Un mismo tornillo recibe un nombre en compras, otro en el almacén y, en la BOM, un tercer código. Aparentemente todos pueden ingresar al sistema, pero al hacer el cálculo surgen tres tipos de inventario. Un producto con múltiples códigos lleva a la empresa a pensar que falta material y realizar compras repetidas; un código para múltiples productos hace que el envío de materiales equivocados no pueda ser detectado por el sistema. Los problemas de los datos maestros suelen diagnosticarse erróneamente como fallos en los algoritmos de inventario.
La primera fuerza productiva de la cadena de suministro no es tener más almacenes, sino que cada material tenga una única identidad.
Cómo surge la confusión
Codificaciones temporales para compras urgentes, números de material del proveedor utilizados directamente como códigos internos, cambios de especificaciones sin modificar el código, solo la descripción; materiales fuera de producción sin ser congelados. Todos buscan rapidez, y la tabla de códigos termina convirtiéndose en un vertedero.
Reglas mínimas para la gestión
- Los nuevos materiales deben tramitarse mediante solicitud; está prohibido que el área comercial cree códigos de forma privada.
- Un producto, un código; cuando cambian las especificaciones, se debe actualizar la versión o asignar un nuevo código, estableciendo además relaciones de sustitución.
- Los códigos desactivados no permiten nuevas compras, pero los documentos históricos siguen siendo rastreables.
- Descripciones, números de dibujo y especificaciones deben almacenarse de manera jerárquica; no se deben concentrar todos en el campo del nombre.
El sistema digitalizado de XYN integra materiales, BOM, inventario y compras bajo un mismo sistema de codificación. La gestión de los datos maestros no resulta atractiva, pero determina si toda la colaboración posterior será confiable. Primero hay que asignar la identidad correcta, luego hablar de reabastecimiento inteligente.