共享盤裡同一制度七八個PDF，文件名帶最終、最終2、真的最終。最新版找不到，班組長按記憶執行。修訂記錄要能回答：現行是哪一版、改了什麼、何時生效、廢止了誰。找不到現行件，口口相傳就會成為真實制度。
口口相傳很快。錯起來也很快。現行件慢一點，錯得少一點。
現行唯一，修訂可追
每份制度一個現行入口。修訂說明對照舊條款。發布即廢止舊檢索。列印件帶版本和有效期，過期回收。
- 禁止郵件附件當現行。
- 部門解讀不得覆蓋紅頭，解讀要鏈到現行。
- 審計抽查現場張貼是否現行。
記錄是執行的目錄
XYN 數智化系統把制度版本和修訂說明做成可檢索現行庫。管理靠文件還是靠傳說，看現行件好不好找。好找，執行齊；不好找，執行散。
讓一位新主管在五分鐘內取出考勤或報銷現行版。取不出，先整理入口，再發下一份修訂。
