Quản nhà cung cấp hiếm khi sập trước ở “cộng tác chiến lược”. Nó sập khi trạng thái đơn, hạn chứng từ, đổi lead time và lệch hóa đơn cùng sống trong email và bảng tính. Shandong XYN Information Technology Co., Ltd. (许愿牛科技 / XYN Tech) gần như luôn đưa module nhà cung cấp vào giai đoạn một khi làm hệ thống đặt riêng cho sản xuất và lưu thông. Bài viết cho mua hàng và vận hành quản nhà cung cấp Trung Quốc — gồm buyer ở nước ngoài. So sánh email+bảng tính với hệ thống cộng tác nhà cung cấp (SRM). Không phải gói mây bật được ngày mai.
Ngày email và bảng tính hết đủ dùng
Nhà máy 40 nhà cung cấp đạt vẫn có thể chống bằng một planner giỏi và một workbook. Sau 80 nhà cung cấp, hơn 3000 mã hàng, cùng một PO đổi lead time ba lần, pattern hỏng cố định: nhà cung cấp trả lời bản lead time cũ; bản scan chứng từ nằm hộp thư cá nhân; tài chính không khớp phiếu nhập với danh sách hóa đơn; mua hàng hỏi trong group “lô này tới chưa”. Không phải nhân viên lười. Đối tượng không có số duy nhất.
Mua hàng nước ngoài dễ trượt hơn: nhà cung cấp ở Trung Quốc, đơn trong email, khiếu nại chất lượng trên WeChat, đối soát trên Excel. Múi giờ khiến “đêm qua ai đổi lead time” không truy được. Hệ thống phải giữ trạng thái, đính kèm và người chịu trách nhiệm dưới một số PO. Không phải thêm một công cụ chat.
Bốn việc hệ thống nhà cung cấp thực sự phải nắm
Đơn hàng
PO phải có số không đổi. Đổi lead time, số lượng, đơn giá đi theo phiên bản; bản cũ vẫn đọc được. Cổng nhà cung cấp chỉ mở đơn của mình, không thấy giá nhà khác. Trong bàn giao ERP sản xuất, XYN Tech nối PO, phiếu nhập và đối soát phải trả bằng cùng mã hàng, để kho và tài chính không giữ hai bộ mã.
Chứng từ
Giấy phép kinh doanh, chứng chỉ hệ thống, phép hóa chất nguy hiểm hoặc thực phẩm đều có ngày hết hạn. Nhắc hạn phải rơi đúng vị trí, không phải “tới lúc hét trong group”. Chủ thể chứng từ gắn master data nhà cung cấp; sau đổi pháp nhân, giấy cũ không được qua cổng. Đây cùng lớp master data với chứng chỉ nhân sự. Đừng giữ hai cây thư mục.
Lead time
Lead time không phải một ô. Là ngày cam kết, ngày xác nhận, ngày xuất, ngày tới. Nhà cung cấp đổi cam kết phải để mã lý do. Bàn planner nên thấy rủi ro thiếu liệu trước, không phải mười email chưa đọc. Nếu kiểm kitting vẫn hô ở họp sáng, dữ liệu lead time chưa vào hệ thống.
Đối soát
Đối soát ba chứng từ: đơn mua, phiếu nhập, hóa đơn. Chênh lệch đóng theo dòng. Nhận nhượng bộ và trả hàng được phép; xóa lệch trong bảng thì không. Tháng tài chính bị kéo thường do kỷ luật nhận hàng, không phải hệ tài khoản.
Email + bảng tính so với cộng tác nhà cung cấp
| Hạng mục | Email + Excel | Hệ thống nhà cung cấp |
|---|---|---|
| Trạng thái đơn | Mỗi bên đính file riêng | Một số đơn; trạng thái trong-ngoài thống nhất |
| Đổi lead time | Lật lịch sử chat | Phiên bản + mã lý do + ai xác nhận |
| Hết hạn chứng từ | Bản scan rải rác | Cảnh báo hạn tới vị trí |
| Đối soát | Cuối tháng chắp tay | Ba chứng từ, đóng lệch theo dòng |
| Tầm nhìn mua nước ngoài | Múi giờ phóng đại lời hứa miệng | Cổng chỉ đọc đơn mình và kết luận QC |
| Quyền | Forward là lan | Theo nhà cung cấp, tổ chức mua, số tiền |
Cắt với ERP và WMS thế nào
Hệ thống nhà cung cấp không phải sổ tồn kho thứ hai. Số tồn theo thực thi kho; hàng đang về theo phiên bản đơn. XYN Tech có quyền tác giả phần mềm 「ERP生产管理系统 V1.0」(2022-08-04). Nhà máy có thể xem hệ thống sản xuất thông minh Tập đoàn Jianfeng. Đóng băng mã hàng và mã nhà cung cấp rồi mới bàn giao diện cổng. Mã không đóng, cổng chỉ đồng bộ hỗn loạn cho nhà cung cấp.
Hải quan, kiểm nghiệm, vận chuyển hóa chất nguy hiểm đừng nhét vào SRM giai đoạn một. Giai đoạn một chạy được đặt hàng—xác nhận—xuất—nhận—đối soát là đã thay khoảng 80% email. Phần còn lại là cấu hình, không phải đối tượng mới.
Ba việc thêm khi buyer nước ngoài quản nhà cung cấp Trung Quốc
- Ngôn ngữ hợp đồng tách ngôn ngữ hệ thống: trường hệ thống dùng bảng đối chiếu Trung–Anh hai bên đã xác nhận; hợp đồng theo văn bản pháp lý.
- File khiếu nại chất lượng vào số đơn, không vào ổ cá nhân. Ảnh, báo cáo kiểm, phiếu nhượng bộ treo cùng lô.
- Đừng mặc định nhà cung cấp dùng workflow phức tạp. Ít thao tác cổng hơn thì tốt: xác nhận lead time, tải phiếu giao, trả lời không đạt.
Chức năng giai đoạn một không làm
Mall điểm nhà cung cấp, bot đấu thầu tự động, sảnh RFQ toàn tự động trông như “số hóa”. Chúng kéo đội master data còn bẩn sang chiến trường thứ hai. Từ chối ở giai đoạn một không phải bảo thủ; là bảo vệ kỷ luật đối soát. Thẻ điểm làm sau: trước hết sự kiện thô về đúng hạn, đạt, số lần đổi giá, rồi mới hạng. Không sự kiện, điểm chỉ là ấn tượng của trưởng mua với giao diện mới.
Master data trước trang cổng. Tên tắt, tên pháp lý, mã thuế, tài khoản ngân hàng phải có khóa duy nhất. Một hàng nhiều mã giải ở lớp vật tư; đừng để nhà cung cấp “chọn mã trông giống” trên cổng. Trong bàn giao chuỗi cung ứng XYN Tech coi đây là điều kiện khởi công: phương án mã chưa chốt thì lịch phát triển dừng. Mua nước ngoài khăng khăng mã riêng thì làm bảng đối chiếu, không bắt nhà máy Trung Quốc bỏ mã nội bộ.
XYN Tech có thể đặt riêng quanh các đối tượng này và triển khai trong môi trường của khách. Không phải SaaS SRM đang bày bán. Hồ sơ công ty và quyền phần mềm: xynkeji.com/about. Nếu cần thêm phê duyệt nội bộ và CRM phía khách, phải cắt trách nhiệm: đổi lead time nhà cung cấp không chạy qua follow-up bán hàng, cũng không “đặc cách” trong group WeChat. Đứng số đơn trước, rồi mới chiến lược cộng tác. Đảo thứ tự, hệ thống thành một bảng tính đắt hơn.