De meest gênante uitspraak in het magazijn is: “De goederen zijn daar, maar het systeem heeft ze niet.” Of omgekeerd. Het inventarisatieteam maakt overuren, de lijst met afwijkingen is lang, maar als reden staat ‘nog te onderzoeken’. Achter die vermelding schuilt vaak het feit dat productie eerst materialen ophaalt en daarna de order invult, dat inkoop eerst goederen lost en vervolgens de order invoert, of dat retourgoederen geen specifieke opslaglocatie hebben. Inventarisatie brengt de dagelijkse lacunes in de interne controle slechts één keer duidelijk aan het licht.
Herstel eerst de in- en uitgaande goederenstromen, en ga daarna pas over tot het bespreken van inventarisatiestrategieën. Anders zullen cyclische inventarisatie, steekproefinventarisatie en RFID allemaal dezelfde fouten blijven repliceren.
Waar komen de afwijkingen vandaan?
Productie die goederen ophaalt zonder een uitgaande order te verwerken, ontvangst van goederen die tijdelijk niet op de boekhouding worden geboekt, het openen van verpakkingen zonder de hoeveelheid in de verpakking aan te passen, en het verplaatsen van goederen waarbij de inventaris wordt behandeld als overschot of tekort – al deze handelingen lijken ter plaatse bedoeld om snel te werken, maar op de boekhouding vormen ze zwarte gaten. Zodra er te veel van dergelijke zwarte gaten ontstaan, durft de planner de voorraad niet meer te vertrouwen, begint de inkoop extra veiligheidsvoorraad toe te voegen, en wordt de cashflow als het ware opgeslokt.
De minimale set regels voor naleving
- Geen verplaatsing zonder document: het ophalen van materialen, het ontvangen van goederen, retourzendingen en het overzetten van goederen moeten allemaal eerst via een officiële order gebeuren.
- Dagencontrole van afwijkingen: afwijkingen mogen niet ‘s nachts blijven liggen; anders veranderen ze in een verhaal dat niemand zich meer herinnert.
- Reden-codes moeten altijd worden ingevuld: verkeerd verzonden goederen, beschadigde goederen en goederen die niet op de boekhouding zijn geboekt dienen gescheiden te worden; ze mogen niet allemaal als ‘tekort’ worden aangeduid.
- Cyclische inventarisatie begint met categorie A-materialen, waarbij de naleving van de regels wordt beoordeeld aan de hand van de resultaten, en niet aan de hand van de snelheid waarmee de handelingen worden uitgevoerd.
Het digitale systeem van XYN brengt in magazijnscenario’s de ontvangst- en verzendprocessen, de opslaglocaties en de analyse van inventarisatieafwijkingen samen, zodat overeenstemming tussen boekhouding en werkelijkheid een dagelijkse gewoonte wordt, in plaats van een jaarlijkse actie. Inventarisatie is als een medisch onderzoek. Maar zelfs een medisch onderzoek kan de gewoonte om elke dag je handen niet te wassen niet veranderen.