Il contratto è stato firmato, il progetto è stato completato, ma la fatturazione e l’incasso non corrispondono ai traguardi: le vendite affermano che il cliente ha già effettuato la verifica, mentre la contabilità sostiene di non aver ricevuto alcuna conferma; l’implementazione ritiene che sia giunto il momento di incassare la seconda tranche, ma il cliente dichiara che rimangono ancora alcuni dettagli da definire. Quando l’esecuzione contrattuale non coincide con i registri contabili, non basta semplicemente sollecitare nuovamente: ciò dipende dal fatto che manca una catena visibile unificata tra i traguardi, le condizioni di emissione della fattura e la registrazione degli incassi .
Punti critici nella gestione: tre diversi registri parlano ciascuno per sé
Le aziende che operano in modalità progettuale e basate su soluzioni commerciali di solito tengono tre registri distinti: il registro dei contratti delle vendite, lo stato di avanzamento del progetto dell’implementazione e l’anzianità dei crediti della contabilità. Ognuno di questi può essere gestito perfettamente in Excel, ma appena si incrociano emergono evidenti incongruenze: gli stessi nomi dei traguardi non sono uniformi; le email di verifica vengono spesso disperse nelle caselle personali; alcune fatture non sono ancora state chiuse e conciliate con i colleghi. Inoltre, fondi di garanzia, pagamenti finali e modifiche aggiuntive rappresentano aree problematiche ricorrenti e difficili da monitorare.
Le conseguenze includono controversie sulla riconoscimento dei ricavi, mancanza di responsabili per i crediti scaduti, continui investimenti nell’implementazione pur essendo ormai esaurita la liquidità. Un sistema di gestione deve rispondere: in quale fase di esecuzione si trova attualmente ogni singola voce contrattuale e quali documenti mancano per poter procedere alla fatturazione e all’incasso.
Oggetti del sistema: voci contrattuali, traguardi, documenti di fatturazione, incassi.
- Testata del contratto: cliente, valuta, importo totale, modello delle clausole di pagamento, responsabile commerciale.
- Traguardi delle voci contrattuali: importo o percentuale, condizioni di completamento, tipologia di prove.
- Richiesta di fatturazione: collegata al traguardo corrispondente; la presentazione è possibile solo dopo aver verificato la completezza delle prove.
- Registrazione dell’incasso: assegnazione alla voce contrattuale; supporto per la conciliazione parziale e per i saldi di garanzia.
| Fasi | Punti di interruzione comuni | Punti di controllo del sistema |
|---|---|---|
| Completamento del traguardo | Conclusione verbale | Caricamento obbligatorio delle prove e conferma dei ruoli |
| Fatturazione | Prima la fattura, poi la documentazione | Senza prove non è possibile presentare la fattura |
| Incasso | Conti aperti poco chiari | Conciliazione per voce contrattuale con avviso di scadenza |
| Modifiche | Perdita dell’accordo integrativo | Modifica dell’importo del traguardo tramite nota di modifica, con tracciatura delle variazioni |
| Fondo di garanzia | Scadenza senza seguito | Promemoria calendario e responsabile per la scadenza |
Progettazione del processo: chi ha il potere di avanzare lo stato
Il responsabile dell’implementazione richiede il completamento del traguardo, che viene poi confermato dall’ispettore; la contabilità considera solo i traguardi confermati per generare suggerimenti di fatturazione; le vendite seguono gli incassi scaduti. I ruoli sono separati. Gli accordi di modifica devono prima essere applicati alle voci contrattuali. Nel caso di gruppi multi‑soggetto, è necessario allineare anche l’emittente della fattura con il soggetto contraente.
Implementazione e indicatori
Innanzitutto occorre pulire i dati storici dei contratti, standardizzare il dizionario dei traguardi e colmare le lacune nelle prove. I nuovi contratti devono obbligatoriamente passare attraverso il sistema. Durante l’integrazione con i software contabili, fatturazione e incasso devono essere sincronizzati bidirezionalmente. I costi di progetto vanno aggregati per voce contrattuale, così da facilitare l’allerta sui margini lordi.
Monitoraggio degli indicatori: tasso di completamento puntuale dei traguardi, durata del ciclo di fatturazione, durata del ciclo di incasso, tasso di successo nei promemoria di scadenza del fondo di garanzia. L’analisi dei margini lordi deve basarsi esclusivamente sui pagamenti già registrati e sui costi sostenuti. Per la fase pilota, si sceglie un progetto di tipo prodotto con una struttura contrattuale relativamente standard.
I progetti altamente personalizzati dipendono maggiormente dalla chiarezza del template delle prove riguardo a cosa si intenda per “completamento”. Il template delle prove dovrebbe essere firmato congiuntamente da vendite, implementazione e contabilità.
Chiusura
La visibilità dell’esecuzione contrattuale consiste essenzialmente nel fissare condizioni di completamento, prove, documenti di fatturazione e incassi sulla stessa voce contrattuale. Chi modifica lo stato, chi conferma e chi emette la fattura: una volta chiariti diritti e responsabilità, la riconciliazione passerà dalle liti alle analisi delle anomalie.
Shandong XYN Information Technology Co., Ltd. (XYN Tech) sviluppa sistemi di gestione interna, collaborazione per l’incasso e l’esecuzione contrattuale su misura per le aziende. Per informazioni sui prodotti, visitare xynadmin.com, mentre per la presentazione aziendale consultare Chi siamo.
Nella fase di implementazione, le resistenze più comuni derivano dal fatto che si tende ad avviare prima e regolamentare poi. Se le norme non vengono definite in anticipo, l’avvio finisce per amplificare il caos. Si consiglia di dedicare due settimane a un workshop sulle regole, trasformando le pratiche abituali in clausole esecutive, inserendo i punti controversi in una lista di questioni pendenti e rinviando l’inizio dello sprint di sviluppo fino alla chiusura di tali questioni.
Nella fase di implementazione, le resistenze più comuni derivano dal fatto che si tende ad avviare prima e regolamentare poi. Se le norme non vengono definite in anticipo, l’avvio finisce per amplificare il caos. Si consiglia di dedicare due settimane a un workshop sulle regole, trasformando le pratiche abituali in clausole esecutive, inserendo i punti controversi in una lista di questioni pendenti e rinviando l’inizio dello sprint di sviluppo fino alla chiusura di tali questioni.
Nella fase di implementazione, le resistenze più comuni derivano dal fatto che si tende ad avviare prima e regolamentare poi. Se le norme non vengono definite in anticipo, l’avvio finisce per amplificare il caos. Si consiglia di dedicare due settimane a un workshop sulle regole, trasformando le pratiche abituali in clausole esecutive, inserendo i punti controversi in una lista di questioni pendenti e rinviando l’inizio dello sprint di sviluppo fino alla chiusura di tali questioni.
Nella fase di implementazione, le resistenze più comuni derivano dal fatto che si tende ad avviare prima e regolamentare poi. Se le norme non vengono definite in anticipo, l’avvio finisce per amplificare il caos. Si consiglia di dedicare due settimane a un workshop sulle regole, trasformando le pratiche abituali in clausole esecutive, inserendo i punti controversi in una lista di questioni pendenti e rinviando l’inizio dello sprint di sviluppo fino alla chiusura di tali questioni.
Nella fase di implementazione, le resistenze più comuni derivano dal fatto che si tende ad avviare prima e regolamentare poi. Se le norme non vengono definite in anticipo, l’avvio finisce per amplificare il caos. Si consiglia di dedicare due settimane a un workshop sulle regole, trasformando le pratiche abituali in clausole esecutive, inserendo i punti controversi in una lista di questioni pendenti e rinviando l’inizio dello sprint di sviluppo fino alla chiusura di tali questioni.
Nella fase di implementazione, le resistenze più comuni derivano dal fatto che si tende ad avviare prima e regolamentare poi. Se le norme non vengono definite in anticipo, l’avvio finisce per amplificare il caos. Si consiglia di dedicare due settimane a un workshop sulle regole, trasformando le pratiche abituali in clausole esecutive, inserendo i punti controversi in una lista di questioni pendenti e rinviando l’inizio dello sprint di sviluppo fino alla chiusura di tali questioni.
Nella fase di implementazione, le resistenze più comuni derivano dal fatto che si tende ad avviare prima e regolamentare poi. Se le norme non vengono definite in anticipo, l’avvio finisce per amplificare il caos. Si consiglia di dedicare due settimane a un workshop sulle regole, trasformando le pratiche abituali in clausole esecutive, inserendo i punti controversi in una lista di questioni pendenti e rinviando l’inizio dello sprint di sviluppo fino alla chiusura di tali questioni.
Nella fase di implementazione, le resistenze più comuni derivano dal fatto che si tende ad avviare prima e regolamentare poi. Se le norme non vengono definite in anticipo, l’avvio finisce per amplificare il caos. Si consiglia di dedicare due settimane a un workshop sulle regole, trasformando le pratiche abituali in clausole esecutive, inserendo i punti controversi in una lista di questioni pendenti e rinviando l’inizio dello sprint di sviluppo fino alla chiusura di tali questioni.
Nella fase di implementazione, le resistenze più comuni derivano dal fatto che si tende ad avviare prima e regolamentare poi. Se le norme non vengono definite in anticipo, l’avvio finisce per amplificare il caos. Si consiglia di dedicare due settimane a un workshop sulle regole, trasformando le pratiche abituali in clausole esecutive, inserendo i punti controversi in una lista di questioni pendenti e rinviando l’inizio dello sprint di sviluppo fino alla chiusura di tali questioni.
Nella fase di implementazione, le resistenze più comuni derivano dal fatto che si tende ad avviare prima e regolamentare poi. Se le norme non vengono definite in anticipo, l’avvio finisce per amplificare il caos. Si consiglia di dedicare due settimane a un workshop sulle regole, trasformando le pratiche abituali in clausole esecutive, inserendo i punti controversi in una lista di questioni pendenti e rinviando l’inizio dello sprint di sviluppo fino alla chiusura di tali questioni.
Nella fase di implementazione, le resistenze più comuni derivano dal fatto che si tende ad avviare prima e regolamentare poi. Se le norme non vengono definite in anticipo, l’avvio finisce per amplificare il caos. Si consiglia di dedicare due settimane a un workshop sulle regole, trasformando le pratiche abituali in clausole esecutive, inserendo i punti controversi in una lista di questioni pendenti e rinviando l’inizio dello sprint di sviluppo fino alla chiusura di tali questioni.