Щомісячне звірювання рахунків: відділи закупівель, складу та фінансів мають кожен свою таблицю. У замовленнях є знижки, приймання на склад — по партіях, накладні об’єднуються; якщо три сторони не збігаються, починаються суперечки. Постачальники вже наполягають на оплаті за накладними, а всередині все ще шукають, хто недоотримав одну коробку. Складність звірки — це не питання ставлення, а відсутність жорсткої прив’язки трьох документів. Без правил супроводження співпраця через портал лише переносить суперечки в онлайн.
Початок фінансової співпраці — коли замовлення, приймання на склад і накладна збігаються з одним і тим самим подією закупівлі. Якщо не збігаються, автоматизація лише підсилює помилки при оплаті.
Чому завжди не збігаються?
Ціну міняють усно під час запиту цін, але не змінюють у замовленні. Приймання на склад здійснюється за товарно-транспортною накладною, без перевірки залишків у замовленні. Накладні підсумовуються щомісяця, а рядки втрачають інформацію про партії. Розбіжності гасяться принципом «спочатку оплатити, а потім вирішувати стосунки», тож наступного місяця розбіжності лише зростають. У системі всі три документи існують, але їхні ключі не збігаються.
Відсутність замовлення при прийманні та відсутність оплати при прийманні — справжні вороги збігу. Дозволивши одне виключення, відсоток збігу різко падає.
Спочатку треба досягти можливості збігу.
- Приймання повинно посилатися на рядки замовлення; надприймання та надціни блокуються, а виняткові випадки потребують окремого дозволу.
- Накладна повинна посилатися на приймання чи замовлення; навіть при об’єднанні накладних має бути можливість розбити їх на окремі рядки.
- Розбіжності (за кількістю, ціною, податками) одразу позначаються червоним, а неврегульовані протягом строку не допускають оформлення нових замовлень для цього поставника.
- Рівень збігу входить до загальних показників закупівель і складу; заборонено оцінювати лише своєчасність оплати.
Цифрові системи XYN можуть зробити замовлення, приймання та накладні конфігурувано зручними для збігу. Щоб зменшити труднощі звірки, спочатку треба добитися того, щоб три документи погодились щодо одного. Якщо погодяться, фінансова співпраця отримає початок; якщо ні — портал стане лише новим полем бою.
