业务叫 ABC Co. 单证写成 ABC Company Ltd. 船公司舱单又是另一个缩写. 港口有的写 Ningbo 有的写 Ningbo Zhoushan 报关和订舱各信一份. 外贸差错里有一半不是不会做信用证 是主数据没有唯一. 客户·商品·港口·船公司这四类不先统一 后面的流程再熟练也会抄错.
先做主数据 再谈自动化出单. 顺序反了 自动化只是把错误打得更整齐.
四类主数据各要一个主人
客户主数据含正式名称·地址·税号·付款条件 业务不得在报价里临时发明. 商品含海关编码·英文品名·单位换算 跟生产料号映射. 港口和船公司用标准代码 禁止自由文本. 变更走申请 同步到报价·合同·出货和单证 不允许各模块各改各的.
- 录入时查重: 名称·邮箱·税号任一重复即合并 不新建.
- 英文品名与发票·箱单·产地证共用 禁止单证员再翻译一版.
- 港口代码绑定国家与航线 减少看起来像但不是那个港.
统一之后单证才能生成
出单应从已锁定的主数据和出货记录生成草稿 人工只处理例外. XYN 数智化 시스템 把客户·商品·港口·船公司做成外贸共用主数据 报价到交单用同一套词. 统一看起来慢一周 省下的是全年改证和滞港.
四类主数据没有主人 每个人都会成为临时主人. 临时主人一多 信用证就会对不上.
