การตรวจสอบยอดเงินประจำเดือน ฝ่ายจัดซื้อ คลังสินค้า และฝ่ายการเงินต่างก็มีแบบฟอร์มของตนเอง คำสั่งซื้อมีส่วนลด การรับสินค้าเข้าคลังมีการแบ่งเป็นชุด ใบแจ้งหนี้มีการรวม ถ้าสามเอกสารไม่ตรงกัน ก็ต้องเรียกประชุมเพื่อโต้เถียง ผู้จำหน่ายได้เร่งเก็บเงินตามใบแจ้งหนี้แล้ว แต่ภายในองค์กรยังคงหาว่าใครเป็นคนรับน้อยไปหนึ่งกล่อง การตรวจสอบยอดเงินที่ยากลำบากไม่ใช่ปัญหาด้านทัศนคติ แต่เป็นเพราะสามเอกสารไม่มีกฎเกณฑ์การจับคู่ที่บังคับใช้ เมื่อไม่มีกฎเกณฑ์การจับคู่ พอร์ทัลความร่วมมือก็เป็นเพียงการย้ายการโต้เถียงมาไว้บนออนไลน์เท่านั้น
จุดเริ่มต้นของการประสานงานทางการเงินคือ คำสั่งซื้อ การรับสินค้าเข้าคลัง และใบแจ้งหนี้ ต้องสามารถเชื่อมโยงกับเหตุการณ์การจัดซื้อเดียวกันได้ หากไม่ตรงกัน ระบบอัตโนมัติก็จะขยายความผิดพลาดในการชำระเงินให้ใหญ่ขึ้น
ทำไมถึงมักไม่ตรงกันอยู่เสมอ
ราคาถูกแก้ไขด้วยวาจาตอนขอใบเสนอราคา แต่ยังไม่ได้ปรับในคำสั่งซื้อ การรับสินค้าเข้าคลังทำตามใบส่งของ โดยไม่ได้ดูยอดคงเหลือในคำสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้สรุปเป็นรายเดือน รายการในแต่ละบรรทัดสูญหายไปตามชุดสินค้า ความแตกต่างถูกกลบด้วย “การชำระเงินก่อนเพื่อรักษาความสัมพันธ์” ทำให้ความแตกต่างในเดือนถัดไปยิ่งมากขึ้น ในระบบเอกสารทั้งสามฉบับยังคงมีอยู่ เพียงแต่คีย์หลักไม่ตรงกันเท่านั้น
การรับสินค้าโดยไม่มีคำสั่งซื้อและการชำระเงินโดยไม่มีการรับสินค้าเข้าคลัง คือศัตรูตัวฉกาจของการจับคู่ เปิดช่องโหว่เพียงครั้งเดียว อัตราการจับคู่ก็จะพังทลาย
ต้องทำให้สามารถจับคู่ได้เสียก่อน
- การรับสินค้าต้องอ้างอิงรายการในคำสั่งซื้อ ห้ามรับเกินหรือจ่ายเกิน กรณีพิเศษต้องยื่นคำขอแยกต่างหาก
- ใบแจ้งหนี้ต้องอ้างอิงการรับสินค้าเข้าคลังหรือคำสั่งซื้อ การออกใบแจ้งหนี้แบบรวมก็ต้องสามารถแยกแต่ละรายการกลับคืนได้
- ความแตกต่าง (ปริมาณ ราคา และภาษี) ต้องระบุเป็นสีแดงภายในวันเดียวกัน หากเกินกำหนดและยังไม่ได้ปิด ห้ามออกคำสั่งซื้อใหม่ให้ผู้จำหน่ายรายนั้นอีก
- อัตราการจับคู่ควรกลายเป็นตัวชี้วัดร่วมของฝ่ายจัดซื้อและคลังสินค้า ห้ามประเมินเฉพาะอัตราการชำระเงินให้ทันเวลาเท่านั้น
ระบบดิจิทัลของ XYN สามารถกำหนดให้คำสั่งซื้อ การรับสินค้าเข้าคลัง และใบแจ้งหนี้ สามารถจับคู่ได้ตามการกำหนดค่า ปัญหาการตรวจสอบยอดเงินยากลำบาก ต้องเริ่มจากให้เอกสารทั้งสามฉบับยอมรับเรื่องเดียวกันก่อน เมื่อยอมรับแล้ว ความร่วมมือทางการเงินจึงจะมีจุดเริ่มต้น หากไม่ยอมรับ พอร์ทัลก็เป็นเพียงสมรภูมิใหม่เท่านั้น
