Bei der Beschaffung von Unternehmenssoftware oder digitalen und intelligenten Dienstleistungen sind in den Ausschreibungsunterlagen nach wie vor häufig Formulierungen zu finden, etwa: „Die Bieterin muss über XX Senior‑Ingenieure verfügen und mindestens XX Mann‑Monate vor Ort stellen.“ Die Bewertung erfolgt anhand einer gewichteten Punktevergabe nach Personenanzahl, Qualifikationen und Einheitspreisen – ein Ansatz, der vor zehn Jahren durchaus sinnvoll war, doch…Intelligentes System und KI-gestützte BereitstellungIn der heutigen Zeit der weit verbreiteten Nutzung fällt es jedoch leicht, den Anbieter auszuwählen, der die meisten Menschen anzieht, statt jenen, dessen Ergebnisse am klarsten sind.
Politischer Hintergrund: Die Beschaffungslogik verändert sich
Die im September 2026 vom Ministerium für Industrie und Informationstechnologie veröffentlichte „Umsetzungsplanung für das Sonderprogramm ‚Künstliche Intelligenz + Software‘“ sieht vor, die Modernisierung der Software hin zu intelligenteren Lösungen sowie die Entwicklung von Modellen wie „Intelligentes System als Service“ voranzutreiben und betont dabei…Nicht auf die Höhe der Investitionen achten, sondern auf die tatsächliche Wirksamkeit.Für den Einkäufer ist das Signal eindeutig: Wenn weiterhin lediglich die Personentage und die Anzahl der vor Ort tätigen Mitarbeiter berücksichtigt werden, könnte man zwar eine „lebhafte Implementierung“ erwerben, jedoch keine nachprüfbar verbesserten Geschäftsprozesse.
Bewertung nach menschlichem Ermessen vs. Bewertung nach Ergebnis: Wo liegen die Unterschiede?
| Dimension | Traditionelle Personen-/Kopfbasierte Ausschreibungsbewertung | Ergebnisorientierte Ausschreibungsbewertung |
|---|---|---|
| Kernkennzahlen | Anzahl der Personen, Stufe, Anzahl der Vor-Ort-Tage, Einheitspreis | Szenario‑Closed‑Loop, Abnahmeskript, KPI nach der Inbetriebnahme |
| Anforderungsbeschreibung | Funktionsliste auswählen | Stellenbetrieb + Datenkriterien + Ausnahmeregelungen |
| Änderungsverarbeitung | Vor Ort wurde über die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter und eine Gehaltserhöhung verhandelt. | Welche Meilensteine und welche KPIs werden durch den Änderungsauftrag beeinflusst? |
| KI/Agent | In der Regel nicht in die Bewertung einbezogen | Es ist erforderlich, die Effizienzsteigerungspunkte, die manuellen Überprüfungsstellen sowie die Berechtigungsgrenzen zu erläutern. |
| Zahlungsknoten | Quartalsweise oder nach Person-Monaten abgerechnet | Zahlung nach erfolgreicher Abnahme gemäß Meilensteinen |
| Streitpunkt | „Sind die richtigen Personen an Bord?“ | „Ist das Skript erfolgreich ausgeführt worden, und haben sich die Kennzahlen verbessert?“ |
Geschäftslogik: Wie wird die Ausschreibungsunterlage geändert?
Ändern Sie das Beschaffungsdokument von „Kauf von Arbeitskräften“ zu „Kauf von Ergebnissen“; es wird empfohlen, vier Abschnitte neu zu formulieren:
- Szenario-Liste: Schreiben Sie gemäß der Position „Aktueller Zustand – Probleme → Zielvorgaben und Maßnahmen“, zum Beispiel „Der Einkäufer wechselt von der Bestellung per E‑Mail zur geschlossenen Genehmigungskette von POs im System“.
- Abnahmeskript: Jede Szenario‑Einheit enthält Testschritte, Eingabedaten und erwartete Ausgaben; der Bieter hat sich zu jeder einzelnen Einheit zur Umsetzbarkeit zu äußern.
- KPI-Zusage: Innerhalb von 90 Tagen nach der Inbetriebnahme sind messbare Kennzahlen zu erfassen, etwa die Reduzierung des Genehmigungszyklus, die Abweichungsrate bei der Abstimmung sowie die Genauigkeit des Lagerbestands – die Kennzahlen müssen systemseitig abrufbar sein.
- Dienstgrenze: Schulung, Betrieb und Wartung, Datenmigration sowie die Pflege der Regeln des intelligenten Agenten – wer übernimmt welche Verantwortung, um zu vermeiden, dass das Projekt „nach dem Go‑Live“ bereits wieder beendet ist?
Empfehlung zur Bewertungsgewichtung:Passung von Lösung und Abnahme 40 % + Effektivität vergleichbarer Fälle 30 % + Preis 20 % + Teamkompetenz 10 %. Das Team muss weiterhin beobachtet werden, sollte jedoch nicht die Oberhand gewinnen; sonst kehrt man wieder zur bloßen Personalvermehrung zurück.
Designlogik: Wie können KI und Automatisierung in die Angebotsbewertung integriert werden?
Falls das Angebot intelligente Kundenservicefunktionen, automatische Nachverfolgung und eine Regelengine umfasst, sollte der Auftraggeber vom Bieter folgende Fragen stellen:
- Eingabe und Ausgabe: Welche Dokumente werden gelesen, welche Statuswerte werden zurückgeschrieben und sind sie auditierbar?
- Berechtigungen und Upgrades: Welche Vorgänge müssen manuell bestätigt werden, und wie wird bei einer Zeitüberschreitung eskaliert?
- Genauigkeit und Stichprobenprüfung: Wie wird die Commit-Baseline gemessen und wie werden Fehlbedienungen rückgängig gemacht?
- Lieferantensperre: Können Modelle, Regeln und Wissensdatenbanken exportiert werden, um zu vermeiden, dass das System bei einem Wechsel des Herstellers zusammenbricht?
Implementierung und Abnahme: Phase 3 – Zutrittskontrolle
Es wird empfohlen, in den Vertrag die drei Phasen des Zugangskontrollsystems klar festzulegen und die Zahlung an die Abnahme zu koppeln:
- Phase 1 (4–8 Wochen): Das Kernszenario‑Skript wurde zu 100 % bestanden, die Schulung der Schlüsselrollen ist abgeschlossen. Bei Nichtbestehen wird die zweite Zahlungsrate nicht ausbezahlt.
- Phase II (8–12 Wochen): Abteilungsübergreifende Prozesse sind nahtlos miteinander verknüpft, die Schnittstellen und Stammdaten sind stabil, und die Erfassung der KPI‑Basisdaten ist in Betrieb genommen worden.
- Phase drei (90 Tage Betrieb): Nach der Vertrags‑KPI‑Bilanzierung sind bei Nichterfüllung eine Nachbesserungsfrist sowie Abzugsbestimmungen vorgesehen, nicht jedoch ein unbefristeter Vor-Ort‑Einsatz.
Die Anzahl der vor Ort tätigen Mitarbeiter kann alsUmsetzungsmethodenEs wird ein Anhang hinzugefügt, der jedoch nicht Gegenstand des Hauptvertrags sein sollte. Gegenstand des Hauptvertrags sollten vielmehr die Fragen sein, „welche Skripte bestehen und welche Kennzahlen sich verbessern“.
Häufige Missverständnisse der Einkäufer
Irrtum Nr. 1: Zuschlag durch niedrigsten Preis pro Personentag——Spätere Änderungen führen zu höheren Preisen und insgesamt höheren Kosten. Gegenmaßnahme: Festlegung einer Obergrenze für den Gesamtpreis sowie eine Preisliste für Änderungen.
Irrtum Nr. 2: Je mehr Funktionen, desto besser——Die Online-Rate ist niedrig. Gegenmaßnahme: Phasenweise Vorgehen, in der ersten Phase wenige, aber geschlossene Prozesse.
Irrtum Nr. 3: Vernachlässigung der Stammdaten——Nach der Inbetriebnahme des Systems waren die Daten unordentlich und fehlerhaft, wodurch die Fehler verstärkt wurden. Gegenmaßnahme: Die Meilensteine der Stammdatenverwaltung werden separat abgenommen.
Irrtum Nr. 4: Keine Definition des KPI‑Abfragekriteriums——Bei Streitigkeiten rechnet jeder für sich. Gegenmaßnahme: Indikatorformeln, Datenquellen und Statistikzyklen werden als Anhang beigefügt, und die IT‑Abteilung bestätigt, dass das System die Daten automatisch abrufen kann.
Nächste Schritte
Wenn Sie gerade ein ERP-, OA-, SRM- oder maßgeschneidertes digitalisiertes Projekt neu ausschreiben, können Sie zunächst eine Woche lang eine „Ausschreibungs‑Check‑up“ durchführen: Markieren Sie in der aktuellen RFP alle Positionen mit Personentagen und formulieren Sie sie jeweils um in Form von Szenario + Skript + KPI. Selbst wenn Sie nicht alles schaffen, ist das kein Problem – zumindest wird die nächste Ausschreibung nicht mehr nach der Logik von 2015 entscheiden, wen man auswählt.
Die „technische Modernisierung“ in der Softwarebranche findet nicht nur in den Werkhallen des Auftragnehmers statt, sondern auch in der Einkaufsabteilung des Auftraggebers. Wer zuerst nach den Ergebnissen bewertet, hat eine höhere Wahrscheinlichkeit, im Zeitalter der KI‑Systeme ein wirklich nutzbares, nachvollziehbares und rückblickend analysierbares Management‑System zu erwerben – und nicht bloß eine dicke Liste mit Namen.
Zusätzliche Hinweise für staatseigene Unternehmen und Gruppenbeschaffungen
Großangelegte Beschaffungen müssen häufig sowohl Compliance als auch Effizienz berücksichtigen: In den Ausschreibungsunterlagen können Qualifikationsvoraussetzungen und Anti‑Betrugsbestimmungen beibehalten werden, dochTechnikbewertungstabelleEs ist unbedingt erforderlich, die „Vollständigkeit der Reaktionen des Abnahmetests“ sowie die „Messbarkeit der KPIs“ als zwingende Einzelkriterien festzulegen, um zu vermeiden, dass die technische Bewertung zur bloßen Formsache verkommt. In Szenarien mit mehreren rechtlichen Einheiten innerhalb der Gruppe sollte von den Bieterinnen und Bieterinnen verlangt werden, darzulegen, wie Stammdaten und Berechtigungen die Tochtergesellschaften unterstützen; zudem ist eine Pilotierung bei einer einzelnen juristischen Einheit vorzunehmen, um das entsprechende Skript zu validieren, bevor eine flächendeckende Einführung erfolgt – statt gleich von Anfang an die gesamte Gruppe auf ein einheitliches System umzustellen.
Im Rahmen der Präsentation durch das Beschaffungskomitee wird empfohlen, vor Ort 2–3 Skripte auszuwählen, die von den Bieterinnen und Bietern umgesetzt werden; die Jury bewertet dann anhand der erwarteten Ergebnisse – dies kommt dem tatsächlichen Nutzererlebnis nach der Inbetriebnahme deutlich näher als eine Beurteilung ausschließlich anhand von PowerPoint-Folien. In der Vertragsverhandlungsphase sollte die „Korrekturfrist bei Nichterreichen der KPIs sowie die entsprechende Abzugsformel“ in den Vertragstext aufgenommen werden; so sind beide Parteien besser abgesichert als bei nachträglichen, auf persönlichen Beziehungen beruhenden Verhandlungen. Die Reform der Angebotsbewertung muss nicht erst auf die Veröffentlichung der nächsten nationalen Norm warten; bereits beim nächsten Einkauf kann zunächst ein Skript, ein KPI sowie eine Phase des Zutrittskontrollsystems erprobt werden. Kleine Schritte mit kontinuierlicher Anpassung und Lernen aus Fehlern ermöglichen es, den sich gleichzeitig wandelnden politischen und technischen Rahmenbedingungen besser zu folgen als mit dem Warten auf ein perfektes Standardmodell.