Ogni mese, acquisti, magazzino e finanza tengono ciascuno un proprio prospetto. Gli ordini prevedono sconti, le entrate in magazzino sono suddivise in lotti, le fatture vengono consolidate; quando i tre documenti non coincidono, scoppia una disputa. Il fornitore già sollecita il pagamento sulla base della fattura, mentre internamente si cerca ancora chi abbia tralasciato una cassa. La difficoltà di riconciliazione non è questione di atteggiamento, ma dipende dall’assenza di una corrispondenza obbligatoria tra i tre documenti. Senza regole di corrispondenza, il portale di collaborazione non fa che spostare le controversie online.
Il punto di partenza della collaborazione finanziaria è che ordine, entrata in magazzino e fattura possano essere ricondotti allo stesso evento di acquisto. Se non vi è corrispondenza, l’automazione rischia di amplificare gli errori di pagamento.
Perché non riescono mai a coincidere?
Il prezzo viene modificato oralmente al momento della richiesta di offerta, ma non viene aggiornato nell’ordine. Le merci vengono registrate in magazzino secondo la bolla di consegna, senza considerare quanto rimane nell’ordine. Le fatture vengono riassunte mensilmente, con perdita dei dettagli relativi ai lotti. Le differenze vengono cancellate dalla logica del “pagare prima per preservare i rapporti”, ma il mese successivo la discrepanza risulta ancora più evidente. Nel sistema esistono tutti e tre i documenti, ma i loro codici primari non corrispondono.
Ricevere merci senza ordine e pagare senza entrata in magazzino sono nemici giurati della corrispondenza. Basta aprire una sola eccezione e il tasso di corrispondenza crolla.
Innanzitutto bisogna rendere i documenti compatibili.
- La ricevuta delle merci deve fare riferimento alle righe dell’ordine; eventuali eccedenze o prezzi superiori devono essere bloccati, e le eccezioni vanno richieste separatamente.
- Le fatture devono fare riferimento all’entrata in magazzino o all’ordine; anche le fatture emesse in forma consolidata devono poter essere scomposte nelle singole voci.
- Le differenze (quantità, prezzi, imposte) vanno evidenziate in rosso nello stesso giorno; se non vengono risolte entro il termine stabilito, non si possono più emettere nuovi ordini verso quel fornitore.
- Il tasso di corrispondenza diventa un indicatore comune per acquisti e magazzino; è vietato valutare esclusivamente la puntualità dei pagamenti.
Il sistema digitale di XYN consente di configurare la corrispondenza tra ordini di acquisto, entrate in magazzino e fatture. Per affrontare la difficoltà di riconciliazione, occorre innanzitutto far sì che i tre documenti riconoscano un’unica realtà. Solo così la collaborazione finanziaria avrà un punto di partenza; altrimenti, il portale non sarà che un nuovo campo di battaglia.
