भर्ती का सबसे आसान बिंदु “इच्छा से नौकरी शुरू होने तक” है: इंटरव्यू का मूल्यांकन चैट में, ऑफ़र ईमेल के ड्राफ्ट में, और बैकग्राउंड चेक व सामग्री सूची अलग से टेबल बनाकर। उम्मीदवार का अनुभव बार-बार सामग्री मांगने का है; HR का अनुभव है कि नौकरी शुरू करने के दिन भी सिस्टम अकाउंट नहीं खुला है। रिज्यूमे, इंटरव्यू, ऑफ़र, नौकरी शुरू करना चार चरणों में अगर एक ही उम्मीदवार की ID नहीं है, तो सहयोग की लागत घातीय रूप से बढ़ जाती है।
उम्मीदवार को एक अनवरत वस्तु के रूप में देखें
- रिज्यूमे का डेटाबेस में दर्ज करना और डुप्लिकेट को हटाना (मोबाइल नंबर/ईमेल/दस्तावेज)
- इंटरव्यू प्लान और मूल्यांकन टेबल (आयाम निश्चित हों, शुद्ध व्यक्तिगत राय को रोकने के लिए)
- ऑफ़र की मंजूरी: वर्ग, वेतन सीमा, नौकरी शुरू करने की तारीख, HC का उपयोग
- नौकरी शुरू करने के कार्य: अनुबंध, मेडिकल चेकअप, अकाउंट, उपकरण, प्रशिक्षण
टेबल भर्ती की प्रगति दर्ज कर सकता है, लेकिन यह गारंटी नहीं दे सकता है HC और ऑफ़र का तालमेल ज़रूरी है : अतिरिक्त भर्ती के लिए अनुदान देना, दोहरी नौकरी का अधिकार, वित्त और व्यवसाय के बाद झगड़ा।
डिज़ाइन
नियोक्ता प्रबंधक अपने विभाग के उम्मीदवारों को देखता है; HRBP प्रक्रिया को आगे बढ़ाता है; भर्ती अधिकारी चैनलों का प्रबंधन करता है; वेतन सीमा नियोक्ता प्रबंधक के लिए एक सीमा दिखाती है। इंटरव्यू लेने वाला केवल अपने चक्र का मूल्यांकन लिख सकता है, दूसरों के अंक नहीं बदल सकता।
- पद और HC: संख्या, उपयोग किए गए, फ्रीज़ किए गए
- उम्मीदवार: चरण, स्रोत, डुप्लिकेट की पहचान की कुंजी
- इंटरव्यू मूल्यांकन: आयामों के अंक, निष्कर्ष, अस्वीकृति का बयान
- ऑफ़र डॉक्यूमेंट: संस्करण, मंजूरी की श्रृंखला, स्वीकार/अस्वीकार
- नौकरी शुरू करने की सूची: कार्य का जिम्मेदार, समय सीमा, पूर्ण होने के सबूत
लागू करने के महत्वपूर्ण बिंदु
ऑफ़र स्वीकार करने के बाद खुद ही HC का उपयोग करता है और नौकरी शुरू करने के प्रोजेक्ट टेम्पलेट को ट्रिगर करता है (IT अकाउंट खोलता है, प्रशासन कार्यस्थल तैयार करता है)। उम्मीदवार के अस्वीकार या त्याग करने पर HC रिलीज़ हो जाता है। बैकग्राउंड चेक असफल होने पर अनुबंध पर सील नहीं लगाई जा सकती। इंटरव्यू लेने वाला समय सीमा बीत जाने पर अपने आप याद दिलाता है, दो बार समय सीमा बीत जाने पर HRBP को अपग्रेड करता है।
जाँच: क्या एक ही उम्मीदवार के कई चैनलों से आवेदन एक साथ जोड़ा जाता है; क्या HC से अधिक होने पर ऑफ़र को रोका जाता है; क्या नौकरी शुरू करने के कार्य पूरे न होने पर कार्यकारी कार्ड जारी किया जा सकता है; क्या नौकरी छोड़ने और फिर नौकरी शुरू करने पर फ़ाइल का उपयोग किया जा सकता है। सूचकांक: ऑफ़र से नौकरी शुरू करने की दर, नौकरी शुरू करने के दिन अकाउंट की तैयारी की दर, इंटरव्यू मूल्यांकन की समय पर पूर्ति की दर, औसत भर्ती चक्र (पद के प्रकार के अनुसार अलग-अलग देखना)।
पहले चरण में पद HC-इंटरव्यू मूल्यांकन-ऑफ़र-नौकरी शुरू करने की सूची को जोड़ा जाए, जटिल कैंपस बैच और इनरेफरल बोनस को दूसरे चरण में लाया जाए। चैनल रिपोर्ट को लक्ष्य न बनाएं, पहले “नौकरी शुरू करने के दिन काम करने योग्य होना” को कठोर मानदंड बनाएं।
मूल्यांकन की गुणवत्ता गति से ज़्यादा महत्वपूर्ण है
मूल्यांकन टेबल पद के टेम्पलेट के अनुसार तैयार किया जाता है: तकनीकी पदों पर काम/मामलों को ज़्यादा वजन दिया जाता है, बिक्री पदों पर प्रदर्शन के प्रमाण को ज़्यादा वजन दिया जाता है। केवल “अच्छा” लिखने की अनुमति नहीं है। इंटरव्यू लेने वाले के प्रशिक्षण सामग्री को मूल्यांकन पृष्ठ पर लगाया जाता है, ताकि मानकों का डिफ़्लेक्शन कम हो।
विभागों के बीच इंटरव्यू के क्रम को सीरियल/पैरालल तरीके से कॉन्फ़िगर किया जा सकता है; पैरालल इंटरव्यू के दौरान एक चक्र में वीटो लगाने से बाद के चक्र रोके जा सकते हैं, जिससे उम्मीदवार का समय बचता है। वीटो के कारणों को संरचित तरीके से बताया जाता है, ताकि यह आसानी से विश्लेषण किया जा सके कि यह चैनल की समस्या है या पद की प्रोफ़ाइल की समस्या है।
नौकरी शुरू करने के दिन की तूफ़ान कैसे शांत होता है
नौकरी शुरू करने की सूची कंपनी के विभिन्न इकाइयों और कार्यालय स्थानों के अनुसार अलग-अलग कार्य बनाती है। IT अकाउंट खोलने के लिए कर्मचारी के कार्यस्थल पर पहुंचने की पुष्टि ज़रूरी है, ताकि अकाउंट पहले खोल दिया जाए जब तक कर्मचारी नहीं आता। उपकरण लेने के लिए कार्यस्थल नंबर से जुड़ा होता है, और वापस करते समय वही संपत्ति प्रवाह का उपयोग किया जाता है।
उम्मीदवार पोर्टल पर स्वयं सामग्री अपलोड कर सकते हैं और प्रगति की जानकारी प्राप्त कर सकते हैं, जिससे HR के बार-बार याद दिलाने की ज़रूरत कम हो जाती है। सामग्री अनुपालन के अनुसार नहीं होने पर ऑनलाइन अस्वीकार करके दोबारा भेजा जाता है, और अनुबंध पर सील लगाने से पहले 48 घंटे पहले भी अगर दस्तावेज़ नहीं हैं तो नियोक्ता प्रबंधक को चेतावनी दी जाती है, न कि नौकरी शुरू करने के दिन इसका पता चले।
इनरेफरल और हेडहंटर
इनरेफरल के लिए रेफ़रर और इनcentive नियम दर्ज किए जाते हैं, जो नौकरी शुरू होने और नियमित होने के बाद दिए जाते हैं, ताकि रेफ़रल का दुरुपयोग न हो। हेडहंटर चैनल के लिए आपूर्तिकर्ता और दर का निशान लगाया जाता है, और दोहरे रेफ़रल के टकराव को नियमों के अनुसार तय किया जाता है। ये सब मुख्य प्रक्रिया को प्रभावित नहीं करते, लेकिन स्रोत के फ़ील्ड को शुरू से ही छोड़ देना चाहिए, नहीं तो आधे साल बाद चैनल ROI की गणना नहीं हो सकती।
कैंपस भर्ती के बैच को पहले “कार्यक्रम के चरण” के तहत परीक्षा और इंटरव्यू का प्रबंधन किया जाता है, और बाद में नियुक्ति के समय वास्तविक उम्मीदवार की फ़ाइल में शामिल किया जाता है, ताकि कैंपस भर्ती के डेटा से सोशल भर्ती के फ़नल को प्रदूषित न किया जाए।
नियोक्ता प्रबंधक के HC को बदलने के लिए मंजूरी की ज़रूरत होती है, और फ्रीज़ किए गए HC पर ऑफ़र नहीं दिया जाता। परीक्षण काल के लिए कार्यों को नौकरी शुरू करने की सूची के दूसरे भाग में रखा जा सकता है, जिससे भर्ती मॉड्यूल से अलग हो जाए, लेकिन कर्मचारी की ID का उपयोग साझा किया जाए।
नियुक्ति के जोखिम के बिंदु
ऑफ़र जारी होने के बाद उम्मीदवार के देर से जवाब देने पर HC के उपयोग की रणनीति स्पष्ट होनी चाहिए: लॉक अवधि समाप्त होने पर खुद ही रिलीज़ हो जाए या मानवीय तरीके से लॉक बढ़ाया जाए। प्रतिस्पर्धा और गोपनीयता के नियमों के टेम्पलेट को वर्ग के अनुसार बदला जाता है। बैकग्राउंड चेक आपूर्तिकर्ता संरचित निष्कर्ष वापस भेजता है, और असफल होने पर अनुबंध प्रक्रिया को खुद ही रोक देता है और नियोक्ता प्रबंधक को सूचित करता है।
नियोक्ता प्रबंधक के बोर्ड पर देखने के लिए: इस हफ़्ते के इंटरव्यू, जवाब का इंतज़ार, ऑफ़र जारी करने का इंतज़ार, नौकरी शुरू करने का इंतज़ार। HR के बोर्ड पर देखने के लिए: चैनल की रूपांतरण दर, अतिरिक्त समय लगने वाले इंटरव्यू, HC का उपयोग की दर। दोनों के सूचकांक अलग-अलग हैं, ताकि दोनों “कितने लोग भर्ती किए गए” पर ध्यान देने से प्रक्रिया की गुणवत्ता का ध्यान न भटके।
रिमोट इंटरव्यू की रिकॉर्डिंग को कानूनी समय सीमा के अनुसार संरक्षित किया जाता है, और डिफ़ॉल्ट रूप से केवल विवाद के समय ही इसे बुलाया जाता है। मूल्यांकन अभी भी संरचित अंकों के आधार पर होता है, रिकॉर्डिंग अनिवार्य नहीं है।
नौकरी शुरू करने से पहले का प्रशिक्षण ऑनलाइन पूरा किया जा सकता है और परीक्षा भी ली जा सकती है, और असफल होने पर अनुबंध पर सील लगाने से प्रभाव नहीं पड़ता, लेकिन अकाउंट खोलने पर प्रभाव पड़ता है। “बिज़नेस सिस्टम में लॉगिन करने की क्षमता” को नौकरी शुरू करने के पूरा होने का हिस्सा माना जाता है, न कि कंप्यूटर जारी करने के बाद ही नौकरी शुरू करने का अंत माना जाता है।
वेतन सीमा और नियुक्ति का पत्र
सीमा से बाहर ऑफ़र को अपवाद की मंजूरी लेनी पड़ती है और कारण लिखना पड़ता है, और सिस्टम उसका संस्करण रखता है। उम्मीदवार की बातचीत से नया संस्करण बनता है, पुराना संस्करण रद्द हो जाता है, ताकि कई लोग अलग-अलग PDF न ले लें। ऑफ़र स्वीकार करने के बाद नौकरी शुरू करने की जानकारी और सामग्री की सूची जारी की जाती है, और नौकरी शुरू करने की तारीख को नौकरी शुरू करने के दिन से उल्टे गिना जाता है।
मेडिकल चेकअप संस्थान के साथ जुड़कर यह बताया जा सकता है कि क्या उम्मीदवार योग्य है या नहीं, लेकिन विस्तृत आंकड़े नियोक्ता प्रबंधक को नहीं दिए जाते। अयोग्य होने पर नौकरी शुरू करने के कार्य को खुद ही रोक दिया जाता है और HR को सूचित किया जाता है। कानूनी नियमों की प्राथमिकता “जल्दी नौकरी शुरू करने के लिए अतिरिक्त भर्ती करने” से ऊपर है।
सामूहिक नौकरी शुरू करने के दिन की क्षमता का आकलन करना ज़रूरी है: HR की खिड़की, IT की फ़्लैश ड्राइव, कार्यस्थल की गिनती। सिस्टम नौकरी शुरू करने के दिन के अनुसार कुल लोगों की संख्या जोड़ता है, और अगर थ्रेशोल्ड से अधिक है तो तारीख बदलने का संकेत देता है, ताकि एक दिन में बहुत अधिक नए लोगों को न भर्ती करने से अनुभव बिगड़ने से बचा जाए।
भर्ती की ज़रूरतों में बदलाव (संख्या, वर्ग) के लिए बदलाव का फ़ॉर्म भरना ज़रूरी है, और इंटरव्यू जारी हो चुके हैं तो उन्हें बनाए रखा जा सकता है, लेकिन ऑफ़र को नए HC के अनुसार जांचा जाता है। पद बंद होने पर उम्मीदवार या तो तालाब में चले जाते हैं या अस्वीकार करते हैं, और यह कार्रवाई स्पष्ट होनी चाहिए, ताकि उम्मीदवार गायब न हो जाए।
भर्ती के बोर्ड पर लाल बत्ती केवल इन बातों पर जलती है: अतिरिक्त समय लगने वाले इंटरव्यू, अतिरिक्त समय लगने वाले ऑफ़र, नौकरी शुरू करने के दिन दस्तावेज़ों की कमी। हरे रंग की बात नहीं की जाती, बल्कि ब्लॉकेज के लिए ध्यान दिया जाता है। नियोक्ता प्रबंधक की साप्ताहिक बैठक में दस मिनट काफ़ी हैं।
उम्मीदवार के अस्वीकार के कारणों को भरना ज़रूरी है, ताकि पद की प्रोफ़ाइल और वेतन सीमा को सुधारा जा सके, न कि केवल “कोई नहीं है” को दर्ज करने के लिए।