Persetujuan bergantung pada grup WeChat: bagaimana membuat sistem untuk alur persetujuan, dokumen resmi, dan hak akses organisasi

Dipublikasikan: 2026-09-18 Sumber: 许愿牛科技

Persetujuan bergantung pada grup WeChat, mencari orang dengan bertanya, dan audit dengan tangkapan layar. Artikel ini membagi OA menjadi tiga lapisan—urusan, proses, dan data—serta menjelaskan secara jelas tentang node dinamis, hak akses tiga tingkat (menu/data/field), serta jalur implementasi tiga mesin utama: proses, formulir, dan pesan.

Pembukaan: Persetujuan perjalanan dinas mengandalkan pesan grup, mencari penanggung jawab persetujuan dengan bertanya

Sebuah perusahaan manufaktur dengan sekitar 200 karyawan, setelah tahun baru, proses pengajuan perjalanan dinas pertama kali berjalan sebagai berikut: karyawan mencatat di grup dan menyebutkan atasan; setelah atasan melihat, ia membalas dengan "OK", lalu karyawan mengambil tangkapan layar dan menyimpannya; pada akhir bulan, bagian keuangan melakukan penggantian biaya perjalanan dengan merujuk pada tangkapan layar tersebut, satu per satu sesuai anggaran; sementara itu, bagian SDM pada akhir tahun melakukan statistik "jumlah hari perjalanan dinas karyawan", namun ternyata tangkapan layar tidak lengkap dan data lintas departemen belum diselaraskan.

Ini bukanlah fenomena yang terisolasi. Proses persetujuan di banyak perusahaan di Tiongkok berjalan seperti ini:

  • Mencari orang bergantung pada bertanya: Pada minggu pertama masuk kerja, pertanyaan yang paling sering diajukan oleh karyawan baru adalah "Saya harus meminta persetujuan dari siapa untuk izin? Siapa yang meninjau penggantian biaya saya?"
  • Pesan grup sebagai bukti: Di grup WeChat atau DingTalk, "@Bos telah disetujui" dianggap sebagai persetujuan yang telah diberikan, sehingga tidak dapat diaudit setelahnya.
  • Data antardepartemen tidak sesuai: Departemen penjualan berpendapat bahwa kunjungan pelanggan telah disetujui, sementara departemen pemasaran menganggap belum disetujui; bagian keuangan melakukan pembayaran berdasarkan tangkapan layar dari departemen penjualan.
  • Hak akses hanya berdasarkan lisan: Seorang manajer mengundurkan diri, hak aksesnya tidak ditarik kembali, dan orang baru yang datang tidak tahu di tangan siapa kontrak yang telah disetujui oleh manajer sebelumnya.

Akar dari masalah-masalah ini bukan terletak pada "seberapa rumit proses persetujuan", melainkan padaAlur persetujuan tidak masuk ke dalam sistem. Pesan grup, percakapan lisan, dan tangkapan layar semuanya merupakan media sementara; yang kurang adalah wadah yang terstruktur, dapat dilacak, dan memiliki jejak. Sistem OA (sistem otomasi kantor) justru mewujudkan hal tersebut secara terstruktur: menyatukan “siapa, urusan apa, kapan, kepada siapa diajukan, berdasarkan aturan apa diproses, serta bagaimana data ditampung setelah proses selesai” ke dalam satu alur persetujuan.

Diagram alur persetujuan pada tablet

01 Bagaimana cara memecah bisnis: struktur tiga lapisan alur persetujuan

Memecah urusan persetujuan ini sebenarnya terdiri dari tiga lapisan:

  1. Lapisan urusan: Karyawan mengajukan berbagai urusan spesifik seperti “perjalanan dinas, izin cuti, penggantian biaya, kontrak, penggunaan stempel, pembelian”, dan setiap urusan tersebut mencakup jumlah uang, durasi hari, lampiran, serta objek bisnis terkait (permohonan perjalanan dinas terkait dengan pesanan penjualan, penggantian biaya terkait dengan faktur).
  2. Lapisan proses: Perkara bergerak dari satu node ke node berikutnya, dan penanggung jawab pada setiap node dihitung secara dinamis (berdasarkan departemen, tingkat, nilai, dan kategori), bukan ditetapkan secara tetap.
  3. Lapisan data: Setelah persetujuan diterima atau ditolak, data harus ditulis kembali ke sistem bisnis (HR, keuangan, penjualan, dan basis data kontrak), dan tidak boleh hanya berhenti di alur persetujuan.

Hubungan tiga lapis adalah:Hal-hal adalah pintu masuk, proses adalah batang utama, dan data adalah pintu keluar.. Jika dalam pembuatan sistem OA hanya mengembangkan alur kerja tanpa menyediakan ekspor data, maka alur persetujuan akan menjadi pulau terpisah; jika hanya mengembangkan urusan tanpa mengembangkan alur kerja, maka sistem tersebut akan berubah menjadi “sistem pengisian formulir”.

02 Bagaimana merancang: tiga komponen utama berupa node dinamis, matriks hak akses, dan pencatatan jejak

Desain node: Penanggung jawab persetujuan tidak ditentukan secara tetap

Banyak sistem OA langsung menetapkan secara kaku siapa yang harus menyetujui: “Permohonan perjalanan dinas → Manajer Departemen → HR → Direktur Utama”. Akibatnya, ketika manajer departemen berganti tugas, HR digabungkan ke bagian administrasi, dan direktur utama sedang keluar kota, seluruh sistem menjadi kacau.

Cara yang benar:Pemberi persetujuan dihitung secara dinamis berdasarkan aturan.. Dimensi aturan biasanya ada empat:

  • Dimensi departemen: Departemen tempat pelamar bekerja sesuai dengan penanggung jawab saat ini di departemen tersebut (diperiksa secara real-time berdasarkan pohon organisasi).
  • Dimensi tingkat: Jumlah uang, jumlah hari, dan nilai kontrak masing-masing sesuai dengan interval yang berbeda, serta masing-masing memiliki tingkat persetujuan yang berbeda.
  • Dimensi peran: Jika nilai kontrak melebihi 500.000, bagian hukum wajib terlibat; ketika karyawan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri, persetujuan keamanan dan kepatuhan wajib ditandatangani bersama.
  • Dimensi agen: Jika penanggung jawab izin atau sedang dalam perjalanan dinas, secara otomatis akan dialihkan kepada agen, yang ditentukan oleh hubungan organisasi atau HR.

Gabungkan keempat dimensi ini menjadi "ekspresi aturan", dan mesin alur kerja akan menghitung node secara real-time berdasarkan aturan tersebut,Tidak menuliskan nama penanggung jawab secara pasti. Pindah jabatan dan penyesuaian organisasi tidak memerlukan perubahan pada template proses.

Desain hak akses: tiga tingkat—menu, data, dan bidang

Hak akses bukanlah "apakah bisa masuk ke sistem", melainkan terbagi menjadi tiga tingkat:

  • Tingkat menu: Apakah bisa melihat modul ini (karyawan biasa tidak dapat melihat "Manajemen Struktur Organisasi").
  • Tingkat data: Bisakah melihat data ini (Departemen Penjualan I hanya dapat melihat penggantian biaya karyawan di departemennya sendiri, tidak dapat melihat Departemen Penjualan II).
  • tingkat bidang: Apakah beberapa bidang pada data ini dapat dilihat (pemohon umum tidak dapat melihat bidang gaji pemohon, tetapi HR dapat melihatnya).

Setelah hak akses tingkat tiga dibagi, sistem OA dapat mendukung struktur organisasi yang kompleks: grup–cabang–departemen–kelompok; data lintas tingkat harus dikendalikan secara paralel berdasarkan dua aturan: “saya dapat melihat jalur saya sendiri + saya adalah penanggung jawab jalur tersebut”.

Desain jejak: tujuh unsur dalam log persetujuan

Setiap operasi persetujuan harus mencatat tujuh unsur:

  1. Operator: Siapa yang mengekliknya.
  2. Waktu operasi: Akurat hingga detik.
  3. Tindakan operasional: Setuju, tolak, teruskan, tambahkan tanda tangan, tarik kembali.
  4. Pendapat operasional: Pendapat penolakan wajib diisi, jika setuju dapat dikosongkan.
  5. Posisi node: Pada tahap mana proses saat ini berada.
  6. Cuplikan data terkait: Saat proses persetujuan, nilai bidang pada objek bisnis (jumlah, lampiran) disimpan apa adanya, dan tidak diperbolehkan mengubah objek bisnis setelahnya sehingga catatan persetujuan tetap tidak berubah.
  7. Jejak perangkat dan IP: Dari perangkat mana, dari IP mana yang mengirim (untuk audit kepatuhan).

Jika salah satu dari tujuh unsur ini tidak terpenuhi, akan terjadi perdebatan saat audit. Kesalahan yang sering terjadi adalah ketika “pendapat operasional boleh kosong”, sehingga pengajuan ditolak tanpa alasan, karyawan pun mengajukannya berulang kali, dan alur persetujuan menjadi semakin panjang.

Papan matriks arsitektur organisasi dan hak akses

03 Bagaimana mengembangkan: tiga komponen utama berupa mesin proses, mesin formulir, dan bus pesan

Inti pengembangan OA adalah tiga mesin, bukan N halaman:

Mesin proses

Mesin proses dapat menjalankan alur kerja hanya dengan konfigurasi, tanpa perlu menulis kode. Fitur yang harus didukung:

  • Serial, paralel, penandatanganan bersama, atau penandatanganan berurutan: Empat jenis alur dasar, permohonan pengangkatan menjadi karyawan tetap bersifat serial (HR → atasan → CEO), sedangkan persetujuan bersama untuk pembelian bersifat paralel (keuangan dan atasan pembelian meninjau secara bersamaan).
  • Percabangan kondisi: Dibagi berdasarkan nilai, kategori, dan tingkat pemohon; untuk yang di bawah 5.000 yuan menggunakan alur sederhana, untuk yang antara 5.000 hingga 50.000 yuan melalui proses audit ganda oleh departemen dan bagian keuangan, sedangkan untuk yang di atas 50.000 yuan ditambahkan persetujuan CEO.
  • Mundur dan menolak: Menolak kembali ke pemohon, menolak kembali ke node apa pun, menolak kembali ke node sebelumnya; ketiga jenis penolakan tersebut harus didukung.
  • Penandatanganan tambahan dan pengalihan penandatanganan: Penanggung jawab dapat meneruskan tugas kepada rekan kerja (transfer tanda tangan), serta melibatkan seorang rekan kerja untuk ikut meninjau (tambah tanda tangan).
  • Membatalkan dan membatalkan: Pemohon dapat menarik kembali urusan yang belum selesai diproses; administrator dapat membatalkan urusan yang tidak normal.

Setelah mesin proses selesai dibuat,Menambahkan satu jenis persetujuan yang tidak memerlukan penulisan kode, cukup dengan membuat diagram dan menambahkan formulir, sistem pun dapat langsung dioperasikan. Inilah kunci yang membedakan OA dari "pengembangan outsourcing persetujuan".

Mesin formulir

Formulir harus dirancang tanpa kode: jenis bidang (teks, angka, tanggal, lampiran, objek bisnis terkait), aturan validasi, pengisian wajib atau opsional, serta kondisi tampilan dan sembunyikan, semuanya dapat dikonfigurasi secara visual dengan drag-and-drop. Dengan cara ini, HR dapat menyesuaikan bidang penggantian biaya, sementara tim penjualan dapat menambahkan bidang kontrak,Tidak perlu menjadwalkan IT。

Mesin formulir harus mendukung:

  • Izin tingkat bidang: Pada formulir yang sama, field yang dilihat oleh masing-masing penanggung jawab persetujuan berbeda (penanggung jawab persetujuan biasa tidak dapat melihat nomor ponsel pemohon).
  • Penghubungan bidang : Jika memilih "Jenis kontrak = Kontrak layanan", maka bidang khusus untuk kontrak layanan akan secara otomatis ditampilkan.
  • Penulisan balik data : Setelah persetujuan diterima, data secara otomatis akan ditulis kembali ke sistem bisnis (status kontrak, absensi HR, bukti transaksi keuangan).

Bus pesan

Ketika persetujuan diterima atau ditolak, pemohon serta sistem bisnis terkait (HR, keuangan, penjualan) harus segera menerima pemberitahuan. Bus pesan mengirimkan secara terpadu:

  • Pemberitahuan dalam sistem : Pesan dalam aplikasi ditambah tugas yang belum diselesaikan.
  • Pemberitahuan IM : Webhook WeChat Perusahaan, DingTalk, Feishu, yang dikirim ke grup atau individu terkait.
  • Email dan SMS : Pemberitahuan cadangan pada tahap penting (persetujuan kontrak, perjalanan dinas ke luar negeri).
  • Pesan sistem bisnis : Setelah persetujuan diterima, sebuah pesan akan ditulis ke daftar tugas sistem bisnis (keuangan menerima tugas penggantian biaya, HR menerima tugas penerimaan karyawan baru).

Bus pesan bukan sekadar "hiasan", melainkan "sirkuit balik" bagi alur persetujuan—tanpa pemberitahuan, pemohon tidak tahu siapa yang harus dihubungi selanjutnya, sehingga seluruh proses pun terhenti.

Penyelesaian: Urutan pelaksanaan, risiko, dan indikator

Peluncuran sistem OA dibagi menjadi tiga tahap:

  1. Tahap pertama (1 bulan) : Mengimplementasikan tiga urusan yang sering dilakukan—izin, perjalanan dinas, dan penggantian biaya—untuk seluruh karyawan. Pertama-tama memindahkan proses persetujuan dari grup WeChat ke dalam sistem , meskipun hanya tiga hal ini saja, data lintas departemen langsung tersinkronisasi.
  2. Tahap kedua (2–3 bulan) : Mengimplementasikan empat urusan dengan frekuensi sedang—kontrak, penggunaan stempel, pengadaan, pembayaran—dan menghubungkan dengan sistem keuangan. Pada tahap ini juga perlu mengaktifkan penulisan balik data (setelah persetujuan kontrak diterima, secara otomatis disimpan ke gudang kontrak).
  3. Tahap ketiga (sesuai kebutuhan) : Mengimplementasikan proses SDM menyeluruh seperti kinerja, promosi, pengangkatan tetap, rekrutmen, hingga pemutusan hubungan kerja. Pada tahap ini dipimpin oleh HR, dan perlu mengintegrasikan data utama HR.

Risiko umum:

  • Aturan yang terlalu fleksibel : Konfigurasi alur persetujuan terlalu bebas, sehingga akhirnya tak ada yang tahu siapa yang bertanggung jawab selanjutnya. Prinsip: Jumlah template proses tidak boleh melebihi 30 , karena jika lebih, proses akan sulit dikendalikan.
  • Kekurangan penugasan wakil : Ketika penanggung jawab sedang melakukan perjalanan dinas tanpa menugaskan wakil, proses terhenti selama 3 hari tanpa ada yang meninjau. Sistem secara otomatis akan memberi alarm jika "proses tertahan lebih dari 24 jam".
  • Data tidak ditulis kembali : Meskipun persetujuan telah diterima, absensi di sistem HR belum diperbarui, dan bukti transaksi di sistem keuangan belum dibuat. Penulisan balik harus dilakukan dengan "verifikasi ganda"; setelah OA menulis, sistem bisnis secara aktif memanggil antarmuka untuk memastikan bahwa data telah diterima.

Indikator untuk menilai apakah proyek berhasil atau tidak:

  • Rata-rata waktu penyelesaian persetujuan : Sebelum peluncuran, proses berlangsung selama 3 hari di grup; setelah peluncuran, proses dapat diselesaikan dalam 1 hari di dalam sistem.
  • Keselarasan data lintas departemen : Tingkat kesalahan pencocokan data antara HR, keuangan, dan penjualan turun lebih dari 80%.
  • Tingkat ketertelusuran audit : Dari 20 persetujuan historis yang dipilih secara acak, tingkat kelengkapan tujuh unsur mencapai 100%.

Memindahkan proses persetujuan dari grup WeChat ke dalam sistem bukan semata-mata untuk "menggunakan sistem", melainkan untuk mengubah cara "mencari orang" dari ketergantungan pada manusia menjadi ketergantungan pada aturan . Sekali aturan ditetapkan, baik karyawan yang keluar maupun perubahan organisasi apa pun, proses persetujuan tetap teratur.