공급사 관리는 ‘전략적 협업’에서 먼저 무너지지 않는다. 발주 상태, 자격 만료, 납기 변경, 송장 차이가 메일과 표에 동시에 살 때 무너진다. Shandong XYN Information Technology Co., Ltd.(许愿牛科技 / XYN Tech)는 제조·유통 고객의 맞춤 시스템에서 공급사 모듈을 거의 항상 1기에 넣는다. 이 글은 중국 공급사를 관리하는 구매·운영(해외 바이어 포함)을 위한 것이다. 메일+표와 공급사 협업 시스템(SRM)을 대조한다. 내일 켤 수 있는 클라우드 SKU가 아니다.
메일과 표가 모자라는 날
합격 공급사 40곳인 공장은 숙련 계획원과 워크북으로 버틸 수 있다. 공급사 80곳, 품번 3000 초과, 같은 발주가 납기 때문에 세 번 고쳐진 뒤 실패 모드는 고정된다. 공급사는 옛 납기 버전에 회신하고, 자격 스캔은 개인 메일함에 있고, 재무는 입고와 청구 목록을 맞추지 못하며, 구매는 채팅에서 “이 로트 왔나”를 묻는다. 게으름이 아니다. 객체에 유일한 번호가 없다.
해외 구매는 더 잘 빠진다. 공급사는 중국, 발주는 메일, 품질 이의는 WeChat, 대사는 Excel. 시차로 “어젯밤 누가 납기를 바꿨는지”가 추적 불가가 된다. 시스템은 같은 발주번호 아래 상태·첨부·책임자를 둬야 한다. 또 하나의 채팅 도구가 아니다.
공급사 시스템이 실제로 쥐어야 할 네 가지
발주
구매발주에는 불변 번호가 필요하다. 납기·수량·단가 변경은 버전을 타고, 옛 버전은 조회된다. 공급사 포털은 자기 발주만 열고 남의 가격은 보이지 않는다. ERP 생산관리 납품에서 XYN Tech는 발주·입고·매입 대사를 같은 품번으로 묶어 창고와 재무가 두 권의 코드북을 갖지 않게 한다.
자격
사업자등록, 체계 인증, 위험화학·식품 허가는 만료일이 있다. 만료 전 알림은 지정 직무에 떨어져야 하며 “그때 단체방에서 한 소리”가 아니다. 증빙 주체는 공급사 마스터에 묶이고, 법인 변경 후 옛 증은 게이트를 통과하지 못한다. 인사 자격과 같은 마스터 데이터 문제다. 폴더 나무를 둘로 두지 마라.
납기
납기는 한 칸이 아니다. 약속일, 확정일, 출하일, 도착일이다. 공급사가 약속을 바꾸면 사유 코드가 남는다. 계획원 워크벤치는 먼저 결품 위험을 보고, 안 읽은 메일 열 통을 먼저 열지 않는다. 키팅 점검을 아침 회의에서 외친다면 납기 데이터가 시스템에 없는 것이다.
대사
삼자 매칭: 구매발주, 입고, 송장. 차이는 행 단위로 닫는다. 양보 입고와 반품은 허용하고, 표에서 차액을 지우는 것은 허용하지 않는다. 월말이 밀리면 원인은 대개 입고 규율이지 계정과목이 아니다.
메일+표 대 공급사 협업
| 항목 | 메일 + Excel | 공급사 시스템 |
|---|---|---|
| 발주 상태 | 각자 다른 첨부 | 같은 번호, 안팎 상태 일치 |
| 납기 변경 | 채팅 기록에서 찾기 | 버전 + 사유 코드 + 확정자 |
| 자격 만료 | 스캔이 흩어짐 | 만료 알림이 직무로 |
| 대사 | 월말 수작업 짜깁기 | 삼자 매칭, 행 단위 종료 |
| 해외 구매 가시성 | 시차가 구두 약속을 부풀림 | 포털은 자기 발주와 QC 결과만 |
| 권한 | 전달하면 확산 | 공급사·구매조직·금액으로 구분 |
ERP·WMS와의 경계
공급사 시스템은 두 번째 재고 장부가 아니다. 재고 수량은 창고 실행을 따르고, 발주 중 재고는 발주 버전을 따른다. XYN Tech에는 소프트웨어 저작권 「ERP生产管理系统 V1.0」(2022-08-04)이 있다. 제조 현장은 젠펑그룹 스마트 제조 시스템을 참고할 수 있다. 포털 화면을 말하기 전에 품번과 공급사 코드를 동결하라. 코드를 안 얼리면 포털은 혼돈을 공급사에 동기화할 뿐이다.
관세, 상품검사, 위험물 운송 규칙을 1기 SRM에 넣지 마라. 1기가 발주—확정—출하—입고—대사를 돌리면 이미 메일의 약 80%를 대체한다. 나머지는 설정이지 새 객체가 아니다.
해외 바이어가 중국 공급사를 관리할 때 더 하는 세 가지
- 계약 언어와 시스템 언어를 가른다. 시스템 필드는 양측이 확인한 중영 대조표를 쓰고, 계약은 법무 텍스트를 따른다.
- 품질 이의 첨부는 발주번호로 들어가고 개인 드라이브로 가지 않는다. 사진, 시험 성적, 양보서는 같은 로트에 걸린다.
- 공급사가 복잡한 워크플로를 쓴다고 가정하지 마라. 포털 동작은 적을수록 좋다. 납기 확정, 납품서 업로드, 부적합 회신.
1기에 하지 말 기능
공급사 포인트몰, 자동 입찰 봇, 전자동 견적 홀은 ‘디지털화’처럼 보인다. 마스터가 아직 더러운 팀을 두 번째 전장으로 끈다. 1기에서 거절하는 것은 보수주의가 아니라 대사 규율을 지키는 일이다. 스코어카드는 나중에: 먼저 납기 준수율·합격률·가격 변경 횟수의 원시 사건, 그다음 등급. 사건이 없으면 점수는 구매 매니저의 인상 점수에 새 UI를 씌운 것이다.
마스터 데이터 거버넌스가 포털 페이지보다 앞선다. 약칭, 정식 명칭, 세번, 은행 계좌는 유일 키가 필요하다. 한 품목에 여러 코드는 품목 층에서 풀고, 공급사가 포털에서 ‘비슷해 보이는 품번’을 고르게 하지 마라. 공급망 납품에서 XYN Tech는 이를 착공 조건으로 본다. 코딩 방안이 안 정해지면 개발 달력은 멈춘다. 해외 구매가 자기 품번을 고집하면 대조표를 만든다. 중국 공장의 내부 코드를 버리게 하지 않는다.
XYN Tech는 이 객체들로 맞춤 구축해 고객 환경에 배포할 수 있다. 진열 중인 SaaS SRM이 아니다. 회사 소개와 소프트웨어 저작권은 xynkeji.com/about. 내부 결재와 고객측 CRM이 함께 필요하면 책임을 가른다. 공급사 납기 변경이 영업 팔로업으로 가면 안 되고, WeChat 그룹에서 ‘특례 승인’되어도 안 된다. 먼저 발주번호를 세우고 그다음 협업 전략이다. 순서가 바뀌면 시스템은 더 비싼 표가 된다.