Cada mes, compras, almacén y finanzas manejan cada uno su propia hoja de cálculo. El pedido incluye descuentos, la entrada de almacén se realiza por lotes y la factura se emite de forma consolidada; cuando los tres documentos no coinciden, surgen discusiones interminables. Los proveedores ya están exigiendo el pago según las facturas, mientras que internamente aún se busca quién dejó de cobrar una caja. La dificultad en la conciliación no es un problema de actitud, sino que se debe a la falta de una conciliación obligatoria entre los tres documentos. Sin reglas de conciliación, el portal de colaboración no hace más que trasladar las disputas al entorno digital.
El punto de partida para la colaboración financiera es que el pedido, la entrada de almacén y la factura puedan corresponder al mismo evento de compra. Si no coinciden, la automatización terminará por amplificar los errores en los pagos.
¿Por qué siempre falla la conciliación?
El precio se modifica verbalmente durante la consulta de precios, pero no se actualiza en el pedido. La entrada de almacén se registra según el albarán de entrega, sin considerar el saldo del pedido. Las facturas se consolidan mensualmente, y en los renglones se pierden los datos del lote. Estas discrepancias son “solventadas” mediante el principio de “pagar primero para mantener la relación”, lo que hace que las diferencias del mes siguiente sean aún mayores. En el sistema existen los tres documentos, pero sus claves primarias no coinciden.
No recibir mercancías sin pedido ni efectuar pagos sin entrada de almacén son enemigos mortales de la conciliación. Cada vez que se abre una excepción, la tasa de conciliación se desploma.
Primero hay que lograr que los tres documentos sean conciliables.
- Al recibir mercancías, es indispensable referenciar el renglón correspondiente del pedido; cualquier exceso en cantidad o precio debe ser interceptado, y las excepciones deben solicitarse por separado.
- Las facturas deben referenciar tanto la entrada de almacén como el pedido; incluso cuando se emiten facturas consolidadas, deben poder desglosarse nuevamente en sus renglones originales.
- Las discrepancias (en cantidad, precio e impuestos) deben señalarse en rojo el mismo día; si no se resuelven dentro del plazo establecido, no se podrán realizar nuevos pedidos a ese proveedor.
- La tasa de conciliación debe convertirse en un indicador conjunto para compras y almacén; está prohibido evaluar únicamente la puntualidad en los pagos.
El sistema de digitalización de XYN permite configurar la conciliación entre el pedido de compra, la entrada de almacén y la factura. Para resolver la dificultad en la conciliación, primero hay que lograr que los tres documentos reconozcan algo común. Solo cuando esto ocurre, la colaboración financiera tiene un punto de partida; de lo contrario, el portal no será más que un nuevo campo de batalla.
