Standardy kontroli jakości zostały zmienione w ubiegłym tygodniu – proporcja losowych kontrol przeprowadzanych przez asystenta wciąż opiera się na starych danych. Pracownicy uważają, że sztuczna inteligencja jest bardziej autorytetna i działają zgodnie ze starymi zasadami. To jest porażka zarządzania: baza wiedzy nie posiada wersji ani nie została zlikwidowana. Gdy system zostaje zmieniony, odpowiednie fragmenty muszą zostać zastąpione lub wycofane, a odwołania do wiedzy przez asystenta powinny zawierać datę wejścia w życie. Model nie czyta automatycznie komunikatów z OA, chyba że uznasz te komunikaty za kontrolowany przepływ wiedzy.
Aktualizacja wiedzy i aktualizacja systemu to dwa etapy tego samego procesu. Pominięcie drugiego kroku sprawia, że cyfryzacja rozpowszechnia błędy jeszcze szybciej.
Wiedza powinna mieć datę wejścia w życie oraz datę skończenia obowiązywania
Każda zasada, SOP czy cennik, wprowadzany do bazy wiedzy, powinien być opatrzony numerem wersji, datą wejścia w życie, datą skończenia obowiązywania oraz nazwiskiem osoby odpowiedzialnej. Po wydaniu nowej wersji stara wersja nie powinna być dostępna dla asystenta; w razie potrzeby należy zachować tylko odczytywalne archiwa dla celów audytu. Zasady zapisane w słowach podpowiedzi również powinny być wprowadzone do listy zmian; zakazane jest ukrywanie ich w systemowych podpowiedziach poszczególnych użytkowników.
- Publikacja zasad w OA powinna uruchamiać zadanie aktualizacji wiedzy; dopóki zadanie nie zostanie zakończone, nie można twierdzić, że „wszyscy uczestniczyli w szkoleniu”.
- Odwołania w dialogach powinny umożliwiać kliknięcie na konkretną wersję; odpowiedzi, które nie pozwalają na takie kliknięcie, powinny być oznaczane jako niezawodne.
- Regularne losowe kontrole: jeśli po zastosowaniu nowych zasad nadal występują trafienia na stare treści, należy zarejestrować to jako incydent.
Likwidacja i publikacja mają równie duże znaczenie
Dodawanie wyłącznie nowych fragmentów bez usuwania starych może prowadzić do przypadkowego trafiania na przeterminowane treści podczas wyszukiwania. System cyfrowy XYN łączy wersje zasad z wiedzą asystenta; po skończeniu obowiązywania danego zapisu odpowiedzi stają się niedostępne. Oznaką sukcesu w zarządzaniu jest to, że w dniu zmiany zasad asystent udziela odpowiedzi zgodnie z nowymi zasadami, a nie to, że model otrzymał większe parametry.
Należy wpisać aktualizację wiedzy do ostatniej rubryki procesu regulacyjnego. Bez tej rubryki system intelektualny będzie systematycznie korzystał ze starej wiedzy.
