Setiap bulan, pihak pembelian, gudang dan kewangan masing-masing memegang satu jadual untuk penyelarasan. Pesanan ada diskaun, kemasukan stok dibahagikan mengikut kelompok, manakala invois digabungkan; apabila ketiga-tiganya tidak sepadan, akan berlaku perdebatan panjang. Pihak pembekal sudah pun menuntut bayaran berdasarkan invois, namun pihak dalaman masih mencari siapa yang terlepas satu kotak. Kesukaran dalam penyelarasan bukanlah masalah sikap, tetapi disebabkan tiadanya penyelarasan wajib antara tiga dokumen tersebut. Tanpa peraturan penyelarasan, portal kerjasama hanyalah memindahkan perdebatan ke atas talian.
Titik permulaan kerjasama kewangan ialah apabila pesanan, kemasukan stok dan invois dapat diselaraskan kepada satu insiden pembelian yang sama. Jika tidak sepadan, sistem automatik akan memperbesarkan kesilapan pembayaran.
Mengapakah sentiasa tidak sepadan?
Harga diubah secara lisan semasa membuat sebut harga, tetapi tidak diubah dalam pesanan. Kemasukan stok diterima mengikut surat penghantaran tanpa merujuk baki pesanan. Invois dijumput mengikut bulanan, dengan baris item hilang kelompoknya. Perbezaan ini dihapuskan oleh “mempertahankan hubungan melalui pembayaran dahulu”, menyebabkan perbezaan bulan berikutnya menjadi lebih besar. Dalam sistem, ketiga-tiga dokumen itu wujud, cuma nombor utama mereka tidak sepadan.
Tiada penerimaan barang tanpa pesanan, tiada pembayaran selepas kemasukan stok—ini adalah musuh utama penyelarasan. Sekali saja celah dibuka, kadar penyelarasan akan runtuh.
Lakukan dahulu supaya boleh diselaraskan.
- Penerimaan barang mestilah merujuk kepada baris pesanan; jika melebihi atau melebih harga, ia hendaklah dihalang, dengan permohonan khas bagi kes-kes tertentu.
- Invois mestilah merujuk kepada kemasukan stok atau pesanan; bahkan apabila invois digabungkan, baris-itemnya juga harus boleh dipisahkan semula.
- Perbezaan (kuantiti, harga, cukai) hendaklah ditandakan merah pada hari yang sama; jika tidak diselesaikan mengikut tempoh, tidak dibenarkan membuat pesanan baru dengan pembekal tersebut.
- Kadar penyelarasan dimasukkan sebagai penunjuk bersama bagi bahagian pembelian dan pergudangan, serta melarang penilaian hanya berdasarkan ketepatan masa pembayaran.
Sistem digital XYN mampu menjadikan pesanan pembelian, kemasukan stok dan invois sebagai dokumen yang boleh diselaraskan mengikut konfigurasi. Untuk mengatasi kesukaran penyelarasan, pertama sekali pastikan ketiga-tiga dokumen itu bersetuju tentang satu perkara. Apabila bersetuju, barulah kerjasama kewangan mempunyai titik permulaan; jika tidak bersetuju, portal hanyalah medan peperangan baharu.
