Veel bedrijven schrijven het falen van digitalisering toe aan de verkeerde keuze van tools. Ze wisselen van leverancier, plaatsen extra schermen en organiseren meer trainingen, maar de werkvloer blijft gewoon volgens oude gewoonten werken. Wat echt moeilijk is, is de organisatie: wie moet de cijfers zien, wat moet er na het bekijken gebeuren, en worden er sancties opgelegd bij fouten? Als de functies niet weten hoe ze data moeten gebruiken, dient zelfs het beste systeem alleen de informatiedienst.
Het opleiden van eerstelijnsmedewerkers die met data kunnen omgaan, betekent niet alleen het geven van data-analyselessen, maar het integreren van data in de dagelijkse werkzaamheden die ze al uitvoeren, zodat het gebruik ervan eenvoudiger wordt dan het niet gebruiken.
Waarom gebruikt de werkvloer geen data?
De rapportagestandaarden stemmen niet overeen met zijn beoordelingssysteem. Na het bekijken kan hij niet meteen de werkbonnen, de productieplanning of de follow-up aanpassen; dan heeft het kijken geen zin. Erger nog: zodra de cijfers kloppen, komen vertragingen en herwerkingsproblemen direct aan het licht. Zonder ondersteuning van hogerop zal de werkvloer ervoor kiezen om de data niet te openen. Hoe intelligenter de tools, hoe resoluter men zich ervan afwendt.
Daarnaast speelt ook de tijd een rol. De teamleider heeft tien minuten ter plaatse, niet in de vergaderruimte. Als een indicator pas na drie menu-niveaus bereikt kan worden, bestaat hij in feite niet. Om met data te kunnen omgaan, moet je allereerst de mogelijkheid hebben om het te openen, het te gebruiken en het weer af te sluiten.
Begin bij de functie, niet bij de cursus.
- Elke sleutelfunctie erkent slechts drie cijfers: wat vandaag afgerond moet worden, welke huidige afwijkingen er zijn en wie verantwoordelijk is voor de afhandeling. Meer cijfers worden genegeerd.
- De resultaten van het gebruik van data worden vastgelegd in de overdracht en de prestatiebeoordeling; mondelinge verslagen zonder data tellen niet meer als voltooid.
- Eerstelijnsmedewerkers mogen de standaarden betwisten; wijzigingen in de standaarden dienen schriftelijk te geschieden, en het excuus “je begrijpt het niet” mag niet worden gebruikt om dit af te wijzen.
- De informatiedienst fungeert als coach, niet als invuller: als twee weken achter elkaar invulling moet worden gedaan, wijst dit op een mislukte functie-ontwerp, niet op personeelstekort.
Het XYN-digitaliseringssysteem is geschikt om indicatoren en taken op één configureerbare functiescherm te plaatsen. Pas wanneer de organisatie met data kan omgaan, zijn de tools het waard om verder uit te breiden. Eerst de functies aanpassen, daarna pas over een nieuw platform praten.
