Bei der monatlichen Abstimmung verfügen Einkauf, Lager und Finanzen jeweils über ein eigenes Formular. Die Bestellung enthält Rabatte, der Wareneingang erfolgt in Chargen, die Rechnung wird zusammengefasst – stimmen diese drei Seiten nicht überein, beginnt eine lange Diskussion. Der Lieferant fordert bereits aufgrund der Rechnung Zahlungen ein, während intern noch geklärt wird, wer genau eine Kiste zu wenig erhalten hat. Das Problem bei der Abstimmung liegt nicht in der Einstellung, sondern darin, dass die drei Dokumente nicht zwingend miteinander abgeglichen werden müssen. Ohne klare Abgleichregeln bleibt das Koordinationsportal lediglich eine Online-Plattform für weitere Streitigkeiten.
Der Ausgangspunkt für die Finanzkoordination ist, dass Bestellung, Wareneingang und Rechnung sich auf dieselbe Einkaufsaktion beziehen. Stimmen sie nicht überein, verstärkt die Automatisierung Fehler bei Zahlungen.
Warum stimmen sie stets nicht überein?
Der Preis wird beim Angebotsvergleich mündlich geändert, die Bestellung bleibt unberücksichtigt. Beim Wareneingang wird nach Lieferschein entgegengenommen, ohne Rücksicht auf den Rest der Bestellung. Die Rechnung wird monatlich zusammengefasst, wobei Zeilen mit fehlenden Chargen verschwinden. Diese Unterschiede werden durch „Zahlung zur Wahrung der Beziehung“ ausgeblendet, sodass die Differenzen im nächsten Monat noch größer werden. Im System existieren alle drei Dokumente, doch ihre Primärschlüssel passen nicht zueinander.
Wareneingänge ohne entsprechende Bestellung sowie Zahlungen ohne vorherigen Wareneingang sind die größten Feinde eines ordnungsgemäßen Abgleichs. Sobald einmal eine Ausnahme gemacht wird, bricht die Abgleichquote zusammen.
Zunächst muss eine Abgleichbarkeit erreicht werden.
- Beim Wareneingang muss unbedingt die entsprechende Bestellzeile herangezogen werden; Übermengen und -preise sind zu blockieren, Ausnahmen bedürfen einer gesonderten Genehmigung.
- Die Rechnung muss unbedingt auf den Wareneingang oder die Bestellung verweisen; selbst bei konsolidierten Rechnungen müssen die einzelnen Positionen wieder aufgeteilt werden können.
- Unterschiede – sowohl in Menge, Preis als auch Steuern – sind am selben Tag rot markiert; bleiben sie überfällig offen, darf diesem Lieferanten kein neuer Auftrag erteilt werden.
- Die Abgleichquote wird zu einem gemeinsamen Kennwert für Einkauf und Lagerung erhoben; es ist untersagt, ausschließlich die Pünktlichkeit der Zahlungen zu bewerten.
Das digitale System von XYN ermöglicht es, Einkaufsbestellungen, Wareneingänge und Rechnungen so zu konfigurieren, dass sie abgeglichen werden können. Bei Abstimmungsproblemen gilt zunächst: Alle drei Dokumente müssen sich auf eine gemeinsame Tatsache einigen. Nur wenn dies gelingt, hat die Finanzkoordination einen festen Ausgangspunkt; andernfalls bleibt das Portal lediglich ein neues Schlachtfeld.
