La phrase la plus gênante dans un entrepôt est : « Les marchandises sont là, mais le système ne le voit pas », ou l’inverse. L’équipe d’inventaire travaille tard, la liste des écarts s’allonge, mais la cause est souvent indiquée comme « en attente de vérification ». Derrière cette mention « en attente de vérification », on trouve généralement des situations où la production prévoit d’extraire des matériaux avant d’émettre le bon correspondant, où les achats procèdent au déchargement avant de compléter le document, ou encore où les retours n’ont aucun emplacement attribué. L’inventaire ne fait que mettre en évidence, d’un coup, les lacunes de la discipline quotidienne.
Il convient d’améliorer d’abord les procédures d’entrée et de sortie, puis d’envisager la stratégie d’inventaire. Faute de cela, que ce soit l’inventaire tournant, l’inventaire ponctuel ou l’utilisation de la RFID, tous finiront par reproduire les mêmes erreurs.
D’où proviennent ces écarts ?
Les prélèvements de production sans ordre d’expédition, les réceptions temporaires non comptabilisées, le déballage sans ajustement des quantités d’emballage, ainsi que les transferts entre entrepôts traités comme des gains ou pertes d’inventaire… Toutes ces opérations semblent viser la rapidité sur le terrain, mais elles créent autant de trous noirs dans les registres. Et lorsque ces trous se multiplient, les planificateurs perdent confiance dans les stocks, les achats augmentent les réserves de sécurité, et la trésorerie semble littéralement engloutie.
Le minimum indispensable de la discipline :
- Pas de mouvement sans document : les prélèvements, les réceptions, les retours et les transferts doivent impérativement être précédés d’un bon.
- Régler les écarts sur le moment : les différences ne doivent pas rester dormantes ; si elles persistent, elles finissent par devenir une histoire dont plus personne ne se souvient.
- Les codes causes doivent être obligatoirement renseignés : les expéditions erronées, les dommages et les non‑comptabilisations doivent être distingués ; il ne faut pas les regrouper sous l’appellation « perte d’inventaire ».
- L’inventaire tournant commence par les articles de catégorie A, et c’est le résultat qui sert à évaluer la discipline, et non la vitesse manuelle.
Le système numérique de XYN intègre, dans le contexte d’entreposage, la gestion des entrées‑sorties, la gestion des emplacements et l’analyse des écarts d’inventaire, afin que l’alignement entre les stocks réels et les registres devienne la norme quotidienne, et non une simple opération de fin d’année. L’inventaire est comme un examen médical : il ne suffit pas à changer l’habitude de ne pas se laver les mains chaque jour.