團隊會開視頻，卻把合同終稿發在三個群裡，出差的人改的是第二新的那份。回來對帳時，誰也不知道客戶籤的是哪一版。遠程協同的瓶頸不是攝像頭，是文檔有沒有唯一版本、權限有沒有按人收回。會議解決的是當下，版本和權限解決的是事後不被文件傷害。
把預算花在又一個會議軟體上之前，先看文件是不是仍在個人網盤流浪。
一份文件一個地址
工作文檔必須落在受管空間，連結可授權、可過期、可審計。禁止\"終稿2-新-真的終稿\"。出差人員只拿到當前版本的權限，任務結束權限回收。評論和修訂留在文件上，不留在聊天裡，否則決策無法回放。
- 合同、報價、工藝卡指定唯一庫位，聊天只發連結不發附件。
- 外部協作默認只讀，編輯走申請，離開項目當天關權限。
- 版本命名由系統生成，人工不得另存為本地\"備份\"當主文件。
權限按任務而不是按熟人
熟人轉發是洩密的常規路徑。權限跟角色和任務走：在這個項目裡是編輯，出了項目是無權限。XYN 數智化系統把業務單據和附件權限綁在同一套角色上，遠程改的是受控對象，不是郵箱附件。視頻會議可以少開，文件紀律不能少。
先統一版本和權限，再討論要不要買更好的攝像頭。順序反了，開再多會也會籤錯那一版。
