เมื่อสายการผลิตขาดวัสดุ สิ่งที่มักเกิดขึ้นมากที่สุดคือ: ฝ่ายตรวจสอบระบุว่าไม่ผ่าน แต่หน้างานบอกให้ใช้ไปก่อน แล้วฝ่ายคุณภาพก็ออกใบอนุมัติยอมรับชั่วคราวมาให้ ใช้ครั้งเดียวก็พอเข้าใจ แต่ถ้ากลายเป็นนิสัย ซัพพลายเออร์ก็จะเรียนรู้ว่า “ยังไงก็เข้าสายการผลิตได้อยู่ดี” เมื่อมีคำร้องเรียนจากลูกค้า เฉพาะกลุ่มสินค้าที่ผ่านการตรวจสอบก็ถูกผสมรวมกับสินค้าที่ผ่านการตรวจแล้วไปหมด การตรวจสอบย้อนกลับจึงทำได้เพียงอาศัยความทรงจำเท่านั้น
ความหมายของประตูคุณภาพคือการปิดกั้น หากปิดกั้นไม่ได้ การตรวจสอบก็เป็นเพียงการบันทึกข้อมูลเท่านั้น
ทำไมการยอมรับชั่วคราวถึงควบคุมไม่ได้?
เพราะไม่มีวงเงิน ไม่มีระดับการอนุมัติ และไม่มีการติดตามจำนวนสินค้าที่ส่งให้ซัพพลายเออร์ แรงกดดันด้านแผนงานมักจะเหนือกว่าการคัดค้านด้านคุณภาพเสมอ หากระบบอนุญาตให้เข้าสายการผลิตก่อนโดยไม่ตรวจสอบ และส่งออกก่อนแล้วค่อยมาแก้ไขภายหลัง ประตูก็ย่อมเปิดอยู่ตลอดเวลา
ต้องเปลี่ยนการยอมรับชั่วคราวให้เป็นข้อยกเว้น ไม่ใช่ช่องทางให้ผ่าน
- สินค้าที่ยังไม่ได้ตรวจสอบหรือไม่ผ่านการตรวจสอบ ควรกำหนดให้ไม่สามารถนำเข้าคลังสินค้าหรือจ่ายวัสดุได้โดยปริยาย
- ให้แบ่งประเภทการยอมรับชั่วคราวตามความเสี่ยงของวัสดุ โดยห้ามการยอมรับชั่วคราวสำหรับวัสดุที่มีความเสี่ยงสูง
- ทุกใบอนุมัติยอมรับชั่วคราวต้องเชื่อมโยงกับซัพพลายเออร์ ข้อบกพร่อง และปริมาณการใช้ เพื่อคำนวณอัตราการปฏิบัติตามสัญญา
- แยกแยะวัสดุที่ได้รับการยอมรับชั่วคราวออกจากล็อตสินค้าอื่นๆ และแม้จะถูกส่งออกไปแล้ว ก็ยังสามารถเรียกคืนได้
ระบบดิจิทัลของ XYN เชื่อมโยงการตรวจสอบ สินค้าคงคลัง และการจ่ายวัสดุในใบสั่งงานเข้ากับสถานะคุณภาพ การประสานงานในห่วงโซ่อุปทานไม่ใช่การทำให้สินค้าเข้ามาเร็วขึ้น แต่คือการทำให้สินค้าที่ไม่ผ่านการตรวจสอบเข้ามาได้ยากขึ้น ประตูต้องปิดได้อย่างแท้จริง