हर महीने अकाउंटिंग के लिए, खरीद, गोदाम और वित्तीय विभाग हर एक अपना-अपना चार्ट रखता है। ऑर्डर में छूट होती है, इनबॉक्सिंग में बैच वार विभाजन होता है, इनवॉइस में एकीकरण होता है; जब तीनों तरफ से मिलान नहीं होता, तो झगड़े की बैठक बुलाई जाती है। आपूर्तिकर्ता इनवॉइस के आधार पर भुगतान के लिए दबाव बना रहा है, जबकि अंदरूनी स्तर पर अभी भी यह पता लगाया जा रहा है कि किसने एक बॉक्स कम लिया था। अकाउंटिंग में कठिनाई संबंधित नहीं है रवैये के साथ, बल्कि तीनों दस्तावेजों का अनिवार्य मिलान नहीं होने के कारण है। अगर मिलान के नियम नहीं हैं, तो समन्वय पोर्टल केवल झगड़े को ऑनलाइन ले जाता है।
वित्तीय समन्वय की शुरुआत तब होती है जब ऑर्डर, इनबॉक्सिंग और इनवॉइस एक ही खरीद घटना के लिए एक दूसरे से मिलान कर सकते हैं। अगर मिलान नहीं होता, तो स्वचालित प्रणाली गलत भुगतान को बढ़ा देगी।
आखिर क्यों हमेशा मिलान नहीं होता?
कीमतों में जब उद्धरण के दौरान मौखिक रूप से बदलाव होता है, तो ऑर्डर में वह बदलाव नहीं होता। इनबॉक्सिंग में डिलीवरी वाले दस्तावेज के अनुसार सामान लिया जाता है, ऑर्डर में शेष राशि का ध्यान नहीं दिया जाता। इनवॉइस में महीने के अंत में एकत्र किया जाता है, जिसमें लाइन आइटम के बैच गायब हो जाते हैं। अंतर "पहले भुगतान करके संबंध बनाने" के चलते खत्म हो जाता है, जिससे अगले महीने अंतर और बढ़ जाता है। सिस्टम में तीनों दस्तावेज उपलब्ध हैं, लेकिन उनके मुख्य कुंजी एक दूसरे से मिलान नहीं कर पाते।
बिना ऑर्डर के सामान की डिलीवरी और बिना इनबॉक्सिंग के भुगतान, मिलान के लिए खतरनाक हैं। एक बार छूट देने से मिलान दर गिर जाती है।
पहले मिलान योग्य बनाएं।
- सामान की डिलीवरी के लिए ऑर्डर लाइन का उल्लेख अनिवार्य है; अधिक डिलीवरी या अधिक कीमत को रोका जाता है, और अपवाद के लिए अलग से आवेदन करना पड़ता है।
- इनवॉइस में इनबॉक्सिंग या ऑर्डर का उल्लेख अनिवार्य है; एकीकृत इनवॉइस को भी लाइन आइटम में विभाजित करने की सुविधा होनी चाहिए।
- अंतर (मात्रा, कीमत, कर) को उसी दिन लाल रंग में चिह्नित कर देना चाहिए; अगर समय सीमा समाप्त हो जाती है और अंतर बंद नहीं होता, तो उस आपूर्तिकर्ता को फिर से नया ऑर्डर नहीं दिया जाना चाहिए।
- मिलान दर खरीद और गोदाम के संयुक्त सूचकांक में शामिल होनी चाहिए; केवल भुगतान की समयबद्धता का मूल्यांकन करना निषिद्ध है।
XYN का डिजिटल सिस्टम खरीद ऑर्डर, इनबॉक्सिंग और इनवॉइस को कॉन्फ़िगर करने योग्य मिलान में बदल सकता है। अकाउंटिंग में कठिनाई के लिए, पहले तीनों दस्तावेजों को एक ही बात को स्वीकार करने के लिए मजबूर करें। अगर वे इसे स्वीकार करते हैं, तो वित्तीय समन्वय का शुरुआती बिंदु बन जाता है; अगर नहीं, तो पोर्टल केवल एक नया युद्ध क्षेत्र है।
