มาตรฐานการตรวจสอบคุณภาพได้ปรับเปลี่ยนสัดส่วนการสุ่มตรวจเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว แต่ผู้ช่วยยังคงรายงานตัวเลขเดิมในวันนี้ พนักงานเข้าใจว่า AI มีความน่าเชื่อถือมากกว่า จึงดำเนินการตามกฎเกณฑ์เดิม นี่คือความล้มเหลวในการบริหารจัดการ: คลังความรู้ไม่มีการระบุเวอร์ชัน และไม่มีการปลดระวาง เมื่อกฎระเบียบมีการเปลี่ยนแปลง ชิ้นส่วนข้อมูลที่เกี่ยวข้องจำเป็นต้องถูกแทนที่หรือถอดออกจากระบบ การอ้างอิงของผู้ช่วยต้องระบุวันที่มีผลบังคับใช้ โมเดลจะไม่อ่านประกาศ OA โดยอัตโนมัติ เว้นแต่ว่าคุณจะกำหนดให้ประกาศนั้นเป็นส่วนหนึ่งของกระแสความรู้ที่ควบคุมได้
การอัปเดตความรู้และการอัปเดตกฎระเบียบเป็นสองขั้นตอนของกระบวนการเดียวกัน หากละเลยขั้นตอนที่สอง การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลจะยิ่งทำให้ข้อผิดพลาดแพร่กระจายเร็วยิ่งขึ้น
ความรู้ต้องมีวันที่มีผลบังคับใช้และวันที่ถูกยกเลิก
ทุกกฎระเบียบ SOP และรายการราคาเมื่อถูกนำเข้าสู่ข้อมูลตัวอย่าง ต้องระบุหมายเลขเวอร์ชัน วันที่มีผลบังคับใช้ วันที่ถูกยกเลิก และเจ้าของ สำหรับเวอร์ชันใหม่ที่เผยแพร่ ฉบับเก่าจะไม่สามารถค้นหาได้โดยผู้ช่วย และหากจำเป็น ควรเก็บเอกสารแบบอ่านอย่างเดียวไว้เพื่อการตรวจสอบ กฎเกณฑ์ที่ถูกกำหนดตายตัวไว้ในคำแนะนำก็ต้องถูกบันทึกในใบเปลี่ยนแปลงเช่นกัน ห้ามซ่อนไว้ในคำแนะนำระบบของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
- เมื่อ OA เผยแพร่กฎระเบียบ จะต้องกระตุ้นภารกิจด้านความรู้ หากยังไม่เสร็จสมบูรณ์ ห้ามกล่าวอ้างว่า “ทุกคนได้ศึกษาแล้ว”
- การอ้างอิงในการตอบคำถามต้องสามารถระบุเวอร์ชันได้ หากตอบคำถามไม่สามารถระบุเวอร์ชันได้ ให้ระบุว่าคำตอบนั้นไม่น่าเชื่อถือ
- การสุ่มตรวจเป็นประจำ: ใช้กฎเกณฑ์ใหม่ในการถามคำถาม หากยังพบคำตอบจากเอกสารเก่า ให้ถือว่าเป็นเหตุการณ์ผิดปกติ
การปลดระวางและการเผยแพร่มีความสำคัญเท่ากัน
เพิ่มเฉพาะชิ้นส่วนใหม่ ไม่ลบชิ้นส่วนเก่า การค้นหาอาจสุ่มพบเนื้อหาที่หมดอายุ XYN ระบบดิจิทัล-ปัญญาประดิษฐ์ได้ผูกโยงเวอร์ชันของกฎระเบียบกับความรู้ของผู้ช่วย เมื่อถูกยกเลิก คำตอบจะไม่ปรากฏในการตอบคำถาม สัญญาณแห่งความสำเร็จของการบริหารจัดการคือ: ในวันที่มีการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบ ผู้ช่วยจะตอบคำถามด้วยข้อมูลใหม่ ไม่ใช่เพราะโมเดลถูกปรับพารามิเตอร์ให้ใหญ่ขึ้น
ให้เขียนการอัปเดตความรู้ลงในช่องสุดท้ายของกระบวนการกำหนดกฎระเบียบ หากไม่มีช่องนี้ ระบบปัญญาจะใช้ความรู้เดิมอย่างเป็นระบบ
