Standar inspeksi kualitas minggu lalu telah mengubah proporsi sampling, namun hari ini asisten masih melaporkan angka lama. Karyawan mengira AI lebih otoritatif, sehingga mereka bertindak sesuai aturan lama. Ini adalah kegagalan tata kelola: basis pengetahuan tidak memiliki versi maupun masa pensiun. Begitu sistem diubah, bagian yang terkait harus diganti atau dinonaktifkan, dan referensi pada asisten harus mencantumkan tanggal efektif. Model tidak akan secara otomatis membaca pengumuman OA, kecuali jika Anda memperlakukan pengumuman tersebut sebagai aliran pengetahuan yang terkendali.
Pembaruan pengetahuan dan pembaruan sistem merupakan dua langkah dalam satu proses yang sama. Jika langkah kedua terlewat, digitalisasi justru akan menyebarkan kesalahan dengan lebih cepat.
Pengetahuan harus memiliki tanggal mulai berlaku dan tanggal kadaluwarsa
Setiap aturan, SOP, dan daftar harga yang dimasukkan ke dalam korpus harus dilengkapi dengan nomor versi, tanggal mulai berlaku, tanggal kadaluwarsa, serta nama pemiliknya. Saat versi baru dirilis, versi lama tidak boleh lagi dapat dicari oleh asisten; jika diperlukan, simpanlah arsip hanya baca untuk keperluan audit. Aturan yang tertulis secara permanen dalam kata-kata petunjuk juga harus dimasukkan ke dalam formulir perubahan, dan dilarang disembunyikan dalam prompt sistem milik seseorang.
- Ketika sistem diterbitkan melalui OA, tugas pengetahuan akan dipicu; jika belum selesai, jangan sampai mengklaim bahwa “seluruh karyawan telah mempelajarinya”.
- Referensi dalam pertanyaan dan jawaban harus dapat menunjuk ke versi tertentu; jawaban yang tidak dapat ditunjuk harus ditandai sebagai tidak dapat diandalkan.
- Inspeksi berkala: gunakan aturan baru untuk mengajukan pertanyaan; jika masih menemukan teks lama, catat sebagai insiden.
Masa pensiun dan penerbitan memiliki bobot yang sama pentingnya
Hanya tambahkan potongan baru, jangan hapus potongan lama; jika pencarian secara acak menemukan konten yang sudah kadaluwarsa, hal itu akan terjadi. Sistem digitalisasi XYN mengikat versi sistem dengan pengetahuan asisten; ketika suatu versi ditarik, maka konten tersebut tidak lagi dapat dilihat dalam pertanyaan dan jawaban. Tanda keberhasilan tata kelola adalah: pada hari yang sama saat sistem diubah, asisten menjawab dengan aturan baru; bukan karena modelnya mengalami peningkatan parameter yang lebih besar.
Tuliskan pembaruan pengetahuan pada kolom terakhir dalam proses sistem. Tanpa kolom ini, sistem kecerdasan akan secara sistematis menggunakan pengetahuan lama.
