गुणवत्ता निरीक्षण मानक पिछले हफ्ते नमूना लेने के अनुपात में बदल गया है, लेकिन असिस्टेंट आज भी पुराने आंकड़े दे रहा है। कर्मचारी सोचते हैं कि AI अधिक विश्वसनीय है और इसलिए पुराने नियमों के अनुसार काम कर रहे हैं। यह शासन की विफलता है: ज्ञान भंडार में कोई संस्करण नहीं है और न ही निष्क्रियता का प्रावधान है। जब भी नियम बदलता है, तो संबंधित चिप्स को तत्काल बदल दिया जाना चाहिए या ऑफलाइन कर दिया जाना चाहिए, और असिस्टेंट के उद्धरणों में प्रभावी तारीख अवश्य लगाई जानी चाहिए। मॉडल स्वतः OA घोषणाओं को पढ़ने के लिए नहीं है, जब तक कि आप उन घोषणाओं को नियंत्रित ज्ञान प्रवाह के रूप में नहीं लेते।
ज्ञान को अपडेट करना और नियमों को अपडेट करना एक ही प्रक्रिया के दो चरण हैं। यदि दूसरे चरण को छोड़ दिया जाता है, तो डिजिटलीकरण गलतियों को और भी तेजी से फैला देगा।
ज्ञान में प्रभावी और निष्क्रिय होने के दोनों चरण होने चाहिए
हर नियम, SOP और मूल्य सूची को ज्ञान भंडार में शामिल करते समय संस्करण संख्या, प्रभावी तारीख, निष्क्रियता तारीख और मालिक के साथ जोड़ा जाना चाहिए। नए संस्करण के जारी होने पर, पुराने संस्करण को असिस्टेंट के लिए अनुसंधान के लिए अनुपलब्ध बना दिया जाना चाहिए, और आवश्यकता पड़ने पर ऑडिट के लिए केवल पढ़ने की अनुमति वाली फ़ाइलें रखी जानी चाहिए। प्रेरणाओं में जो नियम निश्चित रूप से लिखे गए हैं, उन्हें भी बदलाव के फॉर्म में शामिल किया जाना चाहिए, और किसी व्यक्ति के सिस्टम प्रेरणाओं में छिपाने की अनुमति नहीं है।
- OA द्वारा नियमों की घोषणा करते समय ज्ञान कार्य को ट्रिगर किया जाता है; जब तक यह कार्य पूरा नहीं हो जाता, तब तक “सभी कर्मचारियों ने इसे सीख लिया है” का दावा नहीं किया जा सकता।
- प्रश्न-उत्तर उद्धरणों में जरूरी है कि उन्हें संस्करण तक पहुंचाया जा सके; जो उत्तर इस तरह से नहीं पहुंच पाते हैं, उन्हें अविश्वसनीय चिह्नित किया जाता है।
- नियमित नमूना लेने की प्रक्रिया: नए नियमों के अनुसार प्रश्न पूछे जाते हैं; यदि अभी भी पुराने लेखों को हिट किया जाता है, तो इसे दुर्घटना के रूप में दर्ज किया जाता है।
निष्क्रियता और जारी करना एक ही महत्व के हैं
केवल नए चिप्स जोड़ें, पुराने चिप्स को न हटाएं; ऐसा करने से खोज अनिश्चित रूप से अमान्य हो चुके सामग्रियों को हिट कर सकती है। XYN डिजिटल प्रणाली नियमों के संस्करणों को असिस्टेंट के ज्ञान से जोड़ती है; जब निष्क्रियता लागू होती है, तो प्रश्न-उत्तर अनुसंधान के लिए अनुपलब्ध हो जाते हैं। शासन की सफलता का चिह्न है: नियमों में बदलाव के दिन ही असिस्टेंट नए नियमों का जवाब दे; न कि यह कि मॉडल बड़े पैमाने पर पैरामीटर बदल दे।
ज्ञान अपडेट को नियमों की प्रक्रिया के अंतिम खाने में शामिल करें। इस खाने के अभाव में, बुद्धिमान प्रणाली सिस्टमैटिक रूप से पुरानी बुद्धिमत्ता का इस्तेमाल करती है।
