Lo standard di controllo qualità ha modificato la scorsa settimana la percentuale dei controlli a campione, ma l’assistente oggi riporta ancora i vecchi valori. I dipendenti, ritenendo l’IA più autorevole, hanno seguito le vecchie regole. Questo rappresenta un fallimento della governance: la knowledge base non dispone di versioni né di procedure di dismissione. Quando si modifica un regolamento, le relative porzioni devono essere sostituite o messe offline, e i riferimenti dell’assistente devono riportare la data di entrata in vigore. Il modello non legge automaticamente gli avvisi pubblicati su OA, a meno che non si considerino tali avvisi come flussi di conoscenza controllati.
Aggiornare la conoscenza e aggiornare il sistema sono due fasi dello stesso processo. Trascurando la seconda fase, la digitalizzazione diffonde gli errori ancora più rapidamente.
La conoscenza deve avere una data di entrata in vigore e una di cessazione.
Ogni regolamento, SOP e listino, quando viene inserito nel corpus, deve riportare il numero di versione, la data di entrata in vigore, la data di cessazione e l’autore. Con la pubblicazione della nuova versione, la precedente non deve più essere ricercabile dall’assistente; se necessario, conservare una copia in sola lettura per l’audit. Anche le regole codificate nei prompt devono essere incluse nella scheda di modifica, vietando di nasconderle nei messaggi personali del sistema.
- Quando OA pubblica un regolamento, questo attiva un compito di knowledge management; finché non è completato, non si può affermare che “tutto il personale abbia completato la formazione”.
- Le citazioni nelle risposte alle domande devono poter rimandare alla versione corretta; le risposte che non riescono a farlo vanno etichettate come non affidabili.
- Controlli periodici a campione: si formulano domande secondo le nuove regole; se si continua a recuperare testi obsoleti, va registrato come incidente.
La dismissione e la pubblicazione sono entrambe importanti.
Aggiungere solo nuove porzioni senza eliminare quelle vecchie porta a risultati imprevedibili, con ricerche casuali che recuperano contenuti scaduti. Il sistema di digitalizzazione di XYN collega le versioni dei regolamenti alla conoscenza dell’assistente: una volta dismessa, la relativa informazione non è più visibile nelle risposte. Il segno di una governance riuscita è che, il giorno stesso in cui viene modificato un regolamento, l’assistente risponde già sulla base della nuova versione; non che il modello sia stato aggiornato con parametri più ampi.
Inserire l’aggiornamento della conoscenza nell’ultima fase del processo regolamentare. Senza questa fase, l’intelligenza sistematicamente continuerà a fare affidamento sull’intelligenza obsoleta.
