जाता है।

ग्रीष्मकालीन और शीतकालीन छुट्टियों के दौरान इंटर्न के वाहन उपयोग के लिए अलग रणनीति बनाई जा सकती है: लंबी यात्राओं पर प्रतिबंध लगाया जाता है, और उन्हें अनिवार्य रूप से उसी दिन वापस लाना चाहिए। रणनीति को व्यक्ति के प्रकार के अनुसार तैयार किया जाता है, जो एक एक बार के बजाय अधिक साफ़ और सरल होता है।

सूचकांक भी केवल इन चीजों पर ध्यान देता है: संघर्ष आरक्षण, अवधि के अंत तक वापस नहीं करने, असामान्य ईंधन की खपत, खर्चों का विभाजन न होने। वाहन प्रबंधन की बैठक में इन चार बिंदुओं को बंद करने के लिए चर्चा की जाती है, यात्रा विवरण को जरूरत के अनुसार ड्रिल किया जाता है।

वापसी के अनुमोदन

वापसी के लिए चार कोनों और मील का पता लेने की तस्वीर लेना अनिवार्य है; ईंधन की मात्रा कम होने पर संकेत दिया जाता है कि ईंधन डालना चाहिए या खर्च जमा करना चाहिए। वाहन के अंदर के सामान के गायब होने की जिम्मेदारी हस्तांतरण बिल में घोषित की जाती है। अनुमोदन पूरा न होने वाले वाहन को आवंटन के पूल में नहीं डाला जाता है, ताकि अगला आवेदक समस्याग्रस्त वाहन प्राप्त न करे।

लंबी छुट्टियों से पहले अनिवार्य गणना: वापस नहीं करने वाले वाहनों की सूची को विभाग के प्रमुख तक अपग्रेड किया जाता है। छुट्टियों के बाद पहले अवधि के अंत तक वापस नहीं करने वाले वाहनों का निपटान किया जाता है, फिर नए आवेदन स्वीकार किए जाते हैं।

वित्तीय मासिक बैलेंस के साथ

मासिक बैलेंस से पहले सभी समाप्त हुई यात्राओं को बंद कर दिया जाता है; बंद न हुई यात्राओं के खर्च उस महीने की लागत में नहीं जमा किए जाते हैं। वित्तीय विभाग बंद होने के समय के अनुसार खर्च जमा करता है, ताकि महीने से महीने तक झगड़े की स्थिति से बचा जाए। वाहन प्रबंधन असामान्य ईंधन की खपत के बारे में जानकारी का अनुमान लगाता है, जिसे वित्तीय विभाग के नमूने के रूप में उपयोग किया जाता है।

बाहरी किराये के ऑनलाइन राइड-हैलिंग के बिलों को यात्रा के अनुसार विभाग के अनुसार जोड़ा जाता है, जिससे व्यापार यात्राओं के बिलों के साथ प्राथमिकता मिलती है, जिससे दोबारा भुगतान की संभावना कम होती है। यदि मिलान नहीं होता है, तो बिल नियमित रूप से जमा किया जाता है, लेकिन स्वचालित रूप से जमा नहीं होता है।

नवीन ऊर्जा वाहनों के चार्जिंग स्टेशन के लिए स्थान का आरक्षण वाहन के उपयोग से जोड़ा जाता है: वाहन होने पर चार्जिंग स्टेशन नहीं होने या चार्जिंग स्टेशन होने पर वाहन नहीं होने पर संकेत दिया जाता है। चार्जिंग के खर्च को यात्रा के अनुसार जमा किया जाता है, ताकि निजी चार्जिंग के बाद सार्वजनिक खाते में गड़बड़ी न हो।

ड्राइवर के बदलने के दौरान सिस्टम में हस्तांतरण करना अनिवार्य है, अन्यथा उल्लंघन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का पता नहीं लगाया जा सकता है। हस्तांतरण के रिकॉर्ड में मील का पता और समय शामिल होते हैं, जो बाद में विवादों के आधार के रूप में उपयोग किया जाता है।

पहले चरण में जटिल शेड्यूलिंग एल्गोरिदम नहीं लगाया जाता है; पहले आवेदन, उपयोग, वापसी और खर्च के चार बिंदुओं को कठोर रूप से पूरा किया जाता है। एल्गोरिदम बाद में जोड़ा जा सकता है, लेकिन नियमों का पहले होना अनिवार्य है।

वाहन आवंटन के लिए पुष्टि के लिए एसएमएस में वाहन का नंबर, लेने के स्थान और वापसी के समय का संकेत शामिल होता है, जिससे वाहन नहीं मिलने के झगड़े को कम किया जाता है।

इन सब के बाद ही सरकारी वाहन के खर्च की बात स्पष्ट रूप से आगे बढ़ती है।