业务叫 ABC Co.、单证写 ABC Company Ltd.、船公司舱单又是别的缩写。港口有的写 Ningbo、有的 Ningbo Zhoushan，报关和订舱各信一份。外贸差错里有一半不是「不会做信用证」、是主数据没有唯一。客户・商品・港口・船公司这四类不先统一、后面的流程再熟练也会抄错。
先做主数据、再谈自动化出单。顺序反了、自动化只是把错误打得更整齐。
四类主数据各要一个主人
客户主数据含正式名称・地址・税号・付款条件，业务不得在报价里临时发明。商品含海关编码・英文品名・单位换算、跟生产料号映射。港口和船公司用标准代码、禁止自由文本。变更走申请、同步到报价・合同・出货和单证，不允许各模块各改各的。
- 录入时查重：名称・邮箱・税号任一重复即合并、不新建。
- 英文品名与发票・箱单・产地证共用、禁止单证员再翻译一版。
- 港口代码绑定国家与航线、减少「看起来像但不是那个港」。
统一之后单证才能生成
出单应从已锁定的主数据和出货记录生成草稿、人工只处理例外。XYN 数智化システム把客户・商品・港口・船公司做成外贸共用主数据、报价到交单用同一套词。统一看起来慢一周、省下的是全年改证和滞港。
四类主数据没有主人、每个人都会成为临时主人。临时主人一多、信用证就会对不上。
