Trụ sở xem tồn kho của đại lý, có nơi khống chế ảo để ép bán hàng, có nơi lại báo số lượng bằng không nhưng lại bán phá giá ở tỉnh lân cận. Khi có khiếu nại về tình trạng hàng hóa tuồn, bộ phận kinh doanh mỗi bên một lời, còn bộ phận logistics chỉ có thể chứng minh hàng đã xuất kho, chứ không thể chứng minh rằng hàng đó không nên xuất hiện ở khu vực đó. Nếu chỉ đốc thúc nộp báo cáo hằng tuần, thì vấn đề này sẽ không thể giải quyết được. Mỗi món hàng cần mang theo lô hàng và khu vực có thể bán, như vậy mới có thể đồng thời giám sát được tồn kho và tình trạng hàng hóa tuồn.
Không có lô hàng, bạn sẽ không biết ai đang tuồn hàng. Không có chiến lược khu vực, việc tuồn hàng thậm chí còn không bị coi là vi phạm.
Tồn kho phải được đối chiếu theo lô hàng
Tồn kho của đại lý không thể chỉ báo tổng số. Cần báo cụ thể đến từng lô hàng, hạn sử dụng và vị trí lưu trữ trong kho. Tình trạng ép bán và thiếu hàng có thể cùng tồn tại trong các lô khác nhau của cùng một đại lý. Khi bổ sung hàng, trụ sở căn cứ vào khoảng trống theo lô, chứ không phải dựa trên câu nói “ông ấy bảo thiếu hàng”. Tần suất đối soát có thể hằng tuần, nhưng mức độ chi tiết phải tính đến từng lô.
- Phiếu xuất kho phải ghi rõ khu vực có thể bán và lô hàng, quét mã có thể xác minh.
- Khi phát sinh bán hàng xuyên khu vực, hệ thống sẽ kích hoạt cảnh báo; trước tiên tạm khóa thưởng rồi mới tiến hành điều tra, tránh tình trạng tranh cãi hậu quả.
- Các lô hàng gần hết hạn sử dụng cần được tiêu thụ ưu tiên, nghiêm cấm dùng lô hàng mới để che giấu tồn kho cũ.
- Cổng thông tin dành cho đại lý chỉ hiển thị các khu vực và mặt hàng mà họ được ủy quyền, giảm bớt cái cớ “không nhìn thấy quy tắc”.
Chiến lược khu vực phải khả thi
Chỉ ghi chính sách trong phụ lục hợp đồng là chưa đủ; cần quy định rõ ràng về kiểm tra xuất nhập hàng: lô hàng này không được gửi tới tỉnh kia. Trường hợp ngoại lệ phải làm đơn xin phép, ghi lại quá trình phê duyệt. Hệ thống số hóa của XYN đưa tồn kho của đại lý, lô hàng và chiến lược khu vực vào cùng một giao diện phối hợp; từ phía trụ sở, người ta nhìn thấy những dữ liệu tồn kho có thể xác minh, chứ không phải những bảng biểu nói mỗi người một kiểu. Một khi sự phối hợp trở nên có thể xác minh, tình trạng hàng hóa tuồn sẽ chuyển từ “vấn đề văn hóa” sang “vấn đề giấy tờ”, và chỉ khi đó mới có thể xử lý triệt để.
Trước hết hãy ghi rõ lô hàng và khu vực trong quy trình xuất nhập hàng, rồi mới bàn đến lòng trung thành của kênh phân phối. Lòng trung thành nếu không có cơ sở giấy tờ vững chắc sẽ dễ dàng mất hiệu lực trước chênh lệch giá cả.
