质检标准上周改了抽检比例、助手今天仍报旧数。员工以为 AI 更权威、按旧规则做了。这是治理失败：知识库没有版本、也没有退役。制度一改、对应切片必须替换或下线、助手的引用要带生效日期。模型不会自动读 OA 公告、除非你把公告当成受控知识流。
更新知识与更新制度是同一流程的两步。漏第二步、数字化会把错误传播得更快。
知识要有生效和作废
每条制度・SOP・价目进入语料时带版本号・生效日・作废日・主人。新版发布、旧版对助手不可检索、必要时保留只读档案给审计。提示词里写死的规则同样要进变更单、禁止藏在某个人的系统提示里。
- OA 发布制度时触发知识任务、未完成不得宣称「已全员学习」。
- 问答引用必须能点到版本、点不到的回答标为不可靠。
- 定期抽检：用新规则提问、若仍命中旧文、记为事故。
退役与发布同样重要
只加新切片、不删旧切片、检索会随机命中过期内容。XYN 数智化システム把制度版本与助手知识绑定、作废即对问答不可见。治理成功的标志是：制度变更当天、助手答新的；而不是模型换了更大的参数。
把知识更新写进制度流程的最后一格。没有这一格、用智会系统性地用旧智。
