VMI und Konsignation werden häufig als Standard für eine moderne Lieferkette angesehen: Der Lieferant lagert die Waren in Ihrem Lager, und Sie bezahlen nur das, was Sie tatsächlich verbrauchen. Auf dem Papier sinkt der Lagerbestand, doch vor Ort treten oft drei unangenehme Situationen auf: Die Waren sind da, aber sie werden nicht Ihrem Bestand zugeordnet; sie gehen kaputt, doch niemand übernimmt die Verantwortung; und bei dringendem Bedarf erklärt der Lieferant, diese Charge sei gar nicht für Sie vorgesehen. Ob ein Modell wirklich fortschrittlich ist, hängt davon ab, ob Verantwortlichkeiten und Eigentumsrechte in klaren, von beiden Parteien umsetzbaren Formulierungen festgehalten werden.
Viele Projekte scheitern nicht, weil das Lager nicht intelligent genug ist, sondern weil im Vertrag lediglich das Wort „Konsignation“ verwendet wird, während die operative Abwicklung weiterhin wie bei einem normalen Einkauf erfolgt. Systeme, Finanzen und Vor-Ort‑Abteilungen sprechen unterschiedliche Sprachen, und Differenzen bei der Inventur verwandeln sich schnell in ein dreiseitiges Hin- und Her‑Geschacher. Jedes Mal, wenn sich die Beteiligten streiten, erhöht sich entweder der Preis oder man kehrt zum Kaufmodell zurück – und so zerfällt das angeblich fortschrittliche Konzept von selbst.
Bei unklaren Eigentumsverhältnissen wird das fortschrittliche Modell zum Schuldenberg.
Nur weil im Lager Barcodes gescannt werden können, bedeutet dies noch lange nicht, dass die Finanzen den Bestand auch tatsächlich anerkennen. Wer trägt die Verantwortung für die Entsorgung fehlerhafter Ware? Kann überfällige, nicht verwendete Ware zurückgegeben werden? Und nach wessen Prognose soll nachbestellt werden? Wenn diese drei Punkte nicht klar festgehalten sind, bleibt das Lager letztlich ein Niemandsland. In diesem Niemandsland kann jeder etwas beanspruchen, und jeder kann behaupten, es gehöre ihm nicht.
Noch problematischer sind Chargen: Verbrauch wird monatlich zusammengefasst, Lagerbestände wöchentlich erfasst und Rechnungen vierteljährlich gestellt – wenn diese drei Berichte nicht mit derselben Charge übereinstimmen, verwandelt sich VMI von einer kooperativen Lösung in eine Verhandlungssituation. Jede Verhandlung mindert das Vertrauen erheblich, und beim nächsten Mal reagiert der Lieferant mit Preiserhöhungen, um die Unsicherheit auszugleichen. Ein moderner Name allein kann die Unklarheit über Eigentumsrechte nicht beheben.
Bevor die Umsetzung beginnt, sollten vier Dinge klar geregelt werden.
Vor dem Start von Scans und Dashboards sollten die folgenden vier Punkte in verbindlichen Klauseln festgehalten und systemseitig mit diesen Klauseln abgeglichen werden. Wenn Felder und Verträge miteinander kollidieren, gilt vor Ort stets diejenige Regelung, die praktischer ist; die Buchhaltung bucht gemäß dem Vertrag – und die Differenz wird zum endgültigen Monatsstreit.
- Knotenpunkte der Eigentumsübertragung: Ob beim Einlagern, bei der Entnahme oder bei der Rechnungsstellung – es darf nur ein Hauptknotenpunkt gewählt werden.
- Auslöser für Nachbestellungen: Soll das Minimum an Lagerbestand, die Rückmeldung des Verbrauchs oder eine gleitende Prognose herangezogen werden? Und wer unterzeichnet die entsprechende Prognose?
- Qualität und Entsorgung: Wie sollen Mängel isoliert und bewertet werden? Welche Fristen gelten für die Begutachtung? Welche Dokumente sind für Schadensersatzansprüche erforderlich?
- Häufigkeit der Abstimmungen: Lagerbestände, Verbrauch und Rechnungsstellung müssen unbedingt zur selben Charge passen; Differenzen sind am selben Tag rot zu markieren.
Bei VMI‑Lösungen, die nicht mit der jeweiligen Charge übereinstimmen, wird lediglich die Lagermiete in Beziehungs‑Kosten umgewandelt. Erst wenn alles klar geregelt ist, verdient das Modell den Zusatz „fortschrittlich“. Zunächst sollte das Eigentum für eine einzelne Materialgruppe geklärt werden, bevor die Palette erweitert wird – so lässt sich ein Misserfolg leichter vermeiden als bei einer gleichzeitigen Umstellung aller Lagerbestände.
Das digitale System von XYN eignet sich besonders gut, um Wareneingänge, Rückmeldungen zum Verbrauch und Abstimmungen als konfigurierbare Kooperation zu gestalten. VMI und Konsignation können Lagerbestände sparen – vorausgesetzt, die Eigentumsverhältnisse sind zuerst klar geregelt, statt zunächst nur einen modischen Namen zu wählen.