là: “Hàng ở đó, nhưng hệ thống thì không.” Hoặc ngược lại. Đội kiểm kê phải làm thêm giờ, bảng chênh lệch dài dằng dặc, mà nguyên nhân lại ghi là “đang chờ tra cứu”. Đằng sau việc “đang chờ tra cứu” thường là tình trạng sản xuất lấy vật tư trước rồi bổ sung phiếu, mua sắm bốc dỡ hàng trước rồi mới bổ sung phiếu, hoặc hàng trả lại không có vị trí lưu kho. Việc kiểm kê chỉ đơn thuần phơi bày một lần những lỗ hổng trong kỷ luật thường ngày.
Trước hết phải sửa các quy trình nhập – xuất kho, rồi mới bàn đến chiến lược kiểm kê. Nếu không, các hình thức kiểm kê vòng, kiểm kê chọn lọc, hay RFID đều sẽ tái diễn cùng một loạt sai sót.
Chênh lệch bắt nguồn từ đâu?
Việc sản xuất lấy vật tư chưa làm thủ tục xuất kho, hàng nhận tạm giữ chưa được hạch toán, tháo bao bì nhưng không điều chỉnh số lượng đóng gói, chuyển kho lại bị xử lý như lãi – lỗ tồn kho. Những hành động này trên thực tế dường như nhằm tăng tốc, nhưng trên sổ sách lại trở thành những “hố đen”. Khi số lượng hố đen càng nhiều, kế hoạch viên không dám tin vào tồn kho, bộ phận mua sắm bắt đầu nâng mức dự trữ an toàn, và dòng tiền bị cảm giác như bị “nuốt chửng”.
Tập hợp tối thiểu của kỷ luật:
- Không di chuyển nếu không có chứng từ: việc lấy vật tư, nhận hàng, trả hàng, điều chuyển đều phải có phiếu trước.
- Xóa bỏ chênh lệch ngay trong ca làm việc: chênh lệch không được để qua đêm, vì nếu để qua đêm sẽ biến thành câu chuyện mà chẳng ai nhớ nổi.
- Mã nguyên nhân phải điền đầy đủ: phát nhầm, hư hỏng, chưa hạch toán cần được phân loại riêng, không thể gộp chung thành “lỗ tồn kho”.
- Kiểm kê vòng nên bắt đầu từ nhóm vật tư hạng A, dùng kết quả để đánh giá kỷ luật chứ không phải tốc độ tay.
Hệ thống số hóa của XYN trong môi trường kho bãi tích hợp quản lý nhập – xuất, vị trí kho và phân tích chênh lệch kiểm kê, giúp việc cân đối sổ sách với thực tế trở thành thói quen thường nhật, chứ không phải là hoạt động mang tính “cuối năm”. Kiểm kê giống như một cuộc khám sức khỏe. Nhưng khám sức khỏe cũng không thể thay đổi thói quen không rửa tay mỗi ngày.