Контракт подписан, проект выполнен, однако выставление счетов и поступление платежей не совпадают с этапами выполнения: отдел продаж утверждает, что клиент уже принял работу, а финансовый отдел говорит, что подтверждение не получено; отдел внедрения считает, что пора списывать остаток по второму этапу, но клиент заявляет, что остаются нерешённые вопросы. Когда фактическое исполнение контракта не соответствует учёту, проблему нельзя решить простым напоминанием — необходимо обеспечить единый видимый поток между этапами выполнения, условиями выставления счётов и подтверждением оплаты .
Проблема управления: три раздельные системы учёта говорят друг другу противоречивые вещи
В компаниях, работающих по проектной модели и продающих комплексные решения, обычно ведутся три вида учёта: учёт договоров отделом продаж, отчёт о ходе проекта отделом внедрения и учёт дебиторской задолженности финансовым отделом. В Excel каждая из этих систем может выглядеть вполне корректно, но при их перекрёстной проверке сразу выявляются недочёты: одно и то же название этапа не согласовано; письма об окончании приёмки разбросаны по личным почтовым ящикам; некоторые выставленные счёта не сопоставлены с соответствующими операциями. Гарантийный депозит, остаток по счёту и изменения или дополнительные работы — всё это частые зоны неопределённости.
Последствия включают споры по признанию выручки, отсутствие ответственного лица за просроченную дебиторскую задолженность, а также продолжение инвестиций в проект при дефиците наличных средств. Система управления должна отвечать на вопрос: в каком состоянии исполнения находится каждый пункт контракта и какие документы ещё требуются для выставления счёта и получения оплаты.
Объекты системы: строки контракта, этапы выполнения, счёта, поступления платежей
- Заголовок контракта: клиент, валюта, общая сумма, шаблон условий оплаты, ответственный за продажи.
- Этапы выполнения контракта: сумма или процентное соотношение, условия завершения, тип доказательств.
- Заявка на выставление счёта: связывается с соответствующим этапом, подача возможна только после проверки полноты представленных доказательств.
- Подтверждение поступления платежей: привязка к строке контракта, поддержка частичного списания и расчёта гарантийного депозита.
| Этапы | Частые точки разрыва | Контрольные точки системы |
|---|---|---|
| Завершение этапа выполнения | Устное подтверждение | Обязательная загрузка доказательств и подтверждение ролей |
| Выставление счёта | Сначала счёт, потом документы | Без доказательств подача счёта невозможна |
| Поступление платежей | Неясные взаиморасчёты | Расчёт по строкам контракта с предупреждением о просрочке |
| Изменения | Утеря дополнительного соглашения | Изменение суммы этапа в договоре с сохранением следов |
| Гарантийный депозит | Никто не отслеживает срок его истечения | Напоминание о дате истечения и ответственном лице |
Проектирование процесса: кто имеет право продвигать статус
Ответственный за внедрение подаёт заявку на завершение этапа, проверяющий подтверждает; финансовый отдел лишь рассматривает уже подтверждённые этапы и формирует рекомендации по выставлению счёта; отдел продаж отслеживает просроченные платежи. Полномочия разделены. При изменении договора необходимо сначала скорректировать строку контракта. В многопрофильных группах следует также согласовать субъект выставления счёта с субъектом контракта.
Внедрение и показатели
Сначала очистить исторические данные основных контрактов, унифицировать словарь этапов и восполнить пробелы в доказательствах. Новые контракты должны обязательно проходить через систему. При интеграции с бухгалтерским программным обеспечением обеспечить двустороннюю синхронизацию выставления счётов и поступления платежей. Суммировать затраты по проекту по строкам контракта для удобства мониторинга валовой прибыли.
Контроль показателей: своевременность завершения этапов, период выставления счётов, период поступления платежей, уровень успешного напоминания о сроке истечения гарантийного депозита. Анализ валовой прибыли должен основываться на уже подтверждённых поступлениях и фактически понесённых расходах. Для пилотного проекта выбрать продукт с относительно стандартной структурой контракта.
В проектах с высокой степенью кастомизации решающее значение имеет наличие чётко прописанных шаблонов доказательств того, что считается завершённым. Шаблоны доказательств должны быть одобрены совместно отделом продаж, отделом внедрения и финансовым отделом.
Заключение
Видимость исполнения контракта — по сути, это фиксация условий завершения, доказательств, счётов и поступлений в одной строке контракта. После чёткого распределения полномочий и ответственности за изменение статуса, подтверждение и выставление счёта, сверка данных перестанет сводиться к спорам и превратится в поиск отклонений.
Shandong XYN Information Technology Co., Ltd. (XYN Tech) разрабатывает для компаний индивидуальные системы управления исполнением контрактов, координации поступлений платежей и внутреннего управления. Информация о продуктах доступна на сайте xynadmin.com, а о компании — на странице «О нас».
При внедрении часто встречаются препятствия, связанные с тем, что сначала запускают систему, а затем пытаются её стандартизировать. Если правила не прописаны заранее, запуск лишь усугубляет хаос. Рекомендуется провести двухнедельный семинар по правилам, чтобы превратить обычные практики в действующие положения, включить спорные моменты в список открытых вопросов и не переходить к активной разработке, пока эти вопросы не будут решены.
При внедрении часто встречаются препятствия, связанные с тем, что сначала запускают систему, а затем пытаются её стандартизировать. Если правила не прописаны заранее, запуск лишь усугубляет хаос. Рекомендуется провести двухнедельный семинар по правилам, чтобы превратить обычные практики в действующие положения, включить спорные моменты в список открытых вопросов и не переходить к активной разработке, пока эти вопросы не будут решены.
При внедрении часто встречаются препятствия, связанные с тем, что сначала запускают систему, а затем пытаются её стандартизировать. Если правила не прописаны заранее, запуск лишь усугубляет хаос. Рекомендуется провести двухнедельный семинар по правилам, чтобы превратить обычные практики в действующие положения, включить спорные моменты в список открытых вопросов и не переходить к активной разработке, пока эти вопросы не будут решены.
При внедрении часто встречаются препятствия, связанные с тем, что сначала запускают систему, а затем пытаются её стандартизировать. Если правила не прописаны заранее, запуск лишь усугубляет хаос. Рекомендуется провести двухнедельный семинар по правилам, чтобы превратить обычные практики в действующие положения, включить спорные моменты в список открытых вопросов и не переходить к активной разработке, пока эти вопросы не будут решены.
При внедрении часто встречаются препятствия, связанные с тем, что сначала запускают систему, а затем пытаются её стандартизировать. Если правила не прописаны заранее, запуск лишь усугубляет хаос. Рекомендуется провести двухнедельный семинар по правилам, чтобы превратить обычные практики в действующие положения, включить спорные моменты в список открытых вопросов и не переходить к активной разработке, пока эти вопросы не будут решены.
При внедрении часто встречаются препятствия, связанные с тем, что сначала запускают систему, а затем пытаются её стандартизировать. Если правила не прописаны заранее, запуск лишь усугубляет хаос. Рекомендуется провести двухнедельный семинар по правилам, чтобы превратить обычные практики в действующие положения, включить спорные моменты в список открытых вопросов и не переходить к активной разработке, пока эти вопросы не будут решены.
При внедрении часто встречаются препятствия, связанные с тем, что сначала запускают систему, а затем пытаются её стандартизировать. Если правила не прописаны заранее, запуск лишь усугубляет хаос. Рекомендуется провести двухнедельный семинар по правилам, чтобы превратить обычные практики в действующие положения, включить спорные моменты в список открытых вопросов и не переходить к активной разработке, пока эти вопросы не будут решены.
При внедрении часто встречаются препятствия, связанные с тем, что сначала запускают систему, а затем пытаются её стандартизировать. Если правила не прописаны заранее, запуск лишь усугубляет хаос. Рекомендуется провести двухнедельный семинар по правилам, чтобы превратить обычные практики в действующие положения, включить спорные моменты в список открытых вопросов и не переходить к активной разработке, пока эти вопросы не будут решены.
При внедрении часто встречаются препятствия, связанные с тем, что сначала запускают систему, а затем пытаются её стандартизировать. Если правила не прописаны заранее, запуск лишь усугубляет хаос. Рекомендуется провести двухнедельный семинар по правилам, чтобы превратить обычные практики в действующие положения, включить спорные моменты в список открытых вопросов и не переходить к активной разработке, пока эти вопросы не будут решены.
При внедрении часто встречаются препятствия, связанные с тем, что сначала запускают систему, а затем пытаются её стандартизировать. Если правила не прописаны заранее, запуск лишь усугубляет хаос. Рекомендуется провести двухнедельный семинар по правилам, чтобы превратить обычные практики в действующие положения, включить спорные моменты в список открытых вопросов и не переходить к активной разработке, пока эти вопросы не будут решены.
При внедрении часто встречаются препятствия, связанные с тем, что сначала запускают систему, а затем пытаются её стандартизировать. Если правила не прописаны заранее, запуск лишь усугубляет хаос. Рекомендуется провести двухнедельный семинар по правилам, чтобы превратить обычные практики в действующие положения, включить спорные моменты в список открытых вопросов и не переходить к активной разработке, пока эти вопросы не будут решены.