A mesma parafuso é chamado por um nome nas compras, por outro no armazém e recebe ainda um terceiro código na lista de materiais (BOM). Parece que todos podem ser inseridos no sistema, mas, na hora de fazer as contas, acabam se transformando em três tipos de estoque. Um produto com múltiplos códigos leva a empresa a acreditar que está faltando material e a realizar compras repetidas; já um código para múltiplos produtos faz com que erros de envio não sejam detectados pelo sistema. Os problemas de dados mestres costumam ser diagnosticados erroneamente como falhas nos algoritmos de gestão de estoque.
A primeira força produtiva da cadeia de suprimentos não é ter mais armazéns, mas sim que cada material tenha apenas uma identidade.
Como surge a confusão
Códigos temporários para compras emergenciais, números de material do fornecedor usados diretamente como códigos internos, alterações de especificação sem mudar o código, apenas modificando a descrição, e materiais descontinuados sem serem congelados. Todos querem agilidade, e a tabela de códigos acaba virando um lixão.
As regras mínimas para a governança
- Novos materiais devem passar por solicitação; é proibido que a área de negócios crie códigos por conta própria.
- Um produto, um código; quando as especificações mudam, deve-se elevar a versão ou criar um novo código, estabelecendo também relações de substituição.
- Códigos desativados não podem voltar a ser utilizados para novas compras, mas os documentos históricos ainda podem ser rastreados.
- Descrição, número de desenho e especificações devem ser armazenados em camadas; não se deve colocar tudo no campo do nome.
O sistema digitalizado da XYN coloca materiais, BOM, estoque e compras sob o mesmo conjunto de códigos. A governança dos dados mestres não é sexy, mas determina se toda a colaboração posterior será confiável. Primeiro é preciso definir a identidade correta; só então se pode falar em reposição inteligente.