VMI i konsignacja są traktowane jako standardowe rozwiązanie dla nowoczesnych łańcuchów dostaw: dostawca umieszcza towary w twoim magazynie, a ty płacisz tylko za zużyte. Na papierze zapasy spadają, ale w praktyce często pojawiają się trzy niezręczne sytuacje: towary są na miejscu, ale na rachunkach nie figuruje twoja firma; gdy coś się psuje, nikt nie przyznaje się do tego; a w nagłej potrzebie dostawca twierdzi, że ta partia nie była przeznaczona dla ciebie. To, czy dany model jest zaawansowany, zależy od tego, czy odpowiedzialność i prawa do magazynu zostały sformułowane w sposób umożliwiający ich egzekwowanie przez obie strony.
Wiele projektów kończy się porażką nie dlatego, że magazyny nie są wystarczająco inteligentne, ale dlatego, że w umowie użyto słowa „konsignacja”, a w praktyce nadal prowadzi się przyjęcie towarów jak przy zwykłym zakupie. Systemy, dział finansowy i pracownicy na linii produkcyjnej mówią różne rzeczy, co powoduje, że różnice w inwentarzu zamieniają się w trójkątną walkę o winę. Po jednym takim incydencie albo podwyższone ceny, albo powrót do zakupu z pełnym prawem własności – a taki „zaawansowany” model sam się rozpadnie.
Gdy prawa do magazynu są niejasne, nawet najbardziej zaawansowany model staje się obciążeniem
To, że w magazynie można zeskanować kod kreskowy, nie oznacza, że finanse uznają te towary za zapasy. Kto ponosi odpowiedzialność za utylizację towarów nieprzypadających do jakości, czy można zwrócić towary po przekroczeniu terminu użytkowania, czy uzupełnienie powinno opierać się na prognozie kogoś innego – jeśli te trzy kwestie nie zostaną jasno ustalone, magazyn pozostanie bezosobową strefą. W takiej strefie każdy może brać, a każdy może twierdzić, że to nie jego.
Jeszcze większym problemem są partie towarów. Gdy zużycie sumuje się miesięcznie, zapasy kontroluje się tygodniowo, a faktury wystawia się kwartalnie, a trzy zestawy danych nie zgadzają się w przypadku tej samej partii, VMI zamiast współpracy zamienia się w negocjacje. Po jednym takim negocjacjach zaufanie znacznie osłabnie, a następnym razem dostawca zastosuje podwyżki, by zredukować niepewność. Nawet imię „zaawansowany” nie uratuje niejasnych praw do magazynu.
Przed wdrożeniem należy jasno określić cztery kwestie
Przed uruchomieniem skanowania i tablicy informacyjnej należy sformułować cztery poniższe punkty jako warunki wykonalne dla obu stron i doprowadzić do zgodności pola systemowego z tymi warunkami. Gdy pole systemowe i umowa będą się ze sobą sprzeczać, na miejscu zawsze będzie realizowano to, co wydaje się wygodniejsze; finanse zapiszą transakcję zgodnie z umową, a różnice przekształcą się w „wojnę pod koniec miesiąca”.
- Punkt przeniesienia praw do towarów: czy to jest ustawienie na półce, odbiór czy wystawienie faktury – należy wybrać tylko jeden główny punkt.
- Uruchamianie uzupełniania: czy to minimalny poziom zapasów, zwrot danych o zużyciu, czy dynamiczna prognoza – kto podpisuje tę prognozę?
- Jakość i utylizacja: jak oddzielić wadliwe towary, jakie są terminy oceny, jakie dokumenty są wymagane do roszczeń.
- Częstotliwość uzgadniania: zapasy, zużycie i faktury muszą być zgodne z tą samą partią; wszelkie różnice powinny być oznaczone na czerwono w dniu ich wystąpienia.
VMI, który nie jest zgodny z partią, po prostu przekłada koszt wynajmu magazynu na koszty relacyjne. Dopiero gdy wszystko jest jasne, model zasługuje na miano „zaawansowanego”. Najpierw należy doprowadzić do działania prawa do magazynu dla jednej grupy materiałów, a następnie rozszerzać na kolejne kategorie – takie postępowanie jest mniej ryzykowne niż jednoczesne przełączenie całego magazynu.
System cyfrowy XYN jest idealny do przekształcenia procesów przyjęcia towarów, zwrotu danych o zużyciu i uzgadniania w konfigurowalną współpracę. VMI i konsignacja mogą pomóc zredukować zapasy, pod warunkiem, że wcześniej jasno określone zostaną prawa do magazynu, a nie tylko wymiana na modny termin.