La frase più imbarazzante in magazzino è: “La merce è lì, ma nel sistema non compare”, oppure viceversa. Il team addetto all’inventario lavora notte dopo notte, la tabella delle differenze è lunghissima, e la motivazione riporta semplicemente: “in attesa di verifica”. Dietro questa dicitura, di solito si nascondono pratiche come la richiesta di materiale da parte della produzione seguita dalla compilazione dell’ordine, oppure l’acquisto effettuato prima della registrazione dell’arrivo, o ancora resi senza assegnazione di un posto di stoccaggio. L’inventario non fa che mettere a nudo, in un’unica occasione, le lacune quotidiane nella disciplina operativa.
Prima correggiamo le procedure di entrata e uscita, poi discutiamo la strategia di inventario. Altrimenti, sia l’inventario rotativo, sia quello a campione, sia l’uso del RFID finiranno per replicare gli stessi errori.
Da dove provengono le differenze?
Richieste di materiale da parte della produzione senza emissione di documenti di uscita, accettazione delle merci senza registrazione immediata, smontaggio di colli senza aggiornamento delle quantità, trasferimenti tra magazzini trattati come avanzi o mancanze di inventario: tutte queste azioni, sul campo, sembrano mirare a velocizzare i processi, ma sui libri contabili diventano veri e propri buchi neri. E quando questi buchi si moltiplicano, i pianificatori perdono fiducia nelle scorte, gli acquirenti aumentano i livelli di sicurezza, e la liquidità viene letteralmente risucchiata dal senso di incertezza.
Il nucleo minimo della disciplina:
- Nessun movimento senza documento: richiesta di materiale, accettazione, resi e trasferimenti devono essere preceduti dall’emissione di appositi documenti.
- Riepilogo delle differenze alla fine del turno: le discrepanze non devono restare aperte oltre la notte, altrimenti finiscono per diventare storie di cui nessuno ricorda più nulla.
- I codici delle cause devono essere obbligatoriamente indicati: spedizioni errate, danneggiamenti, mancate registrazioni devono essere distinti; non possono essere tutti classificati come perdite di inventario.
- L’inventario rotativo va avviato dai materiali di classe A, valutando la disciplina sulla base dei risultati, anziché sulla rapidità delle mani.
Il sistema digitale di XYN, applicato alle scenari di magazzino, integra le operazioni di ricevimento, la gestione dei posti di stoccaggio e l’analisi delle differenze di inventario, rendendo la concordanza tra registri e realtà una pratica quotidiana, piuttosto che un’attività stagionale di fine anno. L’inventario è come una visita medica: non può cambiare l’abitudine di non lavarsi le mani ogni giorno.