W dniach promocyjnych brakuje personelu, a w dni powszednie pracownicy tymczasowi stoją bezrobotni. Jeśli planowanie personelu magazynowego opiera się na stałych grafikach, fluktuacje przekształcają się w nagłe potrzebę nadgodzin oraz nieproduktywny czas pracy. Należy tworzyć prognozy jutrzejszych fal, liczby zleceń i ich objętości, a następnie dostosowywać planowanie do tych prognoz: w okresach wysokiego obciążenia zatrudniać pracowników tymczasowych i nadgodziny, a w okresach niskiego obciążenia prowadzić szkolenia lub przyznawać dni wolne. W przypadku błędów w prognozie można dokonać drobnych korekt, natomiast przy braku prognozy pozostaje jedynie wołanie o dodatkowych pracowników.
Nadgodziny rozwiązują problem dzisiejszego wieczoru. Prognoza zaś wyjaśnia, dlaczego wieczorem zawsze brakuje personelu.
Fala stanowi wejście do harmonogramu pracy
Po zamknięciu terminu przyjmowania zamówień wypracowuje się szacunkową prognozę fal. Harmonogram dopasowuje się do możliwości godzinowych. Pracownicy tymczasowi posiadają etykiety umiejętności, nie mogą po prostu kleić paczek. Odchylenia w prognozie są wprowadzane z powrotem, co pozwala na poprawę modelu lub regulację terminów przyjmowania zamówień.
- Zabrania się sprawdzania liczby zleceń dopiero po rozpoczęciu pracy.
- Decyzja o przyznaniu nadgodzin opiera się na widoczności luki w prognozie, a nie na nawykach.
- Przy transferze personelu między magazynami stosuje się ten sam kalendarz falowy.
Fluktuacje można planować
System cyfrowy XYN łączy fale wydawania towarów z harmonogramem pracy. Koszt magazynowania wynika nie tyle z wysokości płacy, ile z nieodpowiedniego dopasowania. Dostosowując się do fal, pracownicy tymczasowi stanowią narzędzie; bez takiego dostosowania są marnotrawstwem.
Porównujemy szacowaną liczbę zleceń z poprzedniego tygodnia z rzeczywistą. W dniach o dużym odchyleniu najpierw korygujemy terminy przyjmowania zamówień i samą prognozę, a dopiero później decydujemy, ile osób należy zatrudnić.
