Одна й та сама гвинтівка у закупівлях має одну назву, на складі — іншу, а в BOM — ще один код. Здавалося б, усі вони потрапляють до системи, але при підрахунках виявляється три різних види запасів. Один продукт — кілька кодів може змусити підприємство вважати, що не вистачає матеріалів, і повторювати закупівлі; один код — кілька продуктів може призвести до того, що система не зможе запобігти відправці неправильних матеріалів. Проблеми з основними даними часто плутають з проблемами алгоритмів обліку запасів.
Першою продуктивною силою ланцюга постачання є не більше складів, а лише один ідентифікатор для одного й того самого матеріалу.
Як виникає хаос?
Тимчасові коди для термінових закупівель, номери матеріалів від постачальників, які використовуються як внутрішні коди, зміни специфікацій без зміни коду, лише зміна опису, а також відсутність заморозки матеріалів, що вже не виготовляються. Усі намагаються працювати швидко, і таблиця кодів перетворюється на смітник.
Найменші правила управління:
- Нові матеріали повинні подаватися за заявкою; заборонено самостійно призначати коди.
- Одна продукція — один код; при зміні специфікації потрібно або підвищити версію, або призначити новий код, а також встановити зв’язок заміщення.
- Використані коди заборонені для подальших закупівель, але історичні документи все ж можна відстежити.
- Опис, номер креслення та специфікація мають зберігатися окремо, не варто змішувати їх у полі назви.
Цифрові системи XYN об’єднують матеріали, BOM, запаси та закупівлі за однією системою кодування. Управління основними даними не виглядає ефектно, але воно визначає, чи будуть надалі всі взаємодії надійними. Спочатку треба правильно визначити ідентифікатор, а потім говорити про інтелектуальне поповнення запасів.