Ta sama śruba nazywana jest w zakupach jednym nazwiskiem, w magazynie innym, a w BOM – jeszcze innym kodem. Wydaje się, że wszystko trafia do systemu, ale podczas rozliczeń pojawiają się trzy różne rodzaje zapasów. Jedno produkt, wiele kodów sprawia, że przedsiębiorstwo może mylić brak materiałów i dokonywać podwójnych zakupów; jeden kod, wiele produktów powoduje, że błędnie wysłany materiał nie zostanie zatrzymany przez system. Problemy związane z danymi głównymi często są błędnie diagnozowane jako problemy z algorytmami zarządzania zapasami.
Pierwszą siłą produkcyjną łańcucha dostaw nie jest większa liczba magazynów, lecz to, aby każdy materiał miał tylko jedną identyfikację.
Jak powstaje chaos?
Tymczasowe kody przy nagłych zakupach, numery materiałów od dostawców używane bezpośrednio jako wewnętrzne kody, zmiany specyfikacji bez zmiany kodu, tylko zmiana opisu, brak zamrożenia materiałów wycofanych z produkcji. Każdy dąży do szybkości, a tabela kodów przekształca się w śmietnisko.
Najprostsze zasady zarządzania:
- Nowe materiały muszą być wprowadzane na podstawie wniosku; zakaz prywatnego tworzenia kodów przez dział biznesowy.
- Jeden produkt – jeden kod; gdy zmienia się specyfikacja, należy zwiększyć wersję lub nadać nowy kod oraz ustalić relację zastępczą.
- Zakaz ponownego zamówienia dla wycofanych kodów, ale historyczne dokumenty nadal mogą być śledzone.
- Opis, numer rysunku i specyfikacja powinny być przechowywane w hierarchicznej strukturze; nie wolno gromadzić wszystkiego w polu nazwy.
System cyfrowy XYN łączy materiały, BOM, zapasy i zakupy pod wspólną strukturą kodów. Zarządzanie danymi głównymi nie jest atrakcyjne, ale decyduje o wiarygodności całej późniejszej współpracy. Najpierw należy prawidłowo przyznać identyfikację, a dopiero później mówić o inteligentnym uzupełnianiu zapasów.