अनुबंध प्रदर्शन में असंगति के खातों का प्रबंधन: मील के पत्थर, चालान और वसूली का दृश्यमान प्रबंधन

अनुबंध हस्ताक्षरित हो गया, परियोजना पूरी हो गई, लेकिन चालान और वसूली के मील के पत्थर सहमत नहीं हैं: बिक्री का कहना है कि ग्राहक ने प्राप्ति की पुष्टि कर दी है, लेकिन वित्त विभाग का कहना है कि उन्हें कोई पुष्टि पत्र नहीं मिला; कार्यान्वयन विभाग का कहना है कि दूसरी किस्त वसूली जानी चाहिए, लेकिन ग्राहक का कहना है कि अभी भी कुछ बाकी है। अनुबंध के प्रदर्शन और लेखांकन में असंगति है; यह सिर्फ एक बार और जल्दी करने से हल नहीं होगा, बल्कि मील के पत्थर, चालान जारी करने की शर्तें और वसूली के वेरिफिकेशन के बीच एक ही दृश्यमान लिंक की कमी है ।

प्रोजेक्ट मैनेजर प्रणाली में अनुबंध के मील के पत्थर की प्रगति का जाँच करता है

प्रबंधन की समस्याएं: तीन अलग-अलग लेखांकन अपने-अपने तरीके से बात करते हैं

परियोजना आधारित और समाधान आधारित बिक्री करने वाली कंपनियों में आमतौर पर तीन अलग-अलग लेखांकन होते हैं: बिक्री का अनुबंध रिकॉर्ड, कार्यान्वयन का परियोजना प्रगति रिकॉर्ड और वित्त विभाग का बकाया रिकॉर्ड। एक्सेल में हर एक अपने तरीके से ठीक दिखता है, लेकिन जब इन्हें एक साथ जोड़ा जाता है तो गड़बड़ी सामने आती है: एक ही मील के पत्थर का नाम एक समान नहीं होता; प्राप्ति के ईमेल व्यक्तिगत ईमेल बॉक्स में बिखरे रहते हैं; कुछ चालान अभी भी अन्य व्यक्तियों के साथ जोड़े नहीं गए हैं। गारंटी राशि, अंतिम किस्त और बदलाव तथा अतिरिक्त विवरण तो अक्सर अनदेखी होने वाले क्षेत्र हैं।

इसके परिणामों में आय के निर्धारण में विवाद, समय सीमा से अधिक समय तक बकाया राशि का कोई जिम्मेदार न होना, कार्यान्वयन के लिए लगातार निवेश लेकिन नकदी का अभाव शामिल हैं। प्रबंधन प्रणाली को यह जवाब देना होगा: प्रत्येक अनुबंध पंक्ति अभी किस प्रदर्शन स्थिति में है, और चालान जारी करने तथा वसूली के लिए किन सामग्रियों की कमी है।

प्रणाली के ऑब्जेक्ट: अनुबंध पंक्ति, मील के पत्थर, चालान, वसूली

अनुबंध हेड: ग्राहक, मुद्रा, कुल राशि, भुगतान शर्तों का टेम्पलेट, बिक्री प्रभारी।
अनुबंध पंक्ति का मील के पत्थर: राशि या प्रतिशत, पूर्णता की शर्तें, साक्ष्य का प्रकार।
चालान आवेदन: संबद्ध मील के पत्थर से जुड़ा होना चाहिए, और साक्ष्य की पूर्णता की जाँच के बाद ही जमा किया जा सकता है।
वसूली का वेरिफिकेशन: अनुबंध पंक्ति को पहचानना चाहिए, आंशिक वेरिफिकेशन तथा गारंटी राशि और अंतिम किस्त के वेरिफिकेशन का समर्थन करना चाहिए।

चरण	आम तौर पर होने वाले ब्रेक प्वाइंट	प्रणाली के नियंत्रण बिंदु
मील के पत्थर की पूर्णता	मौखिक रूप से कह देना	साक्ष्य को अनिवार्य रूप से अपलोड करना और भूमिका की पुष्टि करना
चालान जारी करना	पहले चालान और फिर दस्तावेज़	साक्ष्य के अभाव में चालान जमा नहीं किया जा सकता
वसूली	आपसी लेनदेन का अस्पष्ट रिकॉर्ड	अनुबंध पंक्ति के अनुसार वेरिफिकेशन और समय सीमा से अधिक समय तक बकाया राशि के लिए चेतावनी
बदलाव	अतिरिक्त समझौते का गायब होना	बदलाव के लिए मील के पत्थर की राशि में बदलाव और इसका रिकॉर्ड रखना
गारंटी राशि	समय सीमा के बाद भी कोई जिम्मेदार न होना	समय सीमा के लिए कैलेंडर और जिम्मेदार व्यक्ति की याद दिलाना

प्रक्रिया डिजाइन: किसके पास स्थिति को आगे बढ़ाने का अधिकार है

कार्यान्वयन प्रभारी मील के पत्थर की पूर्णता का आवेदन करता है, जिसे प्राप्ति करने वाला व्यक्ति पुष्टि करता है; वित्त विभाग केवल पुष्टि हुए मील के पत्थर से जुड़े चालान के सुझावों को देखता है; बिक्री वसूली के समय सीमा से अधिक समय तक बकाया राशि का अनुसरण करती है। अधिकारों को अलग किया जाता है। बदलाव समझौते को पहले अनुबंध पंक्ति में बदलना चाहिए। बहु-संस्थान वाले समूहों को चालान जारी करने वाली संस्था और अनुबंध जारी करने वाली संस्था को भी संरेखित करना चाहिए।

वित्त विभाग चालान दस्तावेज़ और अनुबंध के बकाया का जाँच करता है

लागू करना और सूचकांक

पहले अनुबंध के मुख्य डेटा को साफ करना, मील के पत्थर के शब्दकोश को एकजातीय बनाना, साक्ष्य की कमी को पूरा करना। नए अनुबंधों को अनिवार्य रूप से प्रणाली के माध्यम से जाना चाहिए। वित्त विभाग के सॉफ्टवेयर से जुड़ते समय चालान और वसूली को दो-तरफ़ा समन्वय में रखना चाहिए। परियोजना लागत को अनुबंध पंक्ति के आधार पर संकलित करना मुनाफे के चेतावनी के लिए आसान बनाता है।

सूचकांकों पर नज़र रखना: मील के पत्थर की समय पर पूर्णता की दर, चालान जारी करने की अवधि, वसूली की अवधि, गारंटी राशि की समय सीमा के बाद चेतावनी की दर। मुनाफे का विश्लेषण अनिवार्य रूप से वेरिफाइड वसूली और जारी हुई लागत के आधार पर होना चाहिए। पायलट परियोजनाओं के लिए अनुबंध संरचना को अपेक्षाकृत मानक उत्पाद आधारित परियोजनाओं में चुना जाता है।

अत्यधिक अनुकूलित परियोजनाएं साक्ष्य टेम्पलेट के इस बात को स्पष्ट करने पर अधिक निर्भर होती हैं कि क्या पूर्णता का अर्थ है। साक्ष्य टेम्पलेट को बिक्री, कार्यान्वयन और वित्त विभाग के संयुक्त रूप से हस्ताक्षरित होना चाहिए।

समाप्ति

अनुबंध के प्रदर्शन को दृश्यमान बनाना, असल में यह है कि पूर्णता की शर्तें, साक्ष्य, चालान और वसूली को एक ही अनुबंध पंक्ति में लॉक कर दिया जाता है। कौन स्थिति को बदलता है, कौन पुष्टि करता है, कौन चालान जारी करता है, इन अधिकारों और जिम्मेदारियों के स्पष्ट होने के बाद, लेखांकन का विवाद से असामान्यताओं के विश्लेषण में बदल जाएगा।

Shandong XYN Information Technology Co., Ltd. (XYN Tech) कंपनियों के लिए अनुबंध प्रदर्शन, वसूली सहयोग और आंतरिक प्रबंधन प्रणाली का अनुकूलित समाधान प्रदान करती है। उत्पादों की जानकारी xynadmin.com पर उपलब्ध है, कंपनी का परिचय About Us पर देखा जा सकता है।

लागू करते समय आम तौर पर विरोध उठता है क्योंकि पहले लाइव और फिर नियम बनाने की बात होती है। नियमों को पहले स्पष्ट न करने से लाइव होने पर गड़बड़ी बढ़ जाती है। सिफारिश है कि दो सप्ताह के लिए नियमों के लिए वर्कशॉप आयोजित करें, डिफ़ॉल्ट व्यवहार को लागू करने योग्य शर्तों में बदल दें, विवादों को विचाराधीन सूची में रखें, और जब तक विचाराधीन मुद्दे बंद न हों, तब तक डेवलपमेंट के लिए तेज़ी से आगे न बढ़ें।