Chaque mois, les services achats, entrepôt et finance tiennent chacun leur propre tableau pour le rapprochement. Le bon de commande comporte des remises, l’entrée en stock est effectuée par lots, et la facture fait l’objet d’un regroupement ; lorsque les trois documents ne s’accordent pas, cela débouche sur des discussions interminables. Le fournisseur réclame déjà le paiement sur la base de la facture, tandis que l’interne cherche encore qui a omis de comptabiliser une caisse. La difficulté du rapprochement n’est pas une question d’attitude, mais bien l’absence d’une correspondance obligatoire entre les trois documents. Sans règles de rapprochement, le portail collaboratif ne fait que transférer ces disputes en ligne.
Le point de départ de la collaboration financière, c’est que le bon de commande, l’entrée en stock et la facture puissent être rattachés au même événement d’achat. En l’absence de cette correspondance, l’automatisation ne fera que renforcer les erreurs de paiement.
Pourquoi ces documents ne s’accordent-ils jamais ?
Les prix sont modifiés oralement lors des demandes de devis, sans que le bon de commande ne soit mis à jour. L’entrée en stock est enregistrée sur la base du bon de livraison, sans tenir compte des quantités restantes indiquées dans le bon de commande. Quant à la facture, elle est établie mensuellement, avec des lignes dont les lots ont disparu. Ces écarts sont masqués par la règle « payer d’abord pour préserver la relation », ce qui amplifie encore davantage les différences au mois suivant. Dans le système, les trois documents existent bel et bien, mais leurs clés primaires ne correspondent pas.
La réception sans bon de commande et le paiement sans entrée en stock constituent les principaux ennemis de la correspondance. Une seule faille ouverte suffit à faire chuter le taux de conciliation.
Il faut d’abord rendre les documents compatibles.
- La réception doit impérativement faire référence aux lignes du bon de commande ; toute sur‑réception ou sur‑prix doit être bloquée, et les exceptions doivent faire l’objet d’une demande spécifique.
- La facture doit nécessairement faire référence à l’entrée en stock ou au bon de commande ; même lorsqu’il s’agit d’une facturation groupée, il faut pouvoir reconstituer chaque ligne.
- Les écarts — en quantité, en prix, en taxes — doivent être signalés en rouge le jour même ; si un écart n’est pas réglé dans les délais impartis, il sera impossible de passer une nouvelle commande auprès de ce fournisseur.
- Le taux de conciliation devient un indicateur commun aux services achats et entrepôt ; il est interdit de n’évaluer que le respect des délais de paiement.
Le système numérique de XYN permet de configurer la correspondance entre le bon de commande, l’entrée en stock et la facture. Face aux difficultés de rapprochement, commençons par amener les trois documents à reconnaître un point commun. Une fois cette reconnaissance acquise, la collaboration financière aura enfin un point de départ ; faute de cela, le portail ne sera qu’un nouveau champ de bataille.
