Nei giorni di promozione manca il personale, mentre nei giorni ordinari i lavoratori occasionali restano inattivi. Se la dotazione di personale viene fissata secondo un turno fisso, le fluttuazioni si traducono in straordinari urgenti e in ore di lavoro non utilizzate. È necessario elaborare previsioni per le ondate, i volumi e i carichi del giorno successivo e organizzare il piano su tali basi: nei momenti di picco aggiungere lavoratori occasionali e ore straordinarie, nei periodi di minimo formare il personale o concedere riposi compensativi. In caso di errore nella previsione, è possibile apportare correzioni mirate; in assenza di previsione, resta solo l’opzione di convocare il personale.
Gli straordinari servono a far fronte alla situazione della notte stessa, mentre le previsioni aiutano a capire perché, proprio quella notte, il personale risulti sempre insufficiente.
Le ondate costituiscono l’input del piano di turni
Dopo la chiusura degli ordini, si elabora una stima delle ondate. Il piano dei turni viene poi adeguato in base alla capacità oraria. I lavoratori occasionali sono dotati di etichette che ne attestano le competenze; non possono limitarsi a incollare le etichette sugli ordini. Le deviazioni nelle previsioni vengono riportate indietro per migliorare il modello o modificare i tempi di chiusura degli ordini.
- È vietato verificare i volumi solo dopo l’avvio dei turni.
- L’approvazione degli straordinari si basa sulle lacune previste, non sulle abitudini.
- Quando si spostano persone tra più magazzini, tutti seguono lo stesso calendario delle ondate.
Le fluttuazioni possono essere pianificate.
Il sistema digitale di XYN collega le ondate di spedizione con il piano dei turni. Il costo del magazzino non dipende dal salario orario, bensì dalla cattiva corrispondenza tra domanda e offerta. Allineando il piano ai picchi delle ondate, i lavoratori occasionali diventano uno strumento utile; al contrario, risultano uno spreco.
Confrontare i volumi previsti della settimana precedente con quelli effettivi. Nei giorni con grandi scarti, occorre prima correggere i tempi di chiusura degli ordini e le previsioni, quindi valutare quanti nuovi addetti reclutare.
