Ketels, drukvaten, heftrucks en kasten voor gevaarlijke chemicaliën zijn in de fabriek allemaal bekend als belangrijk. Toch worden ze dagelijks in een notitieboekje bijgehouden: inspecties worden aangevinkt, uitgiften worden ondertekend, en certificaten worden in de lade gestoken. Zodra de inspectiecommissie arriveert, worden ’s nachts foto’s genomen en geüpload; zodra de commissie vertrokken is, gaat alles weer terug naar het notitieboekje. Als er iets misgaat, is het onduidelijk wie de laatste inspectie heeft uitgevoerd, waar de gevaarlijke chemicaliën zich toen bevonden of of de certificaten nog steeds gebruikt werden terwijl ze al verlopen waren.
Het veiligheids- en milieuregister moet in het systeem worden ingevoerd. Papier kan wel de camera’s van de inspectie voor de gek houden, maar het biedt geen bescherming tegen achterhalen en tijd.
Drie blind spots van papieren registers
Verlopen waarschuwt niet vanzelf. De geldigheidstermijn van certificaten, periodieke inspecties en beschermingsmiddelen staat op papier; alleen wanneer iemand erin kijkt, komt dit aan het licht. Inspecties kunnen worden nagekauwd, maar het is onmogelijk om vast te stellen of de apparatuur op dat moment echt stilgelegd en geïnspecteerd werd. Als bij de uitgifte van gevaarlijke chemicaliën alleen de hoeveelheid wordt genoteerd en niet de bestemming, leidt dit tot discrepanties tussen boekhouding en werkelijkheid, die pas tijdens de inventarisatie duidelijk worden.
Na een functiewisseling verdwijnen ook de ‘stille regels’ van het notitieboekje. Nieuwe medewerkers durven de kasten niet aan te raken en melden ook niet wanneer iets verlopen is; zo stapelen risico’s zich stilletjes op.
Wat moet er na invoering in het systeem worden geblokkeerd?
- Herinneringen vóór het verstrijken van certificaten en periodieke inspecties; apparatuur met een verlopen datum mag niet worden ingezet, en verlopen gevaarlijke chemicaliën mogen niet worden uitgegeven.
- Inspectiepunten zijn gekoppeld aan apparatuur; ontbrekende punten kunnen niet worden ingediend, en bij naslaginspecties moet altijd de reden worden vermeld.
- Bij de uitgifte van gevaarlijke chemicaliën moeten gebruik, bestemming en resterende hoeveelheid duidelijk worden vermeld; overschrijding van limieten wordt doorgegeven aan de verantwoordelijke voor veiligheid en milieu.
- Inspectiematerialen worden uit het systeem geëxporteerd met een tijdlijn; het maken van een aparte tabel speciaal voor de inspectie is verboden.
Het digitale systeem van XYN kan apparatuur, certificaten en uitgiften omzetten in een configureerbaar veiligheids- en milieuregister. Zodra het register in het systeem zit, krijgt slimme productie de mogelijkheid om te spreken over personeelsvermindering. Met minder mensen is het des te belangrijker om geen gevaarlijke bronnen meer op basis van geheugen te beheren.
