تم تعديل معايير الفحص الأسبوع الماضي، لكن نسبة العينات المختارة ما زالت كما هي، ولا يزال المساعد يعرض الأرقام القديمة اليوم. يظن الموظفون أن الذكاء الاصطناعي أكثر موثوقية، ولذلك قاموا بتطبيق القواعد القديمة. هذا فشل في الحوكمة: فقاعدة المعرفة لا تحمل إصدارات ولا تُسحب من الخدمة. عند تعديل النظام، يجب استبدال الشريحة المعنية أو إزالتها من الخدمة، ويجب أن يحمل اقتباس المساعد تاريخ السريان. لن يقرأ النموذج إعلانات OA تلقائياً، إلا إذا جعلت الإعلانات جزءاً من تدفق المعرفة الخاضع للرقابة.
تحديث المعرفة وتحديث الأنظمة هما خطوتان لعملية واحدة. وإذا أُغفلت الخطوة الثانية، فإن الرقمنة ستؤدي إلى انتشار الأخطاء بشكل أسرع.
يجب أن تكون للمعرفة تواريخ سريان وإلغاء
عند إدراج كل نظام أو SOP أو قائمة الأسعار في المحتوى اللغوي، يجب ذكر رقم الإصدار وتاريخ السريان وتاريخ الإلغاء والمالك. عند إطلاق نسخة جديدة، يجب أن تصبح النسخة القديمة غير قابلة للبحث بالنسبة للمساعد، مع الاحتفاظ بأرشيف للقراءة فقط لأغراض التدقيق عند الحاجة. كما ينبغي إدراج القواعد الثابتة في كلمات التنبيه ضمن وثائق التغيير، ويُمنع إخفاؤها في تنبيهات النظام الخاصة بشخص معين.
- عند نشر نظام عبر OA، يتم تفعيل مهمة المعرفة، ولا يجوز الإعلان عن «الانتهاء من تدريب جميع المستخدمين» قبل إتمام هذه المهمة.
- يجب أن يكون بالإمكان ربط الاقتباسات في أسئلة وأجوبة بإصدارات محددة، أما الأجوبة التي لا يمكن ربطها فتُصنَّف على أنها غير موثوقة.
- الفحص الدوري: عند طرح أسئلة وفق القواعد الجديدة، إذا ظهرت إجابات تستند إلى النصوص القديمة، يُسجل ذلك كحادثة.
سحب المعرفة من الخدمة ونشر النسخة الجديدة لهما نفس القدر من الأهمية
إذا أُضيفت شرائح جديدة فقط دون حذف الشرائح القديمة، فقد يؤدي البحث إلى ظهور محتوى منتهي الصلاحية بشكل عشوائي. يربط نظام XYN الرقمي بين إصدارات الأنظمة ومعرفة المساعد، بحيث تصبح المعرفة غير مرئية في الأسئلة والأجوبة بمجرد سحبها من الخدمة. إن علامة نجاح الحوكمة هي: في يوم تغيير النظام، يجيب المساعد وفق القواعد الجديدة؛ وليس مجرد تغيير معلمات النموذج إلى قيم أكبر.
يجب كتابة تحديث المعرفة في آخر نقطة ضمن عملية النظام. وبدون هذه النقطة، سيستمر النظام في استخدام المعرفة القديمة بشكل منهجي.
